Танзиля Искандеровна Гарипова - Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника стр 3.

Шрифт
Фон

По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 34 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.

Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.

Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.

Второй шаг все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.

Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это миф.

Большинство задач можно делегировать. Другое дело, что это надо сделать грамотно то есть каждое задание необходимо снабдить своего рода инструкцией, указать контакты и так далее. Когда есть четкая последовательность шагов, их легко выполнить и просчитать время. Например, поменять колеса на машине: положить колеса в багажник или в салон, если они в багажник не влезают, взять документы, захватить определенный ключ. У моего бывшего руководителя, например, был «Порше 911», где на колесах секретный ключ, так что, собираясь на шиномонтаж, я точно помнила, какой ключ нужен и где он лежит.

В свое время я сама работала ассистентом, и хорошо помню, какой огромный пул задач решали мы оперативно с шефом. Он отправлял мне по десять рутинных заданий в день, и нетрудно понять, сколько дорогих часов это помогло ему сэкономить. Между тем я решала вопросы, как говорится, по пути, быстро туда заехала, по дороге купила, здесь передала, там встретилась, туда завезла, что-то сложила, приклеила, разобрала Поскольку рука у меня набита на многозадачность, на весь десяток заданий уходило у меня часа два-три, а у босса наверняка отняло бы вдвое больше времени.

Подготовка пошагового плана займет какое-то время, зато сотрудник, пользуясь инструкцией, сможет сделать все быстро и качественно.

Есть руководители, уверенные, будто даже по инструкции сотрудник все равно сделает плохо. Но вы же пользуетесь, скажем, холодильником, микроволновкой или стиральной машиной? И прежде, чем включить ее, наверняка прочли инструкцию? Здесь ситуация схожая если инструкция написана грамотно, вашему помощнику не составит труда в ней разобраться и сделать все как надо. Кстати, шаблон инструкции вы найдете в одном из приложений проверьте себя.

Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.

Не забудем, что, выходя на работу впервые, новый ассистент практически ничего не знает о своем шефе, кроме фамилии, имени, отчества, в лучшем случае, возраста и образования. На сайте компании никто не напишет, какой у начальника характер, не познакомит с его привычками и вкусами, не предупредит, что по утрам он бывает не в лучшем настроении. Помощнику еще предстоит узнать о его семье, о том, какие цветы он предпочитает дарить жене, запомнить дни рождения ее и детей. То есть «правая рука» босса должна знать о нем не меньше, чем тот знает о себе сам.

Ваша оценка очень важна

0
Шрифт
Фон

Помогите Вашим друзьям узнать о библиотеке

Скачать книгу

Если нет возможности читать онлайн, скачайте книгу файлом для электронной книжки и читайте офлайн.

fb2.zip txt txt.zip rtf.zip a4.pdf a6.pdf mobi.prc epub ios.epub fb3