Внедрение технологий нередко происходит «в добровольно-принудительном порядке», без чёткого понимания как ими пользоваться, зачем и что делать в случае их временного отказа. Часто они нужны или кажутся важными только одному конкретному лицу в компании или отдельному департаменту, но для всех остальных создают массу трудностей. Сначала в них видят спасение от многих бед, но вскоре новые технологии нарушают взаимодействие между сотрудниками, замедляют процессы по реализации проектов и трансформируются в банальный инструмент для перекладывания ответственности на чужие плечи.
В последнее время для внедрения новых проектов создают многочисленные чат-группы в общеизвестных мессенджерах. Чат-группы делают все, везде и по любому поводу: в школах и университетах, в детских кружках и закрытых клубах по интересам; чтобы поздравить начальника с днём рождения или коллегу по случаю увольнения; чтобы собраться для игры в боулинг или организовать работу по проекту в компании. Чат-группа объединяет сразу всех ответственных лиц, мгновенно и одновременно доставляет информацию от одного участника процесса остальным и даёт возможность контролировать выполнение работ в любое время. Постепенно у каждого сотрудника из среднего и руководящего состава накапливается огромное количество чат-групп из десятков или даже сотни людей. Если организатор чата ваше непосредственное или высшее руководство, вы уже не можете выйти из него по собственному желанию, потому что это будет означать отсутствие вашей личной заинтересованности в «очень важном» для компании проекте. И самое главное! Руководство тоже не может удалить чат до окончания проекта, опасаясь потерять лицо перед своими подчинёнными.
Попав в группу, вы будете вынуждены следить за сообщениями в любом месте и в любое время в режиме онлайн, даже если в конкретную минуту они не касаются вас напрямую, потому что вопрос может прилететь к вам в самый неожиданный момент и за считанные секунды потеряться в ленте. В итоге вскоре телефон станет вашим неотъемлемым спутником, когда вы идёте в туалет, моетесь в душе, занимаетесь любовью, смотрите любимый фильм в кинотеатре и играете с детьми в песочнице. Но даже «телефонное рабство» не гарантирует отсутствие ошибок, качество и скорость выполнения проекта. Почему?
Во-первых, чаты не инструмент для обмена корпоративной информацией они созданы для общения. «Попав в чат», проект превращается в перманентный, непрерывный источник обсуждения и выражения эмоций. Пока два сотрудника спорят, другие, не связанные с темой дебатов, вынуждены следить за их перепиской, постепенно теряя к ней интерес и внимательное отношение.
Во-вторых, решения, принимаемые в режиме онлайн с помощью чат-групп, носят операционный и ситуационный характер. Многие из них тонут в ленте сообщений, и найти их становится трудной задачей. Подобный подход печально сказывается на создании сложных проектов, требующих тщательного планирования, вовлечения и согласования действий со значительным количеством людей.
В-третьих, большое число групп и участников провоцирует большое число ошибок. Нередко в корпоративных чатах можно встретить сообщения личного характера. Вы пишете жене или друзьям, а отправляете в общий чат коллегам. Такие случайности как топливо для розжига: корпоративная переписка загорается с новым воодушевлением, но уже совсем не на рабочую тему.
На мой взгляд, эффективно и удобно использовать мобильные мессенджеры именно в качестве системы оповещения и информирования, но не более. Например: чтобы поздравить с национальными праздниками, проинформировать о положительных результатах в конце года или сообщить о проведении всеобщего регулярного опроса со ссылкой на ресурс в интернете, который идеально для этого подходит, и всё.
Но мессенджеры это не специализированные программы для ведения бизнеса, они не требуют финансовых вложений и времени на освоение, в отличие от электронного документооборота.
Электронный документооборот предназначен избавить от всех кошмаров с тоннами бумаги, в которые по мере роста погружается вся компания. Отмечу, что глобальные сложности с большим количеством документов возникают даже в компаниях средних размеров. В наши дни расцвета цифровых технологий, роботизации, зарождения искусственного интеллекта и запланированных полётов на Марс мы продолжаем вести отчётность на бумажных носителях. И чем выше ваша должность в компании, тем больше различных документов к вам приходит: договоров, накладных, служебных записок, актов, счетов. Ежедневно вы получаете десятки бумаг. Они требуют изучения, корректировок, подписания и хранения таким образом, чтобы при необходимости всегда можно было оперативно найти нужный документ. И с этим надо что-то делать.
Сегодня большое количество компаний предоставляет системы электронного документооборота. Стоят они недёшево и предполагают дополнительные затраты на установку, обслуживание и обучение персонала, который будет с ними работать. А что в итоге? Вы получаете негатив со стороны сотрудников, потому что всё новое требует от них дополнительных усилий. Надо задействовать множество людей из всех департаментов, чтобы специально настроить программу под вашу систему согласования: ввести структуру управления, должности, имена, отладить процессы внутреннего взаимодействия, решить вопросы взаимозаменяемости на время отпусков. Но всё это не так страшно, ведь главная задача упростить работу с бумагами благодаря новому инструменту. Но становится ли проще?