Таким образом, состав функций и задач, возложенных на корпоративного секретаря, от компании к компании может изменяться. Ниже приводится функциональная модель деятельности корпоративного секретаря применительно к публичному Обществу, являющаяся наиболее полной.
3.1. Предоставление консультаций членам совета директоров, менеджменту, акционерам компании по вопросам корпоративного права и управления
Реализация данной функции направлена на недопущение действий со стороны органов управления Общества, приводящих к нарушению требований законодательства, устава и внутренних документов Общества, совершения действий, противоречащих решениям, ранее принятым органами управления Общества, а также действий, способных породить конфликт во взаимоотношениях между акционерами, Обществом, его менеджерами и иными стейкхолдерами.
Подобные консультации предоставляются корпоративным секретарем в ходе заседаний коллегиальных органов управления, по запросам акционеров, единоличного исполнительного органа, членов совета директоров и Правления, а также в инициативном порядке.
Заслуживает внимания практика размещения на сайте Общества ответов на вопросы, часто задаваемые акционерами корпоративному секретарю.
3.2. Контроль исполнения требований корпоративного законодательства, устава и внутренних документов Общества, контроль за соблюдением прав и имущественных интересов акционеров при принятии решений органами управления Общества
Данный контроль осуществляется в целях защиты прав и имущественных интересов акционеров, а также предотвращения применения санкций к Обществу, членам его совета директоров и должностным лицам при нарушении требований законодательства, снижения рисков возникновения корпоративных конфликтов.
Состав и содержание контрольных процедур, реализация которых возлагается на корпоративного секретаря, зависит от конфигурации системы корпоративного управления Общества.
При реализации контрольных функций корпоративный секретарь особое внимание должен обращать на соблюдение норм законодательства, связанных с одобрением крупных сделок и сделок с заинтересованностью; исполнение принятого общим собранием акционеров решения о выплате дивидендов; обоснованность коэффициентов конвертации, предлагаемых к утверждению общим собранием акционеров в процессе принятия решения о реорганизации; соблюдение требований о размещении дополнительных акций по рыночной стоимости при принятии решения об увеличении уставного капитала, а также иных существенных корпоративных действий, совершение которых способно нанести ущерб акционерам.
К инструментам, обеспечивающим выполнение данной функции, следует отнести:
• инициацию разработки регламентов совершения соответствующих корпоративных действий с четким определением зон ответственности отдельных менеджеров;
• проведение проверок и подготовка отчетов / заключений по результатам таких проверок;
• наделение корпоративного секретаря правом потребовать от должностных лиц Общества предоставления письменных объяснений по факту выявленных нарушений, а также правом требовать совершения действий, направленных на исправление таких нарушений;
• вменение в обязанность корпоративному секретарю информировать председателя совета директоров обо всех выявленных нарушениях;
• предоставление корпоративному секретарю права выносить вопросы, связанные с подобными нарушениями, на рассмотрение совета директоров, а также требовать применения санкций к виновным лицам.
3.3. Организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров
Участие в общем собрании акционеров является основной формой реализации права акционеров на участие в управлении Обществом. Корпоративный секретарь должен обеспечивать реализацию процедур подготовки и проведения общих собраний акционеров в строгом соответствии с требованиями законодательства, стремиться к тому, чтобы акционеры имели необременительную возможность принять участие в собрании, исключив бюрократические и необоснованные по существу требования, препятствующие их участию в собрании. При необходимости корпоративный секретарь должен быть готов выступить в качестве арбитра при возникновении конфликтов между акционерами, Обществом, счетной комиссией по вопросам участия акционера в собрании, действуя при этом объективно, в соответствии с требованиями законодательства и исходя из презумпции защиты прав и баланса интересов акционеров.
В частности, корпоративный секретарь:
• принимает от акционеров предложения по вопросам повестки дня общего собрания и выдвижения кандидатур в выборные органы, поступающие в Общество; ведет учет поступающих предложений и проводит их экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; в установленных случаях направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
• принимает от акционеров и иных уполномоченных лиц требования о проведении внеочередного общего собрания акционеров; ведет учет поступающих предложений и проводит их правовую экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; направляет (иным образом публично информирует) акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
• запрашивает у лиц, выдвигаемых на выборные должности, согласие баллотироваться;
• подготавливает проекты решений совета директоров, которые должны быть приняты в процессе подготовки к проведению общего собрания акционеров;
• организует и участвует в подготовке годового отчета Общества и иных документов, предоставляемых акционерам в процессе подготовки к общему собранию акционеров;
• на основании решения совета директоров о проведении общего собрания запрашивает список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, у регистратора Общества;
• в установленных законом случаях предоставляет акционерам для ознакомления список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, а также подготавливает выписки из этого списка;
• подготавливает проект уведомления акционеров о предстоящем общем собрании, макеты бюллетеней для голосования, организует и контролирует рассылку соответствующих уведомлений, а в установленных случаях – и комплектов бюллетеней, получает и обеспечивает хранение документов, подтверждающих факт осуществления рассылки, обеспечивает исполнение иных требований законодательства и внутренних документов Общества об уведомлении акционеров о предстоящем общем собрании акционеров;
• обеспечивает акционерам доступ к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, а также изготавливает, заверяет и предоставляет копии этих документов по требованию акционера;
• обеспечивает учет поступивших в Общество заполненных бюллетеней для голосования и передает их счетной комиссии;
• консультирует председателя собрания по правовым вопросам, возникающим в ходе его проведения;
• выполняет функции секретаря собрания;
• отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой его проведения;
• осуществляет контроль за работой счетной комиссии, получает от счетной комиссии протокол, бюллетени для голосования, доверенности, организует хранение поименованных документов;
• подготавливает проекты отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров;
• в установленных случаях организует рассылку акционерам отчета о результатах голосования;
• на основании решения общего собрания акционеров запрашивает у регистратора Общества список лиц, имеющих право на получение доходов, иные списки акционеров, необходимые для реализации акционерами своих прав;
• при необходимости – подготавливает и заверяет выписки из протоколов общих собраний акционеров, а также копии таких документов;
• при возникновении конфликтов между Обществом и акционером по поводу участия последнего в общем собрании акционеров принимает участие в разборе и урегулировании такого конфликта, в случае если разрешение конфликта передается на усмотрение суда – участвует в подготовке документов, необходимых для судебного рассмотрения.
3.4. Обеспечение работы совета директоров
Совет директоров является коллегиальным органом управления, представляющим интересы акционеров в период между общими собраниями акционеров, осуществляющим целеполагание, подбор команды менеджеров, контроль за работой менеджеров. Деятельность совета директоров осуществляется в интересах акционеров. В этой связи представляется особенно важным обеспечение процедуры подготовки и проведения заседаний совета директоров, направленной на принятие обоснованных управленческих решении, а также последующий контроль их исполнения.