Всего за 0.01 руб. Купить полную версию
Следует отметить, что при формировании программы пресс-тура особое внимание нужно уделить деловым встречам и развлекательной части. Возможно их совмещение для создания условий неформального общения представителей компании и СМИ.
К тому же необходимо выделить журналистам свободное время для индивидуальной работы, по возможности предоставить каждому участнику пресс-тура сопровождающее лицо, поскольку это позволит контролировать получаемую информацию и соблюдать регламент мероприятия.
При приглашении журналистов желательно уточнить требования к технической стороне их работы, чтобы предусмотреть возможность ее полноценного обеспечения или проинформировать о невозможности такого сопровождения.
Для оптимизации временных затрат и выстраивания общей логики пресс-тура рекомендуется составить документ, представляющий собой расширенную программу мероприятия с указанием полного объема работ и ответственных лиц. В международной практике в качестве такого документа используется адженда проекта, однако специалисты по связям с общественностью организации могут разработать собственную форму данного документа.
Такой подход позволит избежать кризисных ситуаций, связанных со срывом графика передвижения в рамках пресс-тура, предотвратить временные затраты на оперативное решение бытовых проблем в активной фазе мероприятия, предоставить журналистам полную информацию об условиях работы во время
мероприятия и обеспечить четкую работу проектной команды.
3. Производственный.
Исходя из выбранной темы мероприятия, необходимо разработать фирменный стиль пресс-тура, на основе которого создаются макеты продукции для проекта. Возможна разработка универсального стиля для всех мероприятий, целевой аудиторией которых являются представители средств массовой информации. Нанесение логотипа компании на продукцию пресс-тура является менее эффективной, потому что у участников мероприятия не возникают ассоциации с конкретным событием, имеющим положительную эмоциональную окраску.
При организации пресс-тура рекомендуется дополнить стандартный пресс-кит каким-либо отвечающим тематике или условиям мероприятия предметом или набором таковых, которые сотрудник СМИ сможет использовать и после. Это позволит расширить вторичную аудиторию пресс-тура, обеспечить запоминаемость и позитивное восприятие как самого мероприятия, так и компании.
Необходимо рассмотреть возможность использования материалов для оформления помещений или каких-то процессов в рамках пресс-тура (например, церемонии открытия нового зала), благодарственных подарков и других элементов в фирменном стиле мероприятия. Это также позволит расширить вторичную аудиторию проекта и создать определенный образ события.
Следует отметить, что пресс-тур можно использовать как информационный повод для инициирования материалов в средствах массовой информации на бесплатной основе. К тому же рекомендуется разместить материал о пресс-туре в профессиональных изданиях по связям с общественностью для формирования образа лидера рынка с развитыми подразделениями различной направленности, что может положительно повлиять на мнение партнеров об организации.
Качественная проработка данного блока позволит сформировать позитивный настрой участников мероприятия, обеспечить запоминаемость события представителями СМИ и другими участниками, а также расширить вторичную аудиторию пресс-тура и сформировать позитивное восприятие компании.
4. Оценочный.
Исходя из цели пресс-тура и планируемых результатов, необходимо определить форму отчета о мероприятии и механики оценки эффективности. Рекомендуется по итогам пресс-тура сформировать следующие отчеты: медийный, финансовый и комбинированный.
В качестве медиа-отчета могут выступать мониторинг информационного пространства по различным параметрам: информация в целом о пресс-туре и по его итогам, освещение мероприятия как информационного повода средствами массовой информации, материалы участников пресс-тура.
Существуют два вида финансовых отчетов: по платежным документам пресс-тура и по оценке его эффективности. В первом варианте формируется папка, содержащая внутренние документы компании по финансовым потокам в рамках мероприятия, расчетным и закрывающим документам подрядчикам. Оригинал данного вида финансового отчета хранится в бухгалтерии компании, однако руководителю проекта рекомендуется сделать копию для себя на случай различного рода проверок.
Второй вариант финансового отчета направлен на расчет экономической эффективности пресс-тура. В данном случае возможен выбор из уже существующих методик (например, соотношение расходов на проведение мероприятия к стоимости размещения материалов на платной основе в СМИ участников пресс-тура в объеме итоговых материалов по мероприятию) или, исходя из потребностей компании, разработка новой механики.
Комбинированный отчет может представлять собой итоговый отчет о проекте, содержащий материалы двух других отчетов согласно целям его создания и потребностям компании. Он может быть следующих форм: подшивка всех материалов других отчетов по проекту; презентация в формате PPT с общим описанием проекта и выдержек из других отчетов; иллюстрированная брошюра и т.п.