Они должны были проходить при папском посредничестве[119]. Такое решение было вынужденным шагом для обеих сторон и Баторий и Иван Грозный сознавали необходимость посредничества ввиду особо непримиримого личного конфликта между ними. Согласие на посредничество с польско-литовской стороны было достигнуто в ходе переговоров А. Поссевино с королем в Вильно в июне 1581 г. В августе 1581 г. в королевском лагере под Полоцком состоялись первые контакты легата с русскими дипломатами, неприведшие к ощутимому результату. В августе-сентябре состоялись переговоры А. Поссевино с Иваном Грозным в Старице. 12 сентября он дал окончательное согласие на папское посредничество. 14 сентября А. Поссевино двинулся в Новгород оставив для связи при дворе Ивана Грозного нескольких своих доверенных лиц. Итак, обе стороны готовы были принять посредничество «хитрого иезуита».
Вопрос о начале переговоров был окончательно согласован в королевском лагере под Псковом, куда 5 октября прибыл А. Поссевино. Вплоть до 8 ноября польско-литовская сторона не была уверена в согласии Ивана Грозного начать переговоры. Получив сведения от оставленного в Москве переводчика А. Полонского, что посольство уже выступило из Александровой стороны, королевское окружение стало готовиться к переговорам. В их ходе литовские паны радные стремились доминировать с тем, чтобы нейтрализовать откровенно конфронтационные по отношению к Москве настроения сторонников коронного канцлера Замойского. Король вынужден был лавировать. В итоге в польско-литовскую делегацию вошли в представитель короны браславского воеводы князь Януш Збаражский (который возглавил её) и два представителя Великого княжества Литовского маршалко двороного Ольбрехт Радзивилл и писарь Михаил Богданович Гарабурда, ставший в переговорах с «московитами» секретарем делегации.
Интенсивная подготовка к переговорам велась и в Александровой Слободе. Еще до отъезда послов оттуда 27 октября был отправлен гонец Захар Болтин[120]. Данная ему «наказная память» предусматривала игнорирование протокольных вопросов, неизбежных при его приеме в королевском лагере и ставила главной целью уведомить польско-литовскую сторону в твердом намерении Ивана Грозного начать переговоры[121]. Гонец повез грамоту Ивана IV Стефану Баторию и «опасную грамоту» для проезда послов к месту переговоров. Болтина сопровождали доверенное лицо и переводчик Поссевино Полонский. 12 ноября они прибыли в королевский лагерь[122].
15 ноября Болтин предстал перед Баторием в его шатре[123]. Король как всегда не встал при произнесении царского имени и не спросил о здоровье государя. Прием прошел чисто формально, гонец ответил, что у него не имеется «речей помимо грамот». Собственно, никаких «речей» и не требовалось. Главное заключалось в принципиальном согласии обеих сторон начать переговоры. На следующий день состоялась краткая аудиенция гонца у Поссевино[124]. В тот же день гонец был «на отпуске» у короля. Литовский канцлер О. Волович вручил королевские листы московскому государю и «глейт» «опасную грамоту» для проезда послов. Однако место проведения переговоров не было согласовано.
17 ноября, получив документы от Поссевино, 3. Болтин выехал из королевского лагеря. Путь его лежал в Новгород, куда должны были прибыть русские послы князь Роман Петрович Елецкий и Роман Васильевич Алферьев-Нащокин. Этот выбор царя оказался на удивление удачным оба, особенно князь Елецкий, проявили себя как первоклассные дипломаты. Приговор об отправлении датирован 3 ноября 1581 г.[125] Посольство отбыло из Александровой Слободы в тот же день[126]. Послы двигались в Новгород, куда прибыли 19 ноября[127], и там задержались. Переговоры могли сорваться, так как у послов пока не было «опасных грамот» для продвижения по занятой войсками Речи Посполитой территории. Послы нервничали они не имели сведений о том, насколько успешным было пребывание в королевском лагере гонца Болтина.
Наконец 21 ноября в Новгород благополучно прибыл 3. Болтин с «опасными грамотами». Однако место и сроки проведения переговоров согласовали только 1 декабря, когда в Новгород из королевского лагеря под Псковым прибыл гонец, сын боярский Федор Бегичев с посланием от Поссевино. Местом проведения переговоров был выбран Запольский Ям, по определению В. В. Похлебкина «местечко между г. Порховым и той частью Псковского уезда, которая называется Завеличьем и где проходит гряда водораздела между реками бассейна р. Великой и бассейна р. Шелони[128]. В реальности основные переговоры шли в Киверовой горе[129]. Посольский съезд был назначен на 10 декабря. 2 декабря послы выступили из Новгорода и к 7 декабря прибыли в Бышковичи, где встретились с А. Поссевино. Первый «съезд» состоялся в Киверовой горе 13 декабря.