Храмцовская Н. А. Научно-справочный аппарат архивов: проблемы и тенденции
к.и. н. Н.А.Храмцовская. По образованию я историк, закончила Московский Государственный Университет. Кандидат исторических наук. Свою карьеру начинала как архивист, а затем освоила и управление документами и консультационную работу. Мне довелось участвовать в интереснейших отечественных и международных проектах, в т.ч. в таких, как MoReq2, MoReq2010, InterPARES Trust и проект создания базы данных архивной терминологии Международного совета архивов (МСА). Сейчас я работаю ведущим экспертом по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». Меня интересует всё, что относится к этой области: традиционные и электронные технологии; как вопросы управления документами и архивного дела, так и проблемы информационной безопасности, а также роль всех этих дисциплин в проектах построения «электронного» и «открытого правительства». Много сил трачу на пропаганду современных методов работы, в том числе на написание статей, число которых, кажется, перевалило за три сотни; на преподавание, перевод зарубежных стандартов и нормативных документов. Участвую в работе Международной организации по стандартизации в качестве национального эксперта. Являюсь членом МСА, ассоциации ARMA International и Гильдии Управляющих Документацией.
Блог: http://rusrim.blogspot.com/
https://www.slideshare.net/sspchram/
https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/videos
Когда речь заходит о научно-справочном аппарате (НСА) архива, то в первую очередь говорят об описях, поскольку это самый распространённый вид НСА, который создается, как правило, источником комплектования и передается в архив вместе с документами. Основная проблема описей степень их информативности и точности сведений.
Следует отметить, что описи выполняют две функции. С одной стороны, они используются для учёта поступивших в архив документов. В этом случае нет необходимости в подробных сведениях о деле и входящих в его состав документах. Для архивистов с многолетним стажем базовых сведений в описях достаточно для выполнения их работы, поскольку с годами нарабатываются практика и знание о том, где и какую информацию документы содержат. Соответственно, неинформативные, «глухие» заголовки дел в описях не редкость.
С другой стороны, как только встает вопрос о предоставлении исследователям возможности работать с описями, возникает множество проблем, поскольку достаточно часто исследователи не обладают всей полнотой знаний, необходимых для выявления в описях дел, которые могут содержать материалы по интересующей их теме.
Со временем были установлены требования к составлению описей, особенно в отношении заголовков дел, но до конца проблема так и не была решена.
Остальные традиционные виды НСА каталоги, картотеки, указатели, обзоры и т.д., обычно составляются в самом архиве архивистами.
Сегодня в сфере архивного НСА идут революционные изменения традиционный бумажный и «бумагоподобный» НСА исчезает, и на смену ему приходят специализированные информационные системы на основе баз данных; как следствие, в создание такого НСА помимо архивистов вовлекаются более высокооплачиваемые ИТ-специалисты, в результате чего данный вид деятельности становится междисциплинарным, требующим более совершенного стратегического и оперативного управления и больших затрат.
Главная проблема НСА экономическая
С моей точки зрения, основная проблема НСА во многом связана с тем, что у архивов нет достаточной заинтересованности в его развитии, а обычно нет и необходимых кадровых, финансовых и материальных ресурсов как для подготовки и актуализации НСА, так и для его размещения в публичном доступе в электронном виде. Это связано с рядом причин:
У архивов и их сотрудников обычно нет достаточно сильной мотивации для проведения работ по созданию и актуализации НСА грубо говоря, денег не дают ни за сам качественный НСА, ни за повышение эффективности труда архивистов, которой он способствует;
Создании НСА обычно связано с большими трудозатратами и дополнительной нагрузкой на сотрудников архивов. При этом часто получается так, что НСА не улучшает условия труда самих архивистов, и нередко создаётся в интересах третьих сторон (например, во исполнение законодательно-нормативных требований);