2. Документооборот. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности ценных документов.
Работа с документами должна быть так налажена, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.
Под документом понимается информация, записанная любым способом на том или ином носителе, имеющем реквизиты. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Не важно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.
Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.
Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится значительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника и изучать, а также самому разрабатывать документацию в соответствии с возложенными на него функциями.
Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия. Виды документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России "Об Архивном фонде РФ и архивах", "Об информации, информатизации и защите информации", "О бухгалтерском учете и отчетности" и т. п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.
Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:
1. Сборник положений "Единая государственная система делопроизводства. Основные положения". М., 1975.
2. ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.
3. ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. М., 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.
6. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.
7. ГОСТ 6.30–97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М., 1997.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современной оргтехники.
Основные виды документов предприятия
Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно разделить на: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационные документы – документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия, куда входят:
– Заявление в регистрационную палату.
– Протокол № 1 собрания учредителей.
– Учредительный договор.
– Устав предприятия.
– Свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате.
– Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т. п. организациях.
Первая часть документов выдается или заверяется внешними организациями. Вторая часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством. Сюда входят:
– Структура предприятия.
– Штатное расписание.
– Текущие планы и программы деятельности.
– Положения о структурных подразделениях.
– Внутренний распорядок на предприятии.
– Должностные инструкции сотрудников.
– Инструкция о ведении делопроизводства и т. д.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел "Организационные документы" в качестве подразделов.
Распорядительные документы – разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому, к какому сроку необходимо сделать. Их порой объединяют одним понятием "организационно-распорядительная документация".
На предприятии в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть Протокол собрания (совещания, заседания и т. п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные документы – документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. К ним относятся: служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы; докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия – документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект "Личное дело", а также Трудовая книжка и различные учетно-отчетные карточки.
Государственные и муниципальные организации могут направлять на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налогооблажение, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры) – основные документы предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключение составляют финансово-бухгалтерские документы, особенности составления и обработки которых регламентируются специальными инструкциями.
Особенности оформления документов, таких как: Технический проект, Экономическое обоснование, Акт, Протокол, Штатное расписание, Структура предприятия и т. п., заключаются в следующем. На этих документах обязательно проставляются реквизиты:
1) наименование документа;
2) гриф утверждения;
3) гриф согласования;
4) регистрационный индекс документа;
5) город или место подготовки;
6) код формы документа;
7) № экземпляра;
8) визы согласования;
9) подпись; 10) печать.
Практически все документы, за исключением писем и их заменителей (телекс, телетайп, телефакс и т. п.), имеют наименование: Заявление, Справка, Служебная записка, Приказ, Акт, Протокол, Трудовое соглашение, Договор, Контракт, Штатное расписание, Структура предприятия и т. д.