Менеджеру кадрового агентства нужно подробно описать рабочее место будущего работника, особенности позиции и требования к кандидату на вакантное рабочее место и расставить приоритеты. У большинства руководителей возникают проблемы с отбором кандидата из числа предложенных рекрутерами. Как правило, всем руководителям хочется получить идеального работника, и в запросе на поиск кандидатов порой содержатся требования, если и не взаимоисключающие друг друга, то редко встречающиеся в одном и том же человеке. Чтобы обеспечить возможность обоснованного выбора, нужно иметь достоверную информацию о достоинствах и недостатках претендентов на должность и уметь правильно расставить приоритеты. Важно участвовать в собеседованиях с кандидатами на вакантные рабочие места, прежде всего, для того, чтобы оценить, насколько эти люди подходят организации в целом и характеру предполагаемой работы в частности. Разумеется, специалисты кадровых агентств могут проводить первичные интервью с кандидатами без участия представителей работодателя, осуществляя, таким образом, функции «первого сита», но имеет смысл встречаться с наиболее достойными претендентами и делать свой выбор.
Кстати, попутно отметим, что в случае, когда организация принимает на работу людей по всем заявленным в кадровое агентство вакансиям, даже если претендентов было больше, чем по одному на каждую вакансию, по мнению автора, организация имеет право отнести эти затраты на свои расходы, как обоснованные и экономически оправданные, т. к. цель достигнута. Однако одновременное сотрудничество с несколькими кадровыми агентствами приведет к дополнительным затратам работодателя, экономическую обоснованность которых, согласно требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будет трудно подтвердить налоговым органам.
Целесообразно предусмотреть отдельный пункт договора, обязывающий кадровое агентство представлять работодателю еженедельный отчет об исполнении договора. Как показывает практика, это лучший способ контролировать работу кадрового агентства.
Договор с кадровым агентством может быть заключен на абонентской основе – поиск сотрудников осуществляется постоянно (напр., по отдельным заявкам организации), и при этом срок поиска конкретного сотрудника не ограничен. В таком случае доказать, что договор не выполнен и услуга не оказана очень сложно.
С кадровым агентством может быть заключен договор на оказание консалтинговых услуг, что также не будет противоречить и самой сути отношений. Ведь подбор персонала, который включает составление тестов, работу с резюме кандидатов, проведение собеседований – есть не что иное, как кадровый консалтинг. По крайне мере доказать обратное весьма непросто.
Есть профессии, которые всегда востребованы: бухгалтеры, секретари (в широком смысле слова), торговые представители и/или продавцы товаров и услуг. Есть профессии, где остро не хватает специалистов искомого уровня (напр., в Москве, по оценкам экспертов, высок спрос на копирайтеров, руководителей крупных IT-проектов, специалистов с успешным опытом создания крупных магазинов и/или сетей). Безусловно, популярны профессии, связанные с рынком высоких технологий и коммерческой деятельностью. Наиболее востребованы специалисты в маркетинге, такие как бренд-менеджеры, account-менеджеры. На финансовом рынке очень востребованы специалисты различного уровня для банков и инвестиционных компаний, большим спросом пользуются HR-специалисты, ну и, конечно же, очень востребованы на рынке IT/Hi-Tech/Telecom специалисты, особенно по внедрению различных ERP-систем, разработчики ПО, системные администраторы.
Можно попробовать найти кадровое агентство, которому надо платить только за подошедших кандидатов. По такому принципу сейчас работают многие крупные рекрутинговые фирмы. В этом случае спорных затрат даже и не возникнет.
В договоре с кадровым агентством формулировку «услуги по подбору персонала» можно поменять на «консультационные и информационные услуги». Такие услуги можно смело учесть при расчете налога на прибыль.
Прежде всего, кадровое агентство предложит заполнить заявку на подбор персонала, в котором необходимо четко сформулировать требования, предъявляемые к желаемому кандидату на вакантное рабочее место. Как правило, заявка состоит из трех частей:
– в первой части заявки излагаются данные о заказчике услуг: организационно-правовая форма компании, ее юридический адрес, область деятельности, штатная численность, контактные телефоны;
– во второй (основной) части перечисляются требования к кандидатам. Наличие определенной профессии, специальности, образования, опыта работы, а также дополнительные навыки, например, владение иностранными языками, умение управлять транспортными средствами. Кроме профессиональных перечисляются и требования к личности сотрудника (пол, возраст, психологические характеристики);
– в третьей части заявки дается развернутая характеристика должностных обязанностей будущего работника, определяется характер предстоящей работы. Например, здесь может содержаться информация о возможных командировках, о сверхурочных работах или о режиме ненормированного рабочего дня, а также данные о заработной плате.
Надо помнить, что заявка представляет собой документ, в соответствии с которым кадровое агентство будет подбирать потенциального работника и именно поэтому, формулируя требования, следует быть предельно точными, чтобы в дальнейшем между работодателем и кадровым агентством не возникло какого-либо недопонимания или конфликта.
Довольно часто фирмам предлагают бесплатно заменить сотрудника, который не прошел испытательный срок. Такая формулировка может дать проверяющим повод обвинить фирму в безвозмездном получении услуг, а это уже внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ), с которого придется платить налог на прибыль. Избежать такой ситуации можно. В договоре с агентством запишите: «расходы на замену сотрудника, который не прошел испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения».
Стоимость услуг по подбору персонала – второй момент, который необходимо обсудить с кадровым агентством, а результаты достигнутой договоренности следует оформить совместным документом, который может называться по-разному, например, протокол согласования цены или как-то иначе. В документе необходимо установить общую стоимость всего объема услуг по подбору персонала, а также оговорить, в какую сумму обойдется компании каждый удовлетворяющий ее требованиям кандидат на вакансию. Стоимость услуг по подбору персонала рассчитывается, как правило, с учетом затрат на поиск кандидата и размера заработной платы, которую компания намерена платить своему работнику.
В договоре с агентством может быть написано, что услуга считается оказанной, когда сотрудник зачислен в штат либо только после успешного прохождения работником испытательного срока. Следовательно, и расходы можно признать только в этот момент, если, конечно, руководство приняло положительное решение и утвердило кандидата в должности. Однако далеко не все новые сотрудники выдерживают испытательный срок. В этом случае некоторые кадровые агентства возвращают фирме часть вознаграждения. Тогда и в бухгалтерском, и в налоговом учёте фирма корректирует свои затраты на сумму возвращенных денег. А как быть с оставшейся частью расходов? Ведь получается, что сотрудника на работу не взяли. Налоговики вновь могут придраться к экономической обоснованности расходов и исключить их из базы по расчету налога на прибыль. Чтобы такой ситуации не возникло, оговорите в контракте с кадровым агентством момент исполнения договора. Он должен быть определен как день выхода кандидата на работу и не зависеть от того, пройдет новый сотрудник испытательный срок или нет.