АЛГОРИТМ
Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.
ИТ-ресурс это ИТ-система или ее модуль либо файловый ресурс. Например: система управления взаимоотношениями с клиентами, модуль закупок в системе управления предприятием, папка «Buhgalteria» на сетевом диске.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию всех ИТ-ресурсов
Создайте перечень ИТ-ресурсов. Включите название, краткое описание и контактных лиц в службе ИТ, ответственных за сопровождение. Спросите у сотрудников, какое программное обеспечение и сетевые папки они используют и для чего, и также добавьте в перечень.
Шаг 2. Определите владельцев ИТ-ресурсов
Для каждого ИТ-ресурса определите владельца. На практике это руководитель уровня «топ-менеджмент минус 1» (начальник департамента или управления), подчиненные которого используют ИТ-ресурс в рабочих процессах. Например, владельцем платежной системы назначьте руководителя финансовой службы. Для технологических систем, таких как почта или антивирус, владельцами могут быть сотрудники ИТ-службы.
Часто руководители делегируют обязанности владельцев ИТ-ресурсов подчиненным своим заместителям или начальникам отделов, но не ниже.
Шаг 3. Создайте сводный перечень
Подготовьте сводный перечень ИТ-ресурсов и их владельцев. Подойдет таблица в Excel со следующими полями:
Название ИТ-ресурса.
Краткое описание.
Владелец или его представитель.
Контактное лицо из службы ИТ.
Шаг 4. Вовлекайте владельцев ИТ-ресурсов в контроль
Согласовывайте с владельцами ИТ-ресурсов такие работы, как предоставление доступа (практика 18), внесение изменений и сервисное обслуживание (практика 10) и тестирование доработок (практика 14). Подробнее об этом написано в соответствующих разделах.
Результат
Руководители подразделений больше доверяют ИТ-службе, т. к. без их ведома не вносится никаких изменений. Вместе с тем не каждый руководитель захочет брать на себя ответственность и контролировать закрепленные за ним ИТ-ресурсы: скинуть проблемы на службу ИТ куда проще. Если такое происходит, договаривайтесь через топ-менеджмент.
ПРИМЕР
Перечень ИТ-ресурсов и владельцев
ШПАРГАЛКА
Название практики
Определение владельцев ИТ-ресурсов.
Цель
Определить перечень пользователей, с которыми необходимо согласовывать предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок в ИТ-ресурсах.
Частота
Обновление перечня ИТ-ресурсов и их владельцев: при кадровых изменениях, вводе или выводе из эксплуатации ИТ-ресурсов.
Участники
ИТ-служба ведет перечень ИТ-ресурсов и их владельцев.
Топ-менеджмент 1 берет на себя роль владельцев ИТ-ресурсов.
ГЛАВА 2. ЗАТРАТЫ И ЗАКУПКИ
Часто ИТ-затраты внезапны, а их структура непрозрачна. Чтобы сделать бюджет на ИТ предсказуемым, определитесь, на что тратить, и рассчитайте, сколько средств заложить. Для этого при планировании бюджета учтите прямые и косвенные расходы, заложите риски и распределите ИТ-затраты по подразделениям компании.
4. Учет совокупной стоимости владения (TCO)
ИТ-служба требует внезапных и больших трат, а у руководства складывается ощущение, что компания переплачивает за отдельные решения.
Часто ИТ-затраты выше, чем предполагается изначально:
Купленное оборудование требует много денег на сервис и расходные материалы.
Поддержка и лицензии на программное обеспечение оплачиваются ежегодно, а не всего один раз.
Внедрение ИТ-системы отнимает много внутренних ресурсов, которые можно было бы использовать для других задач.
АЛГОРИТМ
При старте проектов или планировании закупок рассчитывайте и закладывайте в бюджет достаточное количество средств. Или отказывайтесь вовсе, если ожидаемые затраты слишком велики.
Шаг 1. Рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO)