Управление мышлением коллектива задача не из лёгких и под силу лишь формальным или неформальным лидерам. Руководитель, коим вы и являетесь, это уже формальный лидер, который в отличие от неформального лидера имеет больше прав, полномочий и возможностей для воздействия, в том числе на последнего. Помните это, склоняйте на свою сторону лидеров, и сосредоточьтесь в первую очередь на культурных изменениях.
Один из часто задаваемых руководителями вопросов можно сформулировать примерно следующим образом: «чем отличается решение проблем от непрерывного совершенствования?» Понимание разницы между культурой решения проблем и культурой непрерывного совершенствования необходимо для развития lean в организации. Разумеется, не решая проблемы невозможно совершенствоваться, ведь это похоже на бег с камушками в ботинках. Воспитание культуры решения проблем должно на шаг опережать культуру непрерывного совершенствования, чтобы не получилось совершенствования хаоса, что, несмотря на абсурдность формулировки, часто встречается на практике.
Прежде чем улучшать процесс его необходимо стабилизировать и решить постоянно возникающие проблемы. Часто встречаются ситуации, когда при постоянно возникающих проблемах организация старается не стоять на месте и внедряет какие-либо улучшения, что в свою очередь ни сколько не уменьшает, а наоборот значительно увеличивает количество имеющихся проблем.
Графически отличие решений проблем и непрерывного совершенствования можно представить в виде следующей схемы (см. рисунок).
Проблема отклонение от стандарта, соответственно решение проблемы это приведение чего-либо (показателя, ситуации, даже расположения предметов) к стандарту.
Совершенствование это улучшение стандарта, поиск и извлечение неких скрытых возможностей, их проверка и отражение в уже новом, обновлённом стандарте.
Из рисунка становится видно, что решая одни только проблемы и концентрируясь только на них, невозможно добиться выдающихся результатов, необходимо постоянно совершенствоваться. Так же из рисунка можно понять, что нельзя совершенствоваться при наличии нерешённых проблем, периодическое непредсказуемое появление которых является прямым показателем нестабильности процесса.
Таким образом, вырабатывая в коллективе культуру решения проблем, мы обеспечиваем стабильность основных процессов организации, а непрерывно совершенствуясь, мы ускоряем достижение поставленных целей.
Культура решения проблем формируется следующими парадигмами:
Проблема возможность для улучшения (потенциал).
Выявление проблем долг, решение проблем честь.
Каждая проблема имеет решение.
Нет стандарта нет проблемы.
Решай проблему незамедлительно, столкнувшись с ней, либо делай первый шаг к её решению.
Подумайте над этими формулировками, они как никакие другие отражают суть lean-мышления в направлении решения проблем. Моя любимая первая парадигма, ваши коллеги и подчинённые действительно могут научиться воспринимать проблемы как возможности. В английском варианте это называется «challenge» (вызов), когда руководитель принимает на себя амбициозные цели, преодолевает проблемы и получает результат вместе с соответствующим поощрением. В свою очередь, для обеспечения формирования данных парадигм необходимы соответствующие условия. Необходимо замотивировать коллектив. Чтобы сделать это, забудьте про критику при выявлении проблем, поощряйте подчинённых к этому. Учите их расставлять приоритеты и решать проблемы. Изменить отношение к проблемам, как правило, бывает очень сложно, но это необходимо делать, начиная, в первую очередь, с себя. Ниже приведены вопросы к руководителям и подчинённым, направленные на изменение отношения к проблемам и формирование приведённых выше парадигм:
Какие возможности (подразумевается проблемы) выявлены в этом процессе?
Назовите три самых главных (значимых, серьёзных) проблемы вашего участка (цеха, процесса, операции, производства)?
Как мы можем реализовать эти возможности (решить проблемы)?
Почему это проблема? В чём измеряется эта проблема?
Какие меры приняты незамедлительно для решения этой проблемы?
Какие проблемы мы можем решить сегодня, чтобы двигаться вперёд?
Непрерывные улучшения, в свою очередь, являются логическим продолжением культуры решения проблем: если в настоящий момент нет проблем надо улучшать. Научившись решать проблемы и воспринимать их как возможности для улучшения, остановиться будет трудно, поэтому мы не приводим примеры парадигм, характерных для культуры непрерывного улучшения. Однако существует ряд условий, которые необходимо обеспечить как для поддержания культуры решения проблем, так и для организации процесса непрерывных улучшений: