1. Подготовка приказа руководителя компании об участии в выставке. Определение ответственных исполнителей и координатора (уровень коммерческого директора, зам. генерального директора).
2. Создание идеи стенда (своими силами или передачей на аутсорсинг, специализированным компаниям). Определение сметы расходов.
1. Подготовка приказа руководителя компании об участии в выставке. Определение ответственных исполнителей и координатора (уровень коммерческого директора, зам. генерального директора).
2. Создание идеи стенда (своими силами или передачей на аутсорсинг, специализированным компаниям). Определение сметы расходов.
3. Подача заявки в выставочный комитет. В заявке нужно указать:
минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м);
расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура);
габариты стенда (длина и ширина);
тип стенда (в ряду, угловой, и др.);
отклонение от заранее заданной схемы распределения места;
конструкцию (одно- или двухэтажный стенд);
данные о выставляемых товарах (структура по отраслям);
субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы;
данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.
4. Определение числа задействованных структур компании и аутсорсинговых фирм. Компания отдел маркетинга, отдел главного конструктора, отдел внешнеэкономической деятельности, представительство компании на месте проведения выставки; экспериментальный цех, транспортный цех. Аутсорсинг рекламное агентство, экспедиционно-транспортная фирма, таможенный брокер и др.
5. Изготовление необходимого оборудования, упаковка, подготовка к транспортировке, отправка.
6. Определение списка делегации, согласование списка с руководством. Обязательные участники делегации:
представитель руководства компании;
представитель отдела маркетинга переговоры с посетителями, консультации в вопросах ценообразования, логистики;
стендисты специалисты компании, компетентные в технических вопросах;
наладчик оборудования техник или квалификационный рабочий;
переводчик.
Нанимаются на месте или дополнительно включаются в состав делегации: грузчики, монтажники, организаторы эвент-мероприятий, промоуторы, гидыпереводчики.
Отдел маркетинга и ответственный исполнитель проекта должны обеспечить питание, проживание и условия для работы всему персоналу.
Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки (ярмарки) предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии. С точки зрения технического исполнения стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.
Функциональные зоны. Каждый стенд будь он большой или маленький разделяется на три функциональных части, или зоны, которыми определяются его общие размеры.
Презентационная площадь. К презентационной площади относятся в целом все поверхности для экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры для демонстрации и проведения мероприятий. Стенд как средство коммуникации должен иметь зону для переговоров. Персонал должен иметь достаточное место для переговоров с клиентами и чувствовать себя комфортно на стенде. В зависимости от вида товаров и типа переговоров могут быть устроены уголки со столами и стульями, небольшие закрытые кабинеты и внутренние изолированные просторные помещения.
Подсобные помещения внутри стенда. К ним относятся: кухня, склад, место для хранения печатных материалов и проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для персонала, сервисной службы (бюро).
Стенды могут быть как площадкой в 4 кв.м. с двумя стенами, так и трехэтажным сооружением общей площадью до 600 кв.м.
Типы стендов:
линейный;
угловой;
визави (два линейных стенда друг против друга);
«остров»;
сквозной.
Очное участие в выставке может не ограничиваться неким стендом, возможно:
групповое участие несколько компаний на одном стенде;
Go-экспозиция;
перформанс промоакция на территории выставки;
симбиотическое участие размещение информации о компании на территории дружественных стендов.
Форма участия зависит от целей и задач, которые ставит компания перед собой, а также креативной идеи выставки.
Промоутеры сотрудники стенда, чья задача привлекать внимание к стенду. Силами промоутеров проводятся BTL-акции.
Для улучшения взаимодействия фирме следует:
за несколько дней до открытия выставки направить приглашения клиентам фирмы, информирующие об ее участие в выставке; при общение с посетителями выставки необходимо интересоваться, какая фирма проявляет интерес к вашей продукции;
в разговоре не следует доминировать, внимание необходимо направлять на делового партнера, выслушивая его речь;
по завершение диалога следует обменяться визитками, чтобы собрать определенную базу данных потенциальных клиентов, что позволит представить перспективу дальнейшего сотрудничества.