Разумеется, Проектный офис остается для участников проектной деятельности наставником, но теперь становится более строгим, и уже спрашивает с руководителей проектов результаты их деятельности, отчитываясь перед руководством компании по всем текущим проектам.
Уровень 5. Постоянные улучшения
Высшей ступенью развития Проектного офиса является стадия постоянных улучшений. На этом уровне возникает так называемый Стратегический Проектный офис, который не просто контролирует параметры проектов, но и отвечает перед руководством компании за успешность реализации проектов.
На пятом уровне Проектный офис принимает активное участие в сборе и оценке идей проектов, формирует Портфель проектов компании, отвечает за качество ведения проектов, за достижение результатов проектов, за исполнение бюджетов и сроков реализации.
Более того, Проектный офис постоянно развивается, получая обратную связь от руководства компании, внедряет новые инструменты и методы, проводит обучение участников проектной деятельности, развивает информационную систему управления проектами.
Используя модель зрелости Керцнера (или любую другую), выберите совместно с Заказчиком требуемый целевой уровень зрелости будущего Проектного офиса, и опишите более детально выбранный уровень. Это позволит Вам избежать ложных ожиданий, связанных с функциями и ответственностью Проектного офиса в компании.
Определите ключевые Принципы управления проектами
Определите ключевые принципы управления проектами, проговорите и согласуйте их с Заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, чтобы убедиться в том, что эти принципы не противоречат их ожиданиям, ограничениям, корпоративной культуре компании и так далее.
Пример, как могут выглядеть принципы управления проектами (выдержка из регламента управления проектами производственной компании), приведен ниже.
Принципы управления проектами:
централизация полномочий по принятию всех оперативных решений и ответственности за достижение целей и решение задач проекта на уровне руководителя проекта;
целостность и непротиворечивость проекта как временной структуры;
согласованность взаимодействия участников команды проекта;
регламентированность действий и коммуникаций участников проекта;
работа в едином технологическом пространстве (проектный сервер);
свободный информационный обмен внутри проектной команды;
экономическая целесообразность проектной деятельности: задачей управления проектами является минимизация финансовых рисков и дополнительных/внеплановых затрат;
формирование проектных команд по принципу «сбалансированной матрицы». Специалисты подразделений компании принимают участие в работе проектных команд на временной основе, в соответствии с планами проектов. При этом, оставаясь в административном управлении руководителей подразделений (ресурсных менеджеров), на время своего участия в проектах они переходят в функциональное управление РП в соответствии с Уставом проекта и планом-графиком проекта (при необходимости может быть выпущен дополнительный приказ по Компании);
предварительное резервирование ресурсов на этапах инициации и планирования проектов при подготовке Устава проекта, разработки расписания и бюджета проекта, которые согласуются с ресурсными менеджерами и утверждаются Наблюдательным Советом;
фокус внимания при управлении проектами и обсуждении их прогресса делается не на фиксацию достигнутых результатов, а на выявление/предупреждение любых отклонений от плана в перспективе. Все, что уже произошло и невозможно изменить принимается к сведению;
выделение дополнительных ресурсов санкционируется УК либо НС на основании аргументированного запроса руководителя проекта, согласованного Куратором проекта.
Согласуйте Концепцию Проектного офиса
Иногда бывает полезно согласовать с Заказчиком некую концепцию Проектного офиса синхронизировать ожидания. Ниже пример концепции для одного из проектов внедрения проектного управления.
Концепция проектного офиса компании *********
Проектный офис (РМО) подразделение Компании. Руководитель проектного офиса напрямую подчиняется генеральному директору Компании. Сотрудники РМО руководители проектов (РП). Проектный офис единый центр управления проектами компании.