Подобное увязывание необходимо распространить на показатели производительности по всей организации. Для успеха организации необходимо, чтобы показатели производительности руководителей, менеджеров, глав коллективов и сотрудников были увязаны со стратегией и двигали организацию в том же направлении.
Чтобы успешно реализовать программу совершенствования бизнес-процессов, ее необходимо направлять и контролировать целостным последовательным подходом к реализации, иначе в нее будут привнесены значительные дополнительные риски. Такой подход к реализации позволит предприятию расширить ценностное наполнение основных элементов успеха организации, если только он воплощается в каждом отдельном проекте, в идеале – в рамках программы BPM.
Теперь каждый из уровней будет рассмотрен более подробно, чтобы показать взаимосвязи между ними и продемонстрировать, как нужно применять последовательный подход по всей организации.
Общая схема внедрения BPM
Разработка проекта или программы BPM и схемы реализации проекта, которая подходит любой организации и годится во всех ситуациях, – задача чрезвычайно сложная, особенно для разных организаций. Но если организации и одинаковые, подход к внедрению BPM сильно меняется в зависимости от особенностей организации и даже внутри нее.
Наш опыт консультантов BPM и практиков внедрения дал возможность разработать такую общую схему, и мы ее применяли и дорабатывали по ходу реализации программ и проектов BPM. Схема состоит из десяти этапов. Ниже мы немного подробнее остановимся на каждом из них, а в последующих главах они рассматриваются детально. Итак, десять этапов:
1. Стратегия организации.
2. Архитектура процессов.
3. Стартовая площадка.
4. Понимание.
5. Инновации.
6. Разработка.
7. Персонал.
8. Реализация/внедрение.
9. Реализация ценности.
10. Устойчивое функционирование.
Подход организаций к способам внедрения BPM
Хотя совершенствование бизнес-процессов в большинстве организаций считается приоритетом, их подходы к BPM или реализации усовершенствования процессов разнятся в огромной степени. Поэтому для обеспечения значимого успеха проектов необходимо разработать схему или методику реализации, которые учитывали бы все возможные варианты. А это весьма непростая задача. В следующей главе предлагаются два метода выбора или инициирования проектов BPM в организации.
На рис. 11.3 представлены этапы 1 и 2 общей схемы, а на последующих рисунках показано, как эти этапы встраиваются в постепенную реализацию программы BPM во всей организации.
Проекты обычно начинаются с этапа стартовой площадки, когда на предприятии выбирается подразделение для совершенствования работы или устанавливается необходимость такой деятельности, определяется объем проекта, он утверждается и запускается (рис. 11.4). Начиная с этого момента, этапы понимания, инноваций, развития и внедрения определяют ход каждого отдельного проекта и обеспечивают согласованность схемы или подхода во всех проектах.
На заключительных этапах (рис. 11.5) группа проекта должна работать с бизнес-подразделениями, чтобы реализовать ожидаемую полезность (ценность) или выгоды проекта, сформулированные в обосновании, и обеспечить беспроблемный переход от «проектного» режима к нормальной работе (повседневному функционированию организации). Это переведет проект из «проектного» состояния в устойчивое функционирование.
На рис. 11.6 показано, что на протяжении всего проекта должна осуществляться поддержка необходимых компонентов-атрибутов в виде управления проектами, управления изменениями персонала и лидерства преданного проекту руководства. Без этих необходимых компонентов риск проекта многократно возрастает.
После успешной реализации в организации нескольких проектов BPM можно запускать проекты последовательно, т. е. следующий проект сразу после успешного старта предыдущего.
Любая принятая организацией схема должна быть структурно достаточно гибкой и широкой, чтобы адаптироваться к каждому отдельному проекту, программе и подходу организации. Предлагаемая нами схема предназначена обеспечить такую гибкость и широту за счет комплекса этапов и шагов, которые позволяют справиться с вызовами, стоящими на пути внедрения BPM.
Схема построена таким образом, чтобы дать возможность организации перескочить через этап или пропустить какие-то его шаги, если они неприменимы для конкретного выбранного сценария реализации (об этом подробнее в главе 12).
В предлагаемой схеме десять этапов и три дополнительных компонента, которые называются необходимыми, поскольку являются важнейшими неотъемлемыми атрибутами любого проекта BPM (рис. 11.7). Хотя в определенных сценариях реализации поначалу некоторые этапы можно полностью или частично пропустить, мы считаем, что в конечном итоге все организации должны возвращаться к пропущенным этапам и завершать их, если BPM или ориентированный на процессы взгляд серьезно принимаются как важнейший элемент бизнес-стратегии.
Каждый этап включает ряд шагов, которые формируют детализированный, структурированный, но гибкий подход к реализации проекта BPM. Шаги не только указывают, какие работы должны быть выполнены на каждом этапе, но и дают понимание взаимосвязей между этапами.
Этапы общей схемы
Ниже кратко описан каждый из этапов и необходимых компонентов. В последующих главах дается более подробное описание.
1. Стратегия организации. На данном этапе необходимо добиться ясного понимания стратегии организации, перспектив, стратегических целей, движущих сил бизнеса и стимулов исполнения всеми членами группы проекта. Ожидают ли заинтересованные стороны получить выигрыш от проекта в краткосрочном или долгосрочном плане? Является ли предложение ценности организации ясным и понятным для всех? Важно понимать, что стратегия – это не план, а «целенаправленный процесс привлечения людей изнутри и извне организации к прокладыванию новых путей вперед» {71}. Стратегию нужно объяснять всем заинтересованным сторонам (особенно руководству и сотрудникам) и убеждать их в ее правильности, пока она не укоренится в культуре организации. Персонал должен проникнуться предлагаемой стратегией и увлеченно воспринять ее. Группа проекта должна знать и понимать стратегию; тогда направленность и наполнение проекта будут давать вклад в реализацию стратегии.
2. Архитектура процессов. На этом этапе строится архитектура процессов, т. е. средство формирования комплекса правил, принципов, методических указаний и моделей для внедрения BPM по всей организации. Архитектура процессов образует основу для замысла и реализации инициатив проектов BPM. Именно в ней ИТ и бизнес-архитектура увязываются со стратегией организации.
3. Стартовая площадка. На данном этапе достигается три основных результата:
• выбор подразделения, в котором будет стартовать первый (или следующий) проект BPM;
• согласование задач и/или ви дения процессов, как только процессы выбраны;
• формальная организация выбранного проекта.
С чего начать? Этот выбор труден сам по себе, но схема дает несколько способов определить, где и как начинать. Задачи и ви дение процессов нужно увязать со стратегией организации и архитектурой процессов, чтобы быть уверенным, что они вносят ценный вклад или содействуют стратегии. Определив бизнес-подразделения, выбрав процессы и согласовав их задачи, необходимо организовать проект, чтобы вероятность его успеха была максимальна. Организация проекта включает структурное определение группы проекта, его объема, работы с заинтересованными сторонами, разработку исходного обоснования и формулировку ожидаемых выгод для бизнеса.
4. Понимание. На этом этапе формируется понимание существующей среды бизнес-процессов, достаточное для перехода к этапу инноваций. Важно собрать хотя бы базовые элементарные метрики процессов, чтобы иметь возможность установить точку отсчета для затрат процессов в целях сравнения на будущее. Другие важные шаги – анализ корневых причин и выявление возможностей получить быстрый выигрыш. Нужно находить, а в идеале – реализовывать, быстрые выигрыши по ходу проекта, поскольку предприятие не станет неограниченно финансировать проекты совершенствования процессов (и этого не следует делать). Идеальная ситуация – выход проекта (проектов) на самофинансирование за счет выгод, получаемых при реализации таких быстрых выигрышей.