На 85% решает тема письма. Если это новость, то лучше ее прямо в тему и написать очень кратко, к примеру: «Задержан губернатор, подозреваемый в хищениях». Такое письмо откроют всенепременно.
Время рассылки очень важно. На местном уровне отправлять пресс-релиз в пятницу вечером почти бесполезно, если это не чрезвычайное событие, не сенсация и проч. Рядовой релиз, если время ждет, лучше отложить на утро понедельника. Ибо тогда он будет восприниматься как свежачок. С другой стороны, сейчас не только федеральные СМИ, но и многие региональные (в первую очередь электронные) перешли работать на круглосуточный режим. И в отсутствие других достойных новостей в субботу и воскресенье ваш пресс-релиз может быть опубликован. Надо прикидывать в каждом конкретном случае, смотреть на общую информационную картину текущего дня.
Приписки в теле письма: «Срочно в номер!», «К размещению!», «На сайт!», «Примите новость для публикации!» отдают приказами и вызывают неприятие. Вот назло могут не поставить.
Смотрите, куда и кому вы шлете. Сообщение об открытии школы в Мурманске, разосланное по СМИ Южного федерального округа, в лучшем случае вызовет недоумение. В худшем письмо пометят как спам, и вы больше туда не достучитесь. Не давайте медиа, пишущим\снимающим об авто, новости про здравоохранение и т. д. База рассылки должна быть тематически и географически выверенная. И ее периодически нужно обновлять, проверять, чистить. А если речь в сообщении идет о каких-то узких темах, потрудитесь отправить его только в те медиа, которые ими интересуются. Рассылать всему свету всё, что заблагорассудится, значит, совать листочек с пресс-релизом в бутылку и пускать по синему морю. Может, какой-то Робинзон со скуки на необитаемом острове и прочитает вслух попугаям. Вы такого ждете выхлопа?
Откликайтесь на просьбы Р и Ж удалять из рассылки адреса или добавлять новые. Иначе на вашу рассылку могут пожаловаться, что чревато скандалами и проблемами вплоть до блокировки почты.
Постоянные баталии идут по поводу того, в каком виде отправлять сообщения. Все редакции привыкли по-разному. Поэтому применяем всё вместе. В теле письма нужно разместить текст + прикрепить файл текстовой и мультимедийный. Если где-то в кладовке лежит много фото, видео, инфографики надо дать ссылку. Просто давать ссылку на сайт, где лежит текст и проч., плохая идея. Мало кто перейдет по ссылке, если только не заявлена сенсация.
Есть специальные сервисы и платформы для рассылок. Если у вас тысячи адресов, то это удобно, и аналитическую информацию можно получать сколько народу соизволило открыть письмо, к примеру. А если довольно узок круг получателей, лучше вручную. Тогда будет хоть какой-то живой контакт с этими кровопийцами.
Адрес, с которой идет рассылка, должен быть профессиональный. Можно, конечно, отправлять релизы про запуск космического корабля с королевой Елизаветой на борту с адреса cheburashka@mail.ru И это даже прокатит, если получатели точно знают, кто и откуда отправляет. Но вот новые получатели почты могут усомниться в достоверности информации. И если пресс-релиз не алё, никто и не будет уточнять, кто его отправил, просто выкинут. Пользуйтесь корпоративными доменами, это располагает.
Излишне не долбите медиа после каждой рассылки, не стоит без конца писать и звонить с вопросами: «А получили?», «А поставите?», «А почему вы такие гады?». Ж и Р скоро перестанут брать трубку и отвечать вам в мессенджерах и соцсетях. Так можно действовать только с теми редакциями, с которыми хорошие отношения, и только если это очень важное для вас сообщение. Требовать, умолять, угрожать, шантажировать, рыдать может сработать разок-другой, но в целом путь в никуда.
Но периодически в профессиональных чатах у Р и Ж можно спрашивать: паршивцы, все ли вы получаете мои драгоценные рассылки? Удовлетворяетесь ли? Может, вам, гнидам, еще что-то надо? Стоит позвонить один раз тем, кто вообще не ставит ваши пресс-релизы никогда, чтобы понять раз и навсегда оно им надо или нет и в каком виде. Кстати, может, до конкретных СМИ попросту не доходят ваши письма. А они ждут, ждут
Через месяц точно звонить не надо. Уже никто не поставит. Только по великой любви, небольшой мзды и то задним числом (если надо для отчета).