Всего за 0.01 руб. Купить полную версию
3. Организация мероприятия.
Для улучшения работы специалистов и проведения мероприятий для СМИ, особенно в формате пресс-тура, необходимо провести итоговое совещание по проекту, в рамках которого проанализировать эффективность работы команды, выработать рекомендации по предотвращению кризисных моментов, определить наиболее эффективные механики и их основные параметры, разработать оптимальную схему коммуникаций в команде и требования к профессиональному уровню специалистов.
Помимо итогов, на данном этапе формируется отчетность проекта по следующим направлениям:
I. Информационное. Подготовка итогового отчета по пресс-туру с описанием проекта и основных механик, с учетом данных по материалам журналистов участников мероприятия, информационной компании в СМИ (с проведенным пресс-туром в качестве информационного повода) и при необходимости других определенных результатов по различным параметрам. Форма и содержание итогового отчета разрабатывается под каждый проект или стандартизируется специалистами по связям с общественностью компании.
II. Финансовое. Формирование папки пресс-тура с копиями финансовых документов мероприятия, по которым осуществляется передвижение финансовых средств, делаются бухгалтерские проводки по выплатам поставщикам и оценивается рентабельность мероприятия. Руководителю проекта рекомендуется сделать копию данной папки и хранить в качестве резервной для предъявления при необходимости.
Таким образом, существует несколько ключевых этапов организации пресс-тура и основного перечня работ в рамках каждого из них. Четкое выделение в организации мероприятия данных этапов позволяет повысить эффективность работы специалистов организации при использовании данного инструмента и избежать потенциальных кризисных моментов, предотвратив их наиболее выгодным для компании образом. Кроме того, такой подход к организации пресс-тура позволяет компании создать уникальную базу по возможным методам работы со средствами массовой информации и произвести оперативную корректировку информационной политики.
Задания к разделу
2. Пропишите наполнение программы по выбранной тематике пресс-тура, ключевые события проекта, список участников со стороны компании.
3. Создайте примерную смету проекта по выбранной тематике пресс-тура.
Контрольные вопросы
плюсы и минусы организации пресс-тура силами собственного подразделения по связям с общественностью или сторонней организацией.
2. Какие действия включает в себя этап разработки пресс-тура?
3. Какие специалисты могут войти в состав команды проекта по пресс-туру? Назовите их основные функции.
4. Что такое тайминг проекта?
5. Какие блоки-итоги входят в этап закрытия пресс-тура?
4. Основные блоки организационных работ пресс-тура
1. Информационный.
Необходимо заранее определить основную тему пресс-тура, ключевое послание и общую информацию о компании для транслирования во время мероприятия. Рекомендуется в качестве темы использовать актуальный информационный повод, которым может быть какое-либо нововведение в организации или информация по актуальной для компании теме в сложившейся на рынке ситуации.
Помимо этого, следует разработать маршрут передвижения и определить точки-объекты, на которых необходимо сделать смысловой акцент. Это позволит через освещение различных аспектов посещаемых объектов передавать ключевое послание пресс-тура. В качестве трансляторов информации на нескольких объектах рекомендуется выбрать специалистов компании по данным направлениям.
На основе проработанной темы и определенного маршрута необходимо сформировать инструкцию для сотрудников компании, которые будут принимать непосредственное участие в пресс-туре или могут случайно встретиться с его участниками.
Необходимо учесть индивидуальные потребности представителей средств массовой информации в освещении определенных тем и заранее подготовить материалы по ним или определить ответственных лиц, которые могут ее предоставить. Для предотвращения кризисных ситуаций, связанных с запросом представителями СМИ во время пресс-тура дополнительной информации и организации интервью со специалистом определенной сферы, рекомендуется при приглашении журналистов уточнить их пожелания относительно этого.
Такой подход к информационной составляющей мероприятия позволит избежать «размытия» основной темы и транслирования нежелательной информации (например, относящейся к категории «коммерческая тайна»).
2. Бытовой.
Организаторам пресс-тура следует пристальное внимание уделить логистике проекта, особенно если участники мероприятия приезжают из различных регионов. Оптимальный вариант сбор группы в определенной точке и дальнейшее совместное перемещение, но, учитывая особенности работы представителей средств массовой информации различного формата, возможно деление участников на несколько групп с разработкой разных маршрутов и определением кураторов.
Помимо этого, необходимо разработать общую схему передвижения транспорта, задействованного в мероприятии, рассмотреть варианты питания участников пресс-тура и при необходимости обеспечить проживание представителей средств массовой информации.