Всего за 400 руб. Купить полную версию
Глава 2. Совещания как институт управления компанией
2.1. Служебные совещания в управленческой деятельности
Служебные совещания являются неотъемлемой частью управленческой деятельности и с технической точки зрения находятся в центре системы менеджмента компании. Совещания были, есть и будут важной компонентой корпоративной культуры, несмотря на наличие современных компьютеров, локальных сетей, электронной почты и телефонов. Совещания незаменимы, как площадка для обсуждения актуальных проблем, выработки управленческих решений, как способ снятия информационного неравенства, место для объективного анализа сложных вопросов и консолидации персонала.
Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя подобно приводным ремням и смазке для различных организационных осей и колес компании. Без подготовленных совещаний рабочее время и в существенно большем объеме, будет неизбежно затрачено на случайные или вынужденные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.
Служебные совещания должны быть встроены в контур управления предприятием, сознательно включены в последовательность управленческих процессов, исполняемых должностными лицами на всех уровнях управления по организации, планированию, контролю и анализу деятельности компании.
Правильно организованные совещания позволяют привлечь наиболее квалифицированных и инициативных сотрудников, нацелить их на актуальные вопросы развития компании. На этих мероприятиях осмысливаются и получают распространение наилучшие приемы и технологии работы, передовой опыт, знания, накапливается коллективная «мудрость» компании, формируется своего рода виртуальный «мозг» предприятия.
Примеры полезных качеств, достоинств и пользы совещаний приводятся ниже.
1. Экономия рабочего времени
Сокращение потерь времени на информационное взаимодействие и выработку решений.
2. Выработка управленческих решений
Консолидация интеллектуальных сил, всесторонний учет обстановки, выработка оптимальных решений.
3. Распределение служебных обязанностей
Учет возможностей сотрудников, распределение работ, учет результатов работ, расстановка людей.
4. Организация, координация и контроль
Организация и интеграция коллективных действий, оперативный контроль, своевременное устранение рассогласований, раннее выявление проблем.
5. Поддержка повседневной деятельности
Поддержка оперативной деятельности, повседневная текущая работка компании (подразделения, проекта, рабочей группы).
6. Обеспечение информационного равенства
Информирование, исключение слухов, совещания как единый источник правды о положении дел.
7. Использование передового опыта
Информирование о достижениях, фиксация, накопление и
распространение передового опыта.
Что понимается под контуром управления предприятием?
Согласно определению, данному в энциклопедическом словаре, контур управления это замкнутая цепь звеньев системы управления, в которой посредством прямых и обратных связей соединены субъект и объект управления (рис. 2.1). В контуре управления реализуется процесс управления, как циклически повторяемая смена следующих фаз:
а) получение субъектом управления информации о состоянии внешней среды и объекта управления;
б) преобразование полученной информации в принимаемое решение, определяющее меры управляющего воздействия;
в) передача решения на исполнение оказание воздействия на объект управления.
Чем сложнее управляемый объект, тем из большего числа контуров управления состоит система управления, при этом число контуров устанавливается по числу обратных связей в схеме управления. Обычно при анализе систем управления разделяют организационные и технические структуры. Для организационных структур субъект управления (управляющий, руководящий или распорядительный орган компании), осуществляет целенаправленное воздействие на исполнительные элементы системы (персонал, сотрудников) с помощью соответствующих планов, распоряжений, поручений.
Примеры реализации контуров управления на предприятии можно увидеть в системе планирования работ, при управлении финансами, в кадровом менеджменте, управлении производством и т. д.