Для предохранения хрупких восковых валиков от поломки я поместил большую часть их в прочные дубовые ящики с вертикальными столбиками внутри, на которые надеваются валики; так как и при таком положении некоторые валики могли соприкасаться, то пришлось все столбики оклеить до желаемой толщины бумазеей. Остальные валики были поставлены каждый в особую круглую оклеенную внутри бумазеей коробку, а эти коробки стояли в большой картонной коробке. Для охраны от пыли на ящики с валиками и фонографом надевались нарочно для того сделанные чехлы, закрывавшие их наглухо. Перевозка валиков причиняла мне немало хлопот и беспокойства. Во время переезда по железной дороге пришлось зорко караулить ящики с валиками: сдать их в багаж опасно, так как там их могут побить; с верхней полки вагона их могут сбросить, а под лавкой толкнуть ногами. При езде на лошадях ящики пришлось держать в руках, чтобы при толчках безрессорных тарантасов на ухабах валики не полопались .
Приступая к записи на фонографе, я пускал машину в ход всегда при одной и той же скорости . Разъяснив певцам устройство фонографа, чтобы они не боялись его, я затем усаживал их перед фонографом; объяснял как надо петь (не слишком громко, ибо тогда получается дребезжание, и не слишком тихо, ибо тогда ничего не записывается); заставлял ненадежных певцов предварительно спеть не в фонограф; уговаривался с певцами, чтобы они начинали петь не сейчас, когда машина начнет работать, а после моего знака, и чтобы они во время записи не прерывали пения разговором и не касались трубы; предупреждал присутствующих, чтобы они не двигались и не говорили во время записи на фонографе. Только после этих предварительных приготовлений я пускал машину в ход и, дав ей время разойтись, махал певцам, чтобы они пели назначенное мною заранее число стихов. Для записи на фонографе я выбирал только бойких и нетрусливых певцов, могших притом петь достаточно громко для записи на фонографе. Старины я выбирал с таким расчетом, чтобы у меня был напев, по возможности, каждой старины и притом не из одной местности, а из разных, для того, чтобы можно было получить понятие о напеве или напевах каждой старины, о вариациях их по местностям и лицам и о степени распространенности
того или другого напева. Записывал я обыкновенно по 510 строк каждой старины с тем расчетом, чтобы в них мог содержаться музыкальный напев даже и в том случае, когда он обнимает и несколько стихов подряд. Чтобы иметь материал для решения вопроса об окончании пения старины, я иногда записывал на фонографе несколько последних строк старины.
В Москве после долгих розысков мне для перевода напевов с валиков фонографа на ноты удалось в лице И. С. Тезавровского найти ученого музыканта, обладающего хорошим слухом, а также знакомого с русским простонародным пением и поэтому способного отнестись к напевам старин без желания непременно уложить их в заученные формы западно-европейской музыки. Согласно нашему условию, И. С. Тезавровский обещал перевести напевы на ноты с возможной точностью и с определением скорости пения по метроному, составить о переводе напевов и о самих напевах статью и вести корректуру нот при печатании. Так как некоторые явления в напевах могли вызывать разные толкования и так как я сам, не будучи музыкантом, не мог принять участия в проверке перевода их, то по моей просьбе, поддержанной Отделением русского языка и словесности Императорской Академии Наук, акад. Ф. Е. Корш с величайшей готовностью согласился проверить с ритмической стороны переводимые И. С. Тезавровским напевы. Проверка нот (и притом по пению фонографа) оказалась кропотливой и отнимала много времени. Вследствие недостатка свободного времени, И. С. Тезавровский мог перевести необходимые для первого тома напевы только в течение года; проверка нот и писание необходимой статьи отняли еще год; поэтому мне пришлось начать печатание своего собрания старин почти через два года после моей третьей поездки. но так как И. С. Тезавровский иногда вносил в текст напевов особенности своего родного южно-великорусского акающего говора, то я счел необходимым пересмотреть совместно с ним его текст напевов и внести в него необходимые исправления; там, где мы не могли прийти с ним к соглашению, к тексту напевов сделаны от моего имени соответствующие примечания.