Эффективность совещаний
Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности. Ведь совещаются обычно руководители, то есть наиболее высокооплачиваемые работники. При этом имеются скрытые потери, связанные со временем на сбор участников, дроблением рабочего дня. Большинство чрезвычайных происшествий происходит во время отсутствия руководителя на своем рабочем месте. Некоторых работников совещания расхолаживают.
Вторая проблема состоит в том, что зачастую совещания оказываются неэффективными. Например, в США, по оценкам специалистов, 90 % совещаний не достигают цели. И у нас дело обстоит не лучше.
Сюда же примыкает проблема размывания ответственности за принимаемые решения, так как некоторые руководители рассматривают совещания в качестве коллективного способа ухода от персональной ответственности, что наносит немалый вред.
Время – деньги. Организаторы производства и управления в разных странах озабочены указанными проблемами. В США, чтобы сократить длительность совещаний, нередко применяется такой способ: в комнате для собраний устанавливают электронное табло, показывающее текущую длительность заседания и его стоимость нарастающим итогом (показания меняются ежеминутно). Подобное напоминание хорошо действует на деловых людей, умеющих считать деньги, и в результате темп и эффективность совещаний возрастают.
Некоторые компании копируют метод проведения совещаний компании Xerox – собрания без стульев. Встречи проводят стоя, начиная и заканчивая по звонку, независимо от любых обстоятельств.
Сокращение числа совещаний. Другой путь экономии времени – сокращение количества совещаний. Так, в Японии используется прием, называемый "кингсё": предварительно собираются письменные отзывы о проекте решения. Это позволяет руководству проработать вопрос без проведения совещания или организовать встречу с очень узким кругом лиц, требующую меньших затрат. Похожий прием применялся еще в первые годы советской власти и назывался "пустить вкруговую", так что кингсё – не оригинальное японское изобретение, а, можно сказать, полезное заимствование из отечественной практики.
Если вы работаете с зарубежными партнерами, то для участия в совещаниях сегодня необязательно лететь через полмира. Видеоконференции онлайн экономят массу времени при сравнительно небольших затратах.
Существуют также технические возможности для проведения конференций по телефону с громкой связью, селектору.
Экономьте время на совещаниях
Совещания станут менее продолжительными и более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
• цели совещания сформулированы конкретно, а повестка доведена до всех участников заблаговременно;
• круг участников – по возможности минимальный;
• вместо приглашенного руководителя разрешено участвовать его заместителю (или специалисту), компетентному в рассматриваемом вопросе;
• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;
• назначены ответственные за подготовку и обсуждение каждого вопроса повестки;
• участники заранее ознакомлены с подготовленными проектами решений по всем обсуждаемым вопросам;
• вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с повестки, ответственному за вопрос лицу выносится замечание;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Подготовка совещания
Неподготовленные совещания, как правило, не имеют эффективности. Поэтому, чтобы сократить их длительность и повысить результативность, не следует жалеть сил на их подготовку.
Цель совещания является "началом всех начал". Чем конкретнее сформулированы цели, тем больше надежды на продуктивность. Напротив, расплывчатая формулировка ("Обсудить состояние вопроса", "О переподготовке кадров", "О разработке плана", "О методах руководства коллективом" и т. п.) не акцентирует внимание ни на чем определенном. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, обсуждая разные аспекты одной проблемы.
Если вы, проведя полчаса на совещании, не можете понять цель его проведения, прямо спросите об этом у председательствующего. Вполне возможно, что в подобном же недоумении пребывают и другие участники. Но еще лучше выяснить это до начала собрания.
Совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.
Повестка совещания. Подробная повестка совещания сокращает его длительность, так как позволяет участникам лучше подготовиться и выступить по существу вопроса. Целесообразна предварительная рассылка повестки совещания. Признаком плохого тона является приглашение участников на совещание (чаще всего по телефону), когда приглашающий (секретарь или другой работник) толком не знает о его целях и повестке. Такая практика, к сожалению, не является редкостью.
Пресловутое "разное". Организация любого совещания будет более четкой, если не заканчивать его пресловутым пунктом "разное". Казалось бы, повестка уже исчерпана, пора заканчивать, но тут вспыхивает горячая дискуссия по какому-то второстепенному вопросу, вынесенному в это самое "разное". И выступления идут по новому кругу.
Если все же "разное" включено в повестку, будьте бдительны и сразу отсекайте вопросы, не имеющие отношения к основной повестке дня. Председательствующему надлежит сразу же установить время, которое выделяется на такие обсуждения. Например: "У нас осталось пятнадцать минут. Переходим к разделу "Разное"". Решительно, вплоть до лишения слова, надо пресекать тех ораторов, которые занимаются демагогией.
Поэтому лучше не включать пункт "разное" в повестку дня, иначе вы рискуете значительно увеличить время проведения совещания.
Вопросы, недостойные обсуждения на совещании. Чтобы не проводить совещания, можно размножить и разослать сотрудникам письменную информацию, которая воспринимается значительно лучше устной и, кроме того, экономит время.
На собраниях не следует рассматривать вопросы, решаемые в рабочем порядке или интересующие лишь отдельных участников. Совещание – это работа коллективного разума, и поэтому не стоит загружать его мелочами.
Круг участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений – пять-семь человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (и отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать круг приглашенных.
"Чем больше людей – тем дольше дебаты" (Дж. Пар-кинсон). Однако нередки случаи, когда в погоне за ложно понимаемой представительностью собирают как можно больше людей. Более того, некоторые председательствующие расценивают чуть ли не как оскорбление участие заместителя или специалиста по обсуждаемому вопросу вместо руководителя подразделения. Для пользы дела целесообразно разрешить ему самому определять, кто из его команды пойдет на совещание, позволяя тем самым эффективнее распоряжаться своим временем. Тем более что отсутствие на совещании не освобождает от выполнения принятых на нем решений.
Лучше всего, когда при разнородной повестке дня состав участников совещания меняется по его ходу: лицам, чьи вопросы рассмотрены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на соответствующее время.
Стоимость совещания. Стоимость совещания исчисляется на основе следующих показателей: число участников, продолжительность собрания и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину, которая своим немалым значением, как правило, неприятно удивляет всех.
Расчет производится по формуле: