Всего за 400 руб. Купить полную версию
В качестве субъекта управления может выступать должностное лицо, например генеральный директор, начальник отдела, руководитель проекта, и т.д., так и коллегиальные органы управления, к которым относится и служебное совещание.
О месте совещаний в схеме управления предприятием
Существуют различные схемы и формы описания систем управления и структурных связей предприятия, приведем одну из них. В этой схеме (рис. 2.2) определены 6 основных блоков и указаны связи между ними, а именно:
Блок 1 внешняя среда, в которой действует предприятие (рынок, продукты, услуги, потребители, партнеры, конкуренты, нормативная база,..).
Блок 2 орган управления, субъект управления руководство на всех уровнях управления предприятием.
Блок 3 система планирования, представленная единым интегрированным оперативным планом, ориентированным на управление всеми сторонами деятельности предприятия.
Блок 4 система управления, коллегиальный орган выработки управленческих решений, включая служебные совещания, на всех уровнях менеджмента компании.
Блок 5 система мониторинга и база данных показателей внутреннего состояния и внешней среды компании.
Блок 6 объект управления (предприятие, компания, подразделение, проект, ).
Менеджмент, использующий систему планирования, систему совещаний и систему мониторинга, во взаимодействии образуют субъект управления предприятием. Субъект управления реализует цели компании путем исполнения итеративно циклических процессов управления. В состав этих процессов входит планирование работ, организация их выполнения, контроль хода и результатов, а также корректировка всех планов на новый период времени.
Данная функциональная структура эквивалентна широко известным в теории управления схемам, построенным с использованием прямых и обратных связей. С технической точки зрения, совещания находятся в центре этой схемы, являются компонентой субъекта управления и включены в контур управления, поскольку находятся в цепи обратной связи, образованной через посредство системы мониторинга объекта управления (предприятия) и внешнего окружения компании.
Совещания при разрешении кризисных ситуаций
Совещаниям в условиях кризиса отводится центральное место. Обычно создаются различные штабы, в которых проводятся совещания по кризисным ситуациям на временной или постоянной основе. Работу ситуационно кризисных центров (СКЦ) сейчас даже по телевизору регулярно показывают, например, как успешно МЧС руководит борьбой с наводнениями, пожарами и землетрясениями по всему миру.
Основной целью создания СКЦ является выработка и реализация управленческих решений по выводу предприятия из кризисных ситуаций и возвращению в нормальный режим работы. Функции кризисного центра включают:
1. Мониторинг внутренних и внешних событий, отображение оперативной обстановки и своевременное выявление кризисных ситуаций;
2. Информационную поддержку процессов подготовки и принятия решений в кризисных ситуациях;
3. Организацию и контроль разрешения кризисных ситуаций;
4. Информационную поддержку и автоматизацию индивидуальной и групповой деятельности должностных лиц и коммуникаций между ними в процессе разрешения кризисных ситуаций;
5. Ведение единой базы данных (базы знаний) о кризисных ситуациях;
6. Разработку регламентов действий должностных лиц в кризисных ситуациях;
7. Подготовку (тренинг) должностных лиц по разрешению типовых кризисных ситуаций.
Но ведь такая деятельность кризисного центра или штаба это по существу непрерывное совещание, проводимое руководителем, с докладами ответственных лиц (участников совещания), выработкой решений, выдачей поручений, организацией и контролем исполнения.
Различия в управлении компанией при нормальном ходе работ и в кризисных ситуациях не так уж велики. Поэтому серьезные коммерческие структуры переходят к использованию специально оборудованных ситуационных комнат, созданию фактически центров управления, в т.ч., для проведения регулярных служебных совещаний в постоянном режиме, а не только в чрезвычайной обстановке.
Информационный контекст в таких комнатах поддерживается с помощью больших экранных панелей, на которые выводятся отчеты, показатели, документы, отражающие деятельность предприятий и сопровождающие вопросы совещаний. Возможность для участников оперативно, прямо на совещании, получать практически любую информацию из корпоративных баз данных предприятия снимает еще одно ограничение на пути превращения совещаний в оперативный инструмент управления.