в) организация работы столовых и питания сотрудников;
г) курьерское и транспортное обслуживание (в некоторых компаниях какой-либо из этих служб может вообще не быть, либо размеры служб могут быть так велики, что они сами становятся самостоятельными отделами и выходят из компетенции АХО);
д) организация добровольного или обязательного страхования сотрудников (этот момент особенно важен в организациях, работа в которых может быть сопряжена с определенным риском);
5) взаимоотношения с другими организациями:
а) налаживание и поддержание связей с поставщиками товаров либо услуг, контроль над договорами, счетами, оплатами;
6) контакты с арендаторами и арендодателями движимого и недвижимого имущества;
в) взаимодействия с государственными и муниципальными контролирующими органами по вопросам эксплуатации зданий (помещений) и прилегающих к ним территорий;
б) донесение информации до сотрудников компании:
а) организация оповещения сотрудников о новых документах, поручениях, указах и т. д. (например, путем организации и постоянного обновления досок объявления или тиражирования и распространения малых печатных изданий: газеты, листовки и т. д.);
б) контроль над исполнением указов и поручений.
в) организация корпоративных музеев (характерно только для очень крупных компаний).
Разумеется, не все из перечисленных выше функций являются необходимыми для каждой компании. Так, в случае небольшой организации со штатом сотрудников 30–40 человек большая часть этих функций окажется либо вообще невостребованной, либо востребованной в очень небольших объемах. На то, какие из перечисленных функций являются необходимыми для административно-хозяйственного отдела конкретной компании, влияет несколько факторов; прежде всего, это размер и цели компании. Так, руководителю маленькой организации вовсе не нужно заниматься тиражированием листовок, чтобы донести до подчиненных какую-либо важную информацию – как правило, ее передают устно начальники отделов своим подчиненным. Компании же, занимающейся, например, организацией туристических поездок, вряд ли понадобится складское помещение и база данных по тому, что на нем хранится. Количество функций из пятой группы может быть уменьшено в зависимости от того, является ли офисное помещение (или другие помещения и территории) компании у нее в собственности либо арендовано (в этом случае значение имеет и то, в каком офисном центре компания арендовала помещение под офис и каковы условия заключенного договора). На некоторые функции из представленного выше списка может влиять специфика деятельности конкретной организации. Например, насколько часто компании требуются служебные автомобили или необходима ли ей штатная курьерская служба; соответственно, отказ от транспортной и курьерской служб приводит как к уменьшению разветвленной структуры административно-хозяйственного отдела, так и к уменьшению количества необходимых для выполнения отделом функций.
Идеальным вариантом для компании является проработка всех функций административно-хозяйственного отдела еще до начала его функционирования (хотя бы по той причине, что штат АХО тоже должен зависеть от того, что именно входит в обязанности административно-хозяйственного отдела, например, на должность обычного завхоза или офис-менеджера совершенно не обязательно искать человека с несколькими высшими техническими образованиями и блестящими знаниями сразу нескольких европейских и азиатских языков). Если попытаться составить точную последовательность действий, необходимых для определения целей и функций административно-хозяйственного отдела конкретной компании, то она будет иметь такой вид:
1) проанализировать с максимально возможной точностью текущее состояние компании с целью определить, выполнения каких функций ей не хватает и каким уделено недостаточно внимания; обычно анализ не является сложным, так как при неверной структуре компании многие вполне конкретные функции либо не выполняются вообще (так как отделам, которым они предписаны, не хватает времени и умений, чтобы заниматься совершенно посторонними делами), либо выполняются недостаточно тщательно и точно (например, из-за чрезмерных объемов работ, необходимых для выполнения какой-либо функции). Так, например, если в компании существует хорошо развитая транспортная служба, нелогично было возлагать всю ответственность за эту службу, например, на секретаря или финансового директора, тогда как ответственность за один служебный автомобиль в небольшой компании довольно часто лежит на плечах секретаря (выполняющего, кстати, и обязанности офис-менеджера);
2) проанализировать цели компании и определить цели и желаемые следствия изменений в структуре компании и административно-хозяйственного отдела;
3) выявить влияние специфики компании на функциональные направления и цели административно-хозяйственного отдела;
4) определить все моменты в структуре и специфике компании или штате сотрудников, которые так или иначе могут помешать процессу реализации поставленных целей;
5) выполнить подсчеты, способные показать, насколько выгодно для компании выполнять какие-либо работы силами штатных сотрудников либо с помощью привлечения сторонних служб и организаций;
6) определить оптимальную форму реализации каждой востребованной функции (т. е. назначить ответственным за нее одного сотрудника, отдел, службу и т. д.);
7) определив ответственного за выполнение некоторой функции сотрудника (отдел, службу и т. д.) и его должность, решить все вопросы, связанные с подчиненностью этой должности.
От специфики и размера конкретной компании зависит важность тех или иных функций. Так, например, список обязанностей, которые должен выполнять администратор административно-хозяйственного отдела в банковских учреждениях, подчеркивает важность своевременной замены ламп накаливания («дневного света») в осветительных приборах в помещении банка (при этом остальные указанные обязанности администратора АХО – исключительно контролирующие). Список же должностных обязанностей администратора АХО в небольших коммерческих организациях (со штатом около 30 человек) может включать в себя и открытие и закрытие магазина, и инкассирование денежных средств (т. е. в данном случае администратор АХО заменяет собой целую курьерскую службу), и взаимодействия с охранными структурами (как правило, в такого рода небольших компаниях контакты с государственными и муниципальными контролирующими органами и арендодателями осуществляет руководитель компании).
Как правило, в малого и среднего размера компаниях административно-хозяйственный отдел вполне успешно справляется со всеми своими обязанностями (обычно в обязанности небольших компаний входят большей частью функции первой, второй и третьей групп из представленного выше списка). По статистике, наибольшее количество нареканий со стороны сотрудников компаний вызывает невыполнение таких обязанностей АХО, как организация приемлемых рабочих мест и своевременное и качественное выполнение заявок (особенно когда они делаются не в строгой письменной форме) на мелкий ремонт какого-либо технического оборудования. Обратим более пристальное внимание на два этих проблемных вопроса.
И руководство компании, и администратор АХО нередко забывают о требованиях к рабочим местам любых сотрудников, так как даже при плановом расширении штата компании выделение рабочих мест новым сотрудникам решается, аврально, без подсчетов и разработок на «бумаге». Однако рабочее место, не удовлетворяющее требованиям эргономики, отрицательно влияет на производительность труда сотрудника. В частности, не всегда администратор административно-хозяйственного отдела или руководитель компании обращает внимание на требование выделять как минимум 4 квадратных метра площади на каждого сотрудника в помещении (это значение определяет максимально возможное количество месте в каждом помещении) и на необходимость обеспечения каждого сотрудника достаточным для него освещением. Между тем, существуют вполне определенные нормы эргономики, характеризующее удобное и безопасное рабочее место. Так, эргономические нормы для освещения в рабочем помещении составляют не более 6 метров глубины офисных помещений для получения достаточного количества естественного освещения; эргономически оптимальным для наименьшей утомляемости является совмещение естественного и искусственного освещения, однако от ламп «дневного света» следует отказаться, так как их периодические мерцание с частотой 50 Гц негативно воздействует на зрение и нервную систему, тогда как галогенные лампы гораздо более безопасны. Также большое значение имеет рабочий стол сотрудника; размер столешницы рабочего стола не меньше 1 квадратного метра, причем наиболее эргономичной считается угловая криволинейная форма столешницы (однако не слишком закругленная и не изогнутая под прямым углом), сидя за таким столом, человек может спокойно дотянуться до документов, канцелярских принадлежностей и прочее, не наклоняясь слишком сильно и не рискуя травмировать позвоночник; высота стола (от уровня пола до столешницы), согласно европейским нормам, должна быть равна 74 см; при этом различные шкафчики, навесные полки, тумбы и выдвижные ящики должны быть расположены «на расстоянии вытянутой руки» от сидящего человека – так, чтобы до них можно было бы дотянуться. Значение имеют даже цвета, использованные в дизайне помещения: так, теплые и мягкие желтый и коричневый цвета считаются стимулирующими умственную деятельность, поэтому их рекомендуют использовать в дизайне рабочих офисных помещений; тогда как неяркий холодный зеленый цвет дает отдых глазам и помогает расслабиться, поэтому он рекомендован для использования в дизайне комнат для отдыха. Другие эргономические требования для рабочих помещений – это хорошая вентиляция, обеспечивающая постоянный приток чистого свежего воздуха, и температура воздуха в помещениях около 20 градусов (это значение признано оптимальным для нормальной работоспособности человека). Считается, что соблюдение всех норм эргономики увеличивает производительность труда сотрудника компании до 30 % за счет меньшей траты времени и меньшей утомляемости, кроме того, соблюдение этих норм благотворно сказывается на состоянии здоровья сотрудников. Кроме того, рабочее место многих сотрудников должно подразумевать наличие дополнительной мебели, оборудования или инвентаря. Так, рядом с рабочим столом главного бухгалтера следует предусмотреть установку сейфа, а рабочее место работника лаборатории требует лучшего и более удобного, чем для большинства других сотрудников, освещения.