Открытие доступа к НСА для общественности всегда связано как с рисками раскрытия конфиденциальной информации и персональных данных, так и с риском увеличения количества запросов;
Чем в большем объёме раскрывается НСА, тем обычно больше претензий от недовольных пользователей к объему, качеству и уровню раскрытия информации об архивных документах.
Опыт зарубежных архивов
В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.
Тем не менее, хороший НСА создаётся и поддерживается тогда и только тогда, когда в нем кровно заинтересованы сами архивисты. Типичной является тенденция к использованию как самими архивистами, так и исследователями одних и тех же архивных информационных систем (естественно, с предоставлением исследователям урезанных прав доступа).
С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам. Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.
Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал. Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.
Создание НСА это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы. В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:
Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.
Там, где есть возможность автоматизировать процессы создания НСА в архиве и/или забрать уже созданный в делопроизводстве НСА вместе с документами, переработав его в нужный вид в автоматизированном режиме видна тенденция к более детальному описанию, с переходом от уровня дел к уровню документов и отдельных архивных объектов.
Сейчас на подходе целый комплекс инновационных технологий, позволяющих в корне изменить как методы поиска информации по архивным материалам, так и методы составления НСА. Особенно это касается таких «трудных» материалов, как рукописные тексты, тексты на иностранных языках, изображения и фотографии, аудио- и видеодокументы. Создаваемые НСА, как правило, представляют собой базы данных, которые, при наличии на то доброй воли, могут быть сделаны общедоступными. В настоящее время выполняется целый ряд вполне успешных пилотных проектов такого рода.
В отдельные пилотных проектах изучается возможность использования при составлении и совершенствовании НСА технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и больших данных.
Коммерческий сектор в настоящее время, помимо прочего, предоставляет услуги по оцифровке документов и созданию НСА, посредством обработки как физических, так и электронных материалов, в том числе в виде облачных услуг. Подобные услуги делают инновационные технологии в принципе доступными даже для небольших архивов со слабой материально-технической и финансовой базой.
Что нас ожидает в ближайшем будущем?
В настоящее время в тех случаях, когда у исследователя имеется доступ к полнотекстовым базам данных, полнотекстовой поиск самым активным образом уже используется для поиска нужных материалов среди сотен миллионов документов, позволяя выделить те, в которых упоминается тот или иной термин, организация, человек, место и т. д.