Организационные документы
К документам, разрабатываемым каждой организацией, также относятся положения о подразделениях, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание, таблицы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления, таблицы функционального разделения труда в каком-либо подразделении, оперограммы отдельных управленческих процедур и т. д.
Структура и штатная численность.
Руководителю предприятия, особенно на первых порах, приходится самому решать, кто, на каких условиях будет выполнять ту или иную работу либо отвечать за определенный участок хозяйственной деятельности. Первоначальные наброски структурной схемы предприятия, как правило, предшествуют созданию таких необходимых документов, как "Структура и штатная численность", "Штатное расписание".
В документе "Структура и штатная численность" определяются все структурные подразделения предприятия, должности, необходимые в каждом подразделении, а также количество работников. Организационная структура предприятия должна соответствовать масштабам его хозяйственной деятельности.
Что касается требований, предъявляемых к документу "Структура и штатная численность", то он должен соответствовать уставу предприятия. Составляется документ на общем бланке предприятия, подписывается заместителем директора, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
Штатное расписание.
В штатном расписании уточняется численный и должностной состав предприятия, указывается месячный фонд заработной платы.
Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывает штатное расписание заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Положение о персонале.
В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников; права и обязанности сотрудников и администрации и т. п.
Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юристконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
"_"_2006 г.
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия (подпись) И.О.Ф.
"_"____________2006 г.
1. Общие положения.
2. Прием на работу.
3. Права и обязанности.
4. Рабочее время и время отдыха.
5. Отпуск.
6. Командирование, временное откомандирование и перевод на новое место работы.
7. Заработная плата, социальное страхование и компенсации.
8. Меры поощрения и дисциплинарные меры.
9. Освобождение от работы.
Заместитель руководителя (подпись) И.О.Ф.
Визы
Должностная инструкция.
Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника. Между тем может возникнуть ситуация, когда нерадивого работника нужно наказать или даже уволить за неисполнение обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель впоследствии может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуаций или споров.
Разработанная должностная инструкция согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Должностная инструкция содержит разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения по должности.
В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист, в процессе осуществления своей деятельности.
В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок и периодичность предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом, что достигается путем разработки и применения ряда документов организационно-распорядительного, методического, нормативного и иного характера, которые устанавливают нормы, права, требования, методы, используемые в процессе управления (табл. 2). Подобные документы разрабатываются как в самой организации, так и в органах государственной власти и управления.
Таблица 2
Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом
