Визы должны содержать следующее:
1) должности визирующих;
2) личные подписи;
3) расшифровку подписей;
4) дату.
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем организации. В случаях, когда руководитель отсутствует, приказ подписывает его заместитель.
Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, подписывает приложения к приказу. При этом подпись ставится на последнем листе приложения с обратной стороны.
1.2. Правила и инструкции, протоколы
Правила это устанавливаемые нормы и требования, которые обязательны для выполнения.
В свою очередь инструкция представляет собой порядок осуществления какой-либо деятельности с применением положений законодательных и нормативных актов.
Правила и инструкции должны применяться самостоятельно. Данные документы в обязательном порядке подписываются руководителем, их утверждение осуществляется в форме грифа утверждения либо изданием распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций принимает непосредственно руководитель предприятия учреждения, организации.
Подготовка проекта правил и инструкции происходит в общем порядке подготовки документации. Текст проекта (правил, инструкции) должен быть изложен в третьем лице единственного или множественного числа и напечатан на общем бланке. В тексте используются слова следующего содержания: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения
работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).
Раздел «Общие положения» является констатирующей частью правил и инструкций, где указываются: назначение нормативного акта, его сфера действия, а также ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст документов (правил, инструкции) обязательно должен иметь название, а также делиться на главы, пункты, подпункты. По общему правилу главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими.
Составление протоколов относится также к работе кадровой службы. Во время совещания, каких-либо выступлений, докладов, проектов на основании воспроизведенного, ведется запись, а затем составляется протокол. Сбором материалов и подготовкой текста для протокола занимаются секретари и иные сотрудники подразделений, которые готовят вопросы к обсуждению. По истечении 3 5 дней со дня обсуждения должен быть подготовлен текст протокола.
Проекты определенных пунктов протокола визируются подразделением, которое несет ответственность за подготовку, а подлинники вместе с выпиской из протокола о принятых решениях направляются в дело для подшивки в подразделение по исполнению.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
1) председатель или председательствующий;
2) секретарь;
3) присутствовали список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
4) повестка дня;
5) докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали выступили постановили (решили).
В тексте протокола указывается основное содержание доклада либо выступления, а в случае если к протоколу текст доклада прилагается, то в протоколе делается сноска «Текст выступления прилагается».
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.
При необходимости могут быть подведены итоги голосования.
Во время обсуждения высказывается особое мнение, которое может быть записано в текст протокола после соответствующего постановления (решения).
Также существует форма протокола, в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
По окончании заседания протокол подписывается председательствующим и секретарем.
По каждой отдельной группе протоколов происходит их нумерация. Порядковые номера присваиваются протоколам на протяжении всего календарного года.
Однако могут присваиваться и составные номера. К таким протоколам относятся протоколы совместных заседаний, которые включают в себя порядковые номера протоколов организаций, участвующих в заседании.