Факторы успеха проекта УБП:
1. Вовлеченность в проект руководителя компании (наличие так называемого спонсора проекта). Готовность руководителя поддерживать проект, инвестировать в него время и деньги, внимание, личная заинтересованность.
2. Менеджер проекта УБП обладает опытом управления подобными проектами и опытом работы в бизнес-подразделениях компаний.
3. Проект связан со стратегией организации.
4. Проект или несколько проектов согласованы между собой и с архитектурой процессов компании.
5. Проект внедряется системно и структурированно, с учетом стратегии компании, принципов ее осуществления, поведенческих аспектов внедрения.
6. Сотрудники поддерживают проект и позитивно относятся к изменениям.
7. У сотрудников достаточно полномочий для выполнения задач и возможностей проявить свой потенциал.
8. Опыт запуска и завершения проектов УБП должен учитываться при подготовке всех новых проектов компании.
9. После завершения проекта процессы должны быть структурированы таким образом, чтобы компания понимала, как поддерживать их эффективность и продуктивность в будущем.
10. Информацию о ценностях и выгодах, которые создает проект по мере своей реализации, должны знать все заинтересованные стороны проекта.
Как внедрить УБПДля эффективного внедрения УБП важны баланс и согласованность между потребностями компании и возможностями службы информационных технологий (ИТ). После того как в компании принято решение о необходимости проекта УБП, нужно выбрать сценарий внедрения. Выбор зависит от того, насколько увлечен темой УБП бизнес-менеджер (генеральный или исполнительный директор, руководитель подразделения).
Четыре сценария внедрения проекта УБП1. «Вне поля зрения». Бизнес-менеджер мало владеет информацией об УБП, не уверен в преимуществах такого подхода и не очень ими интересуется.
2. «Пилотный проект». Бизнес-менеджер полностью владеет информацией об УБП, но не уверен в результате и для начала готов запустить только небольшой пробный проект.
3. «Обычная работа». Сценарий подходит компаниям с большим опытом внедрения проектов УБП, где бизнес-менеджер ориентирован на процессы и проекты УБП (его повседневная работа).
4. «Рулевой». Проектом управляет сам бизнес-менеджер, полностью владеющий информацией об УБП и преданный внедрению подхода в компанию или подразделение, за которое он отвечает.
Этапы внедрения УБП1. Стратегия организации. Без четко обозначенной стратегии и вытекающих из нее целей и задач невозможно усовершенствовать процессы, так как группа проекта не будет понимать, в верном ли направлении она движется, те ли процессы совершенствует, продвигает ли эта работа компанию к достижению ее целей. Все сотрудники и группа проекта должны проникнуться стратегией и быть с ней согласны.
2. Архитектура процессов. Архитектура включает в себя целевые показатели, стратегию, модель бизнеса и основные принципы компании, а также модели внедрения УБП. Архитектура процессов основа для создания и реализации проектов УБП.
3. Стартовая площадка. Этот этап решает три задачи:
Выбор подразделения, в котором будет запущен проект УБП.
Согласование задач и видения процессов, как только процессы, с которыми будет вестись работа, выбраны. Задачи и видение должны быть согласованы со стратегией.
Формальная организация проекта. Определение структуры и объема проекта, обоснование проекта, формулирование ожидаемых выгод, работа с заинтересованными сторонами.
4. Понимание. Сбор базовых метрик процессов для понимания стартовой точки и возможности сверять с ней будущие результаты проекта. Анализ причин и возможностей получить быструю выгоду. Лучший вариант для проекта скорейший выход на самофинансирование за счет таких быстрых выгод.
5. Инновации. Формирование дополнительных метрик, которые можно будет сравнивать с базовыми, полученными на этапе понимания. Поиск вариантов новых процессов, при необходимости имитационное моделирование, учет затрат, планирование ресурсов, выбор лучшего варианта. Для этого этапа нужно привлечь как внутренних специалистов (группа проекта, сотрудники компании), так и внешних.