Рациональное использование объема склада. Размещение товаров в стеллажах наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров. Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Другие функции, связанные со статусом руководителя.
Начальник склада запчастей должен знать:
♦ нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;
♦ стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;
♦ виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;
♦ организацию погрузочно-разгрузочных работ;
♦ правила и порядок хранения и складирования товарноматериальных ценностей, положения и инструкции по их учету;
♦ условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;
♦ порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;
♦ правила эксплуатации компьютерной и оргтехники, коммуникаций и связи;
♦ основы экономики, организации производства, труда и управления;
♦ основы трудового законодательства;
♦ правила и нормы охраны труда.
Управление номенклатурой
Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.
КАЖДАЯ ЗАПАСНАЯ ЧАСТЬ (номер по каталогу) ЯВЛЯЕТСЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫМ ТОВАРОМ, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.
Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию запасных частей в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.
Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции ДЛЯ КАЖДОГО НАИМЕНОВАНИЯ ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ:
♦ анализ АВС и XYZ;
♦ группировка по категориям спроса и стоимости;
♦ расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
♦ расчет расхода на единицу парка машин;
♦ присвоение категорий АХ......CZ каждой детали;
♦ расчет страховых запасов;
♦ расчет точки заказа;
♦ расчет максимального запаса;
♦ расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
♦ расчет оптимальной партии для заказа;
♦ подготовка проектов заказов;
♦ ручная корректировка проектов заказов;
♦ печать окончательного заказа;
♦ обсчет стоимости заказов;
♦ контроль подтверждения заказов;
♦ корректировка заказов по подтверждениям.
Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Среднеоборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу "точки заказа". Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.
Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т.п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.
Розничные цены устанавливаются для нескольких групп деталей так, чтобы можно было впоследствии увеличивать их на единый коэффициент для каждой группы и скидку давать отдельно для каждой группы. Только так можно "выжимать" прибыль в условиях конкуренции.
В качестве примера ценовых групп, рентабельность которых различна, можно назвать:
♦ резинотехнические изделия;
♦ подшипники;
♦ топливную аппаратуру – отдельные детали;
♦ детали двигателя – россыпь;
♦ узлы двигателя – подсборку (коленвал с вкладышами, головка с клапанами).
Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.
Признаки (коды):
♦ признак группы спроса – АВС (автоматически вводится по анализу за период);
♦ коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит ся после анализа за период);
♦ признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);
♦ признак ручного контроля;
♦ признак важного резерва;
♦ признак наличия страхового запаса;
♦ группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);
♦ группа обрудования (топливка, электрика, резинотехнические и т.д.)
♦ коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
♦ коэффициент рентабельности фактический в периоде;
♦ признак категории калькуляции розничных цен;
♦ признак категории изменения розничных цен;
♦ признак группы скидок с розничных цен;
♦ признак группы стоимости XYZ;
♦ признак степени конкуренции;
♦ признак показательных цен;
♦ коэффициент общего изменения цен;
♦ признак группы цен;
♦ признак группы скидок;
♦ признак необходимости снижения цен поставщика;
♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;
♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;
♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.
Основные данные:
♦ название изготовителя машин (группа);
♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;
♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;
♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей;
♦ наименование на русском языке;
♦ наименование на английском языке;
♦ код изготовителя детали (несколько полей);
♦ код и название подгруппы;
♦ в какой комплект или сборку входит, если не поставляется отдельно;
♦ модели машин, для которых предназначена деталь;
♦ применяемость (неограниченно полей);
♦ период применения на машине;
♦ VIN -код применяемости;
♦ код модели двигателя;
♦ какой деталью заменена (после снятия с производства);
♦ вместо какой детали введена в конструкцию;
♦ код взаимозаменяемости;
♦ код наименования;
♦ срок службы расчетный;
♦ возможность восстановления после износа;