§ 1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1.1. Приказ, распоряжение
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем предприятия или по его поручению заместителем руководителя.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей кадровой службы.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя (если такой в организации присутствует) в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Нумерация приказов на протяжении всего календарного года происходит в установленном порядке (порядковая нумерация), исключением являются приказы по личному составу и распоряжения, которые нумеруются отдельно.
Копии приказов и распоряжений должны быть заверены печатью и отправлены указанным в рассылке адресатам. Указатель рассылки составляет и подписывает исполнитель, которому также предоставляется копия приказа или распоряжения.
Если в организации имеется свой фирменный бланк, то приказ (распоряжение) печатают на бланке установленной формы.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа приказ;
3) дата и номер указанные реквизиты печатаются центрованным способом;
4) дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например 16 июня 2005 г.; номер состоит из знака «» и порядкового номера приказа, например 23.
Заголовок в приказе должен быть кратким и в точной степени отражать содержание текста.
В конце заголовка точка никогда не ставится.
Например: о командировании работников в
На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок к документу должен быть выровнен по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть обычно начинается со слов «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Она содержит факты и события, которые являются основанием для издания приказа. Однако приказ может быть издан и на основании иного документа. В таком случае в констатирующей части должно указываться наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Проекты приказов заканчиваются преамбулой, в которой содержится завершающее слово «приказываю». Оно печатается вразрядку.
В распорядительной части перечисляются предписываемые действия. Указывается определенный исполнитель каждого действия, а также устанавливаются сроки исполнения. Если характер перечисляемых действий является однородным, то такие действия будут содержаться в одном пункте. Исполнителями действий могут выступать как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица.
Распорядительная часть содержит пункты и подпункты, нумерация которых осуществляется арабскими цифрами. В последнем пункте могут быть указаны сведения об исполнителе, осуществляющем контроль за исполнением приказа.
Приказ может отменять или же дополнять изданный ранее документ или какие-то его положения. В таком случае в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ или соответствующий пункт документа. Также в ссылке должна указываться дата принятия отменяемого документа (пункта документа), его номер и заголовок. Соответственно пункт начинается со слов: «Признать утратившим силу»