Сегодня большое количество компаний предоставляет системы электронного документооборота. Стоят они недёшево и предполагают дополнительные затраты на установку, обслуживание и обучение персонала, который будет с ними работать. А что в итоге? Вы получаете негатив со стороны сотрудников, потому что всё новое требует от них дополнительных усилий. Надо задействовать множество людей из всех департаментов, чтобы специально настроить программу под вашу систему согласования: ввести структуру управления, должности, имена, отладить процессы внутреннего взаимодействия, решить вопросы взаимозаменяемости на время отпусков. Но всё это не так страшно, ведь главная задача упростить работу с бумагами благодаря новому инструменту. Но становится ли проще?
Количество действий, связанных с документами, возрастает вдвое. Раньше вы могли всё согласовать по электронной почте, телефону или на встрече. Теперь до согласования вы идёте длинной дорогой. Сначала сохраняете документ из электронной почты в специальную программу электронного документооборота. Затем в той же программе запускаете документ по ранее утверждённому руководством маршруту, где для каждого участника процесса установлено разрешённое время согласования. Обычно это три рабочих дня. Раньше вы могли ускорить подписание документа, минуя несколько звеньев, теперь нет. Правильно ли поступать подобным образом вопрос другой. Вы решаете поставленную руководством задачу и делаете для этого всё возможное. Раньше вы могли договориться о спорных моментах лицом к лицу в течение часа, а теперь переписка в программе занимает минимум неделю. Находясь по разную сторону цифровой сети, не видя глаз, не слыша голос, вы и ваши сотрудники теряют возможность услышать и понять друг друга. Важнее становится не общее дело, а собственная точка зрения. И в итоге, даже имея систему электронного документооборота, вы всё равно вынуждены распечатывать «бумаги» и подписывать их «в живую», а после сканировать и сохранять.
Да, внедрив подобную систему, вы получили единую базу хранения документов и комментариев по ним. Возможно, для юридических компаний такой подход оправдан, но для большинства других не уверен. Как часто вы обращались за информацией по процессу согласования договора, заключенного с подрядчиком, скажем, год, два или три назад? К самому договору возможно, но не к комментариям по нему. Вы потратили много времени, сил и денег на дополнительную базу хранения данных. А какой был в этом смысл, если бумажные версии всё равно остались? Вы могли и сами легко сделать на своих серверах единую базу хранения отсканированных и подписанных документов, без внедрения никому не знакомой в компании системы. И для этого потребовалось бы лишь озадачить дополнительной работой IT-департамент.
Хотел бы заметить, что речь не о том, что технологии это плохо. Наоборот, они крайне важны в современном мире и полезны в бизнесе. Вопрос лишь в том, насколько вы умеете ими пользоваться. Ещё до начала их внедрения нужно ясно осознавать практическую ценность от новых технологий именно для себя и именно на данном этапе развития компании. И, конечно, важно понимать, что делать в случае их сбоя. Я часто наблюдал, как десятки или даже тысячи клиентов становились заложниками неполадок в системе. Чтобы минимизировать потери, обязательно продумайте, что должно быть у ваших сотрудников и что конкретно они обязаны делать, когда пропадёт интернет или связь с центральным офисом. Разработайте план действий и протестируйте его. Проводите подобные тренировки один или два раза в год. Вносите изменения, если обнаружите недоработки. Возможно, некоторое время получится работать на жёстких дисках компьютеров, а после восстановления связи автоматически синхронизировать информацию с сервером. Не важно, что вы придумаете. Важно, что вы об этом думаете уже сейчас.
Да, количество вашей работы резко возрастёт. Вам придётся действовать на опережение. Но ведь только так и рождаются поистине потрясающие и полезные вещи, когда приходится концентрироваться на каждой детали, и не только в процессе создания, но и после, в процессе обслуживания. Когда нужно вникать в каждый процесс, даже самый маленький, который вначале кажется совсем незначительным, неинтересным или очень трудным. Такой подход вынуждает уделять продукту во много раз больше внимания, чем сейчас, фокусироваться на нём.
Фокус, детали и общее
На своём профессиональном пути я встречал много людей, которые часто говорили: «Дьявол в деталях», подразумевая важность внимания к мелочам, и они абсолютно правы. Именно идеалисты создают великолепные и бесценные продукты. Однако в реальной жизни всё выглядит несколько иначе.
Во-первых, за рубежом я чаще встречал фразу: «Бог в деталях». Лично мне это выражение нравится больше странно говорить о позитивных вещах, используя отрицательные образы. Во-вторых, даже несмотря на попытки внимательно относиться к деталям, людям не всегда удавалось в полной мере следовать этому на практике продукты и предложения изобиловали ошибками и нелогичными решениями. Часто был детально реализован только один из аспектов продукта тот, над которым нравилось работать больше всего, например дизайн плаката или интерьера, слоган или текст рекламного сообщения. Но остальные важные направления, такие как: характеристики самого продукта и его составных частей, вопросы его масштабирования и процесса производства, операционная поддержка, управление, распределение функционала, финансовый и рыночный анализ, были проработаны поверхностно. Почему?