Всего за 364.9 руб. Купить полную версию
Коммуникабельность умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;
Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;
Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;
Умение объективно оценивать себя и окружающих;
Соответствующий деловой внешний вид;
Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;
Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.
Контрольные вопросы1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?
2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.
3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.
4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.
5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?
6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.
7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.
8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.
Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.
Для каждой из названных категорий характерны:
Свои функции;
Вытекающие из них должностные обязанности.
Несмотря на относительно одинаковые требования к квалификации секретарей и к тому, что должны знать все эти категории (за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относящегося к категории руководителей), их функции и должностные обязанности более дифферинцированны, поэтому будем рассматривать их по каждой категории отдельно.
Секретарь-машинистка выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Секретарь-стенографистка выполняет те же технические функции, что и секретарь-машинистка, а также стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. Основное отличие от секретаря-машинистки заключается в способе закрепления текста на бумаге: секретарь-машинистка печатает его, а секретарь-стенографистка еще и стенографирует, выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятия решений [1].
Секретарь незрячего специалиста читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию. Печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает на пишущей машинке диктуемый незрячим работником текст. Под его руководством чертит схемы, таблицы, изготавливает макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке. Делает обзор периодических изданий. Просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием.
Выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста:
заполняет по его указанию служебную и иную документацию;
в процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения;
информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями;
сопровождает в служебных командировках;
выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию незрячего специалиста [1].
Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
Таким образом, круг должностных обязанностей секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, ограниченных техническими функциями, почти одинаков, за небольшим исключением.
Должностные обязанности секретаря незрячего специалиста являются сложными и специфическими, обусловлены необходимостью знать формы и методы обслуживания и обеспечения деятельности незрячего специалиста и требуют от секретаря дополнительных знаний, умений и опыта. Эта профессия считается достаточно редкой.
К секретарю руководителя, согласно квалификационной характеристике, предъявляются достаточно высокие требования к знаниям и умениям, что определяет широкий круг его должностных обязанностей, включающих многие виды самостоятельной, творческой, аналитической работы: составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов и т. д.