Управляющий комитет по ИТ решает следующие задачи:
Утверждает и контролирует исполнение ИТ-стратегии.
Согласует и отслеживает выполнение ИТ-проектов и изменения в ИТ-системах.
Координирует ресурсные конфликты.
Курирует расследование критических инцидентов.
Согласовывает верхнеуровневые документы например, политику управления изменениями или регламент обеспечения информационной безопасности.
Решает другие оперативные вопросы управления ИТ.
Шаг 2. Проводите заседания комитета
Собирайте управляющий комитет регулярно, как минимум ежемесячно. Не позднее чем за день перед заседанием рассылайте повестку с материалами так участники смогут ознакомиться с перечнем выносимых на обсуждение вопросов и подготовить комментарии. В повестку включайте как простое информирование, так и проблемы, требующие принятия решений.
Шаг 3. Принимайте управленческие решения
По результатам обсуждения повестки принимайте управленческие решения. Это лучше организовать через голосование решение принимается большинством голосов. Если голоса разделяются поровну, то решение остается за председателем комитета. Голосовать можно:
непосредственно на заседаниях комитета. Так решения принимаются оперативно;
после заседаний по электронной почте. Участники смогут еще раз ознакомиться с материалами и принять взвешенное решение.
Не все члены комитета с правом голоса смогут присутствовать на каждом совещании. Чтобы сохранить легитимность голосования, вводят кворум минимальное количество участников заседания с правом голоса, необходимое для принятия решения. Если кворума нет, то результаты голосования не засчитываются.
Шаг 4. Отслеживайте принятые решения
После заседания не позднее двух-трех дней рассылайте его протокол членам комитета и другим участникам заседания. В протоколе отражайте решения комитета с указанием ответственных и сроков. Формально отслеживайте исполнение этих решений через систему электронного документооборота или на очередных заседаниях комитета.
Результат
Менеджеры других подразделений знают, чем занимается служба ИТ, помимо их запросов, и могут влиять на текущую повестку. Решения комитета взвешенны, а их исполнение контролируется. Обратная сторона проблемы ИТ на виду, а руководитель службы ИТ может ощущать потерю власти.
ПРИМЕР
Протокол заседания управляющего комитета по ИТ 3 от 10.05.2018 г.
Участники: Валентин Жаров, Анвар Гафуров, Ирина Иванова, Полина Зайцева, Василий Лесин. Председатель: Олег Марков (генеральный директор). Кворум имеется.
Повестка:
Контроль ранее принятых решений:
ШПАРГАЛКА
Название практики
Создание комитета по управлению ИТ.
Цель
Контролировать и корректировать работу службы ИТ со стороны внутренних заказчиков.
Частота
Заседание комитета: ежемесячно.
Участники
ИТ-служба подготавливает материалы для комитета.
Члены комитета с правом голоса принимают управленческие решения и отслеживают их выполнение.
3. Определение владельцев ИТ-ресурсов
Постоянно что-то меняется или ломается, пользователи перестают доверять ИТ-службе и перестраховываются:
копируют документы с сетевого диска на рабочий компьютер;
проводят совещания в WhatsApp вместо использования корпоративной телефонии;
проверяют вручную корректность отчетов из бухгалтерской системы.
Так случается, когда сотрудники ИТ-службы замыкают большинство работ на себя и ничего ни с кем не согласовывают:
создают сетевые папки с общим доступом, куда сотрудники компании сваливают информацию;
раздают доступ к ИТ-системам по звонку;
обновляют ИТ-системы посреди рабочего дня;
вносят изменения в ИТ-системы по заявкам одних пользователей, при этом у других ломаются рабочие процессы.
Часто пользователи тоже виноваты в сложившейся ситуации, поскольку ожидают, что все будет работать и без их участия.
АЛГОРИТМ
Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.