Почему это так? Процесс это не сферический конь в вакууме. Он существует среди других процессов в общей архитектуре процессов организации. Если вы будете рисовать на схеме взаимодействие процесса с «Ивановым» или «Отделом закупки», то вместо системы взаимодействующих процессов получите управленческий винегрет.
Для успешного моделирования крайне важно представить организацию как систему взаимодействующих бизнес-процессов. Понятно, что в организации есть процессы, которые вообще не связаны между собой.
Будет здорово, если вы также выявите управляющие воздействия (планы, приказы, распоряжения) и нормативные требования к процессу (ГОСТы, регламенты, положения и т.п.). Это важно для анализа контекста. Но управляющие воздействия не всегда целесообразно показывать на схеме процесса.
Затем нужно указать состав участников процесса, но об этом несколько позже.
Кроме входов и выходов очень важно идентифицировать события, инициирующие процесс, и события, завершающие процесс. Например, стартовое событие «Получена заявка на выставление счета», завершающее событие «Выставлен счет на оплату».
События отличаются от входов/выходов. Они определяют условия запуска (продолжения, завершения) процесса.
Если начать описание процесса без определения его контекста, границ и событий, то с вероятностью 99% вы нарисуете не то, что нужно. Работу придется переделывать несколько раз.
1.3. Цель, точка зрения и метод
Перед тем как описывать процесс, важно определиться с тремя вопросами:
цель;
точка зрения;
метод.
Определите цель. Для чего вам нужно описание процесса? Если читателями процесса будут только люди, то схема может быть простой, построенной с использованием минимального количество графических элементов.
Если вы планируете описать только функции, которые выполняются в какой-то информационной системе (например, документооборот), это одно. Если цель получить, проанализировать и использовать для регламентации схему реального бизнес-процесса со всеми его особенностями это другое. Можно описать процесс широкими мазками для общего представления, а можно детально, с учетом всех нюансов.
Пример укрупненного представления процесса открытия депозита в банке:
1. прийти в банк;
2. открыть депозит;
3. уйти из банка.
Достаточно ли такого описания для решения практических задач? Смотря каких
Определите точку зрения (как правило, это точка зрения бизнес-заказчика модели). Ее выбор существенно повлияет на результат. Приведу пример. Как будет выглядеть процесс открытия банковского депозита в банке?
С точки зрения клиента последовательность такая:
прийти в банк;
получить талончик в электронной очереди;
дождаться своей очереди (увы, операция ожидания это тоже часть процесса);
объяснить пожелания сотруднику банка, передать паспорт;
подписать договор;
перейти в кассу и внести деньги;
получить квитанцию о внесении средств;
покинуть банк.
Тот же процесс с точки зрения сотрудника банка (операциониста):
выяснить потребность клиента;
проверить паспорт;
оформить договор и сберкнижку;
оформить депозит в системе;
выдать бирку на внесение денег в кассе, передать документы кассиру.