Фактически смысл в существовании административно-хозяйственного отдела появляется в компаниях, штат сотрудников которых превышает 30 человек, причем функции всего этого отдела обычно исполняет только один сотрудник (обычно он носит должность завхоза или офис-менеджера). Этому человеку приходится выполнять все функции АХО (разумеется, без учета тех, что связаны с какими-либо дополнительными структурами и помещениями, появляющимися обычно в более крупных компаниях), т. е. буквально работу каждого сотрудника аналогичного отдела в большей компании. Такой сотрудник работает как грузчик, электрик, специалист по теплосетям, ремонтник, телефонист и т. д. Он вынужден составлять все сметы, содержать базы данных и архивы и даже заниматься снабжением офиса всем необходимым (канцелярскими принадлежностями, едой, питьевой водой и пр.). Однако далеко не всегда в таких, относительно небольших, компаниях существуют должностные инструкции, которые бы указывали каждому из сотрудников его обязанности, поэтому список функций может варьироваться в каждом конкретном случае.
В компаниях, штат сотрудников которых достигает 100 человек, одному человеку становится слишком трудно контролировать все, что происходит в офисе (которых может быть уже несколько, причем находиться они могут довольно далеко друг от друга). Только в таких компаниях начинает действительно функционировать административно-хозяйственный отдел, так как в меньших все его функции выполняет обычно один человек. Для компании со штатом около 100 человек в АХО должно входить не менее 3-ех сотрудников: офис-менеджер (отвечает за своевременную закупку качественных канцелярских принадлежностей и расходных материалов и контролирует работу обслуживающего персонала, т. е. секретарей, уборщиц, курьеров и т. д.), «завхоз» (сотрудник, на плечи которого ложится решение всех хозяйственных проблем, своевременный ремонт офиса, ремонт или установка технического оборудования и мебели и т. д.) и собственно администратор (руководитель) АХО. В обязанности администратора входит контроль над нормальным функционированием офиса (т. е. контроль над текущим состоянием офиса и прочих территорий, зданий и помещений компании, принятие решений о проведении капитального или косметического ремонта и его планирование и т. д.), контакты с государственными и муниципальными службами и договоры с обслуживающими организациями и поставщиками товаров, необходимых для бесперебойного функционирования офиса. Составление смет расходов также входит в обязанности администратора АХО; причем в его обязанности входит не просто подписать договор и распланировать ремонт офиса, но и найти оптимальный вариант, когда при наименьшей возможной трате денежных средств достигается наибольшее возможное качество проделываемой работы или закупаемых товаров. Если же у компании есть несколько помещений, то обычно административно-хозяйственный отдел включает в себя минимум одного сотрудника для каждого из объектов (как правило, в должности офис-менеджера).
В компаниях со штатом, превышающим 300 человек, административно-хозяйственный отдел обычно уже имеет форму развитой разветвленной структуры. Помимо обязательной группы офис-менеджеров, которая отвечает за нормальное функционирование каждого рабочего помещения, принадлежащего компании, в АХО входит собственная бригада специалистов (электрик, сантехник, специалист по теплосетям, грузчики и т. д.), выполняющая ряд необходимых хозяйственных работ: срочные и плановые ремонты технической аппаратуры и коммуникаций, проведение профилактических работ и т. д. Эта бригада также может использоваться для иных, более мелких хозяйственных работ на каких-либо объектах компании (ремонт и сборка мебели, установка ламп в осветительных приборах, утепление окон и т. д.). Нередко администратор административно-хозяйственного отдела в компаниях такого размера находится в должности заместителя генерального директора; в его обязанности входит координация работы АХО и контроль над ее выполнением, а также учет хозяйственно-финансовых операций и ведение документооборота и архивов.
Наконец, в компаниях, штат сотрудников которых составляет более 600–700 человек, административно-хозяйственный отдел имеет собственный штат порядка 30 сотрудников. Здесь АХО выполняет ряд всевозможных работ, обеспечивающих бесперебойное функционирование компании: снабжение офисов всем необходимым для нормальной работы сотрудников, обслуживание технической аппаратуры и различных коммуникаций, эксплуатацию различных объектов компании, ремонт аппаратуры и помещений; административно-хозяйственный отдел также периодически проводит инвентаризацию собственности компании и учет всех проводящихся хозяйственно-финансовых операций. Разумеется, администратор АХО в компаниях такого размера уже не должен самостоятельно выполнять множество мелких хозяйственных работ; в его обязанности входит налаживание и поддержание связей как с государственными и муниципальными контролирующими органами, так и с сотрудниками административно-хозяйственного и прочих отделов компании.
Если систематизировать административно-хозяйственные функции (т. е. все те, за выполнение которых отвечает администратор АХО), то все их можно разбить на шесть групп:
1) обеспечение нормальной деятельности (т. е. все те функции, невыполнение которых создает существенные помехи работоспособности сотрудников компании):
а) своевременное снабжение канцелярскими принадлежностями;
б) снабжение расходными материалами;
в) снабжение офисным инвентарем;
г) снабжение хозяйственными товарами;
д) поддержание в рабочем состоянии офисного технического оборудования, мебели, коммуникаций (плановый и срочный ремонты, проведение профилактических работ);
е) обеспечение связи сотрудников (подключение к городским телефонным линиям и их эксплуатация, подключение мобильных телефонов, выделенных линий сети Internet и т. д.);
ж) осуществление крупных разовых закупок офисного оборудования, технической аппаратуры, мебели и т. д.
2) работа с документами (т. е. процессы хранения и систематизирования информации):
а) составление смет расходов на хозяйственные нужды;
б) ведение баз данных (например, по товару на складах), библиотек;
в) ведение архивов (т. е. хранение старых баз данных, библиотек, смет и прочих документов);
г) разработка и поддержка файлинг-системы;
3) эксплуатация территорий, помещений, построек (обслуживание объектов компании с целью создания благоприятной для работы обстановки):
а) обустройство прилегающих территорий (уборка территорий, озеленение, приведение в порядок зеленых посадок и т. д.);
б) уборка помещений;
в) эксплуатация построек (сантехника, тепловые сети, обеспечение электричеством, газом и водой, поддержка систем коммуникаций и т. д.);
г) оформление помещений (желательно по всем эргономическим нормам и требованиям);
д) ремонт помещений (как косметический, так и капитальный, вплоть до перестройки отдельных помещений);
4) организационные работы:
а) организация различных мероприятий (презентации, праздники, корпоративные вечеринки, собрания и т. д.);
б) организация приемлемых рабочих мест (с точки зрения эргономики: удобный стол, хорошее освещение, подходящие для рабочей обстановки цвета и т. д.);