Всего за 364.9 руб. Купить полную версию
Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.
Ко 2-ой группе секретарей относятся:
Секретарь на телефоне;
Технический секретарь;
Секретарь приемной;
Секретарь офиса;
Секретарь-референт;
Офис-менеджер;
Секретарь коллегии.
Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:
Принимает заказы и сообщения;
Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.
Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.
Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:
Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:
Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;
Осуществляет прием посетителей;
Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.
Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:
Принимает и анализирует корреспонденцию;
Готовит проекты документов и организует работу с ними;
Выполняет поручения руководителя и его заместителей;
Координирует работу офиса.
Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.
Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.
Секретарь-референт высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:
Знание иностранного языка (одного и более);
Ведение деловой переписки на иностранном языке;
Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;
Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.
В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:
Быстро печатать;
Правильно составлять и оформлять документы;
Редактировать проекты;
Рационально организовывать прием посетителей;
Осуществлять телефонное обслуживание;
Готовить и документировать совещания;
Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.
Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.
В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:
Ассистент; секретарь-ассистент;
Представитель дирекции;
Помощник по общим вопросам.
Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:
Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;
Быстро меняющейся ситуацией;
Многообразием общения (контактов);
Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.
Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:
Деловые качества;
Личные качества.
К числу 1-х относятся:
Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;
Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;
Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;
Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;
Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;
Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.
К числу 2-х (личных) качеств относятся:
Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;
Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;
Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;