Организация товарно-экспертных операций, работы центрального склада и магазинов запасных частей, закупки и реализации запасных частей и сопутствующих товаров, повышения квалификации кадров для центрального склада и магазинов запасных частей. Обеспечение реализации запасных частей и сопутствующих товаров через дилерскую сеть и собственные магазины, а также продажи оптовым заказчикам. Разработка годовых и квартальных планов и бюджетов отдела, контроль их исполнения. Организация, контроль и анализ осуществления расчетов с поставщиками и заказчиками. Участие в разработке и проведении торговой, сервисной и гарантийной политики предприятия. Участие в разработке и исполнении мероприятий PR, по рекламе, участию в выставках и т.п. Участие в разработке и исполнении планов внедрения инжиниринговых, логистических и др. методов совершенствования организации бизнес-процессов. Участие в разработке и выполнении мер по повышению конкурентоспособности, развитию сбыта машин, проверке их эффективности. Участие в разработке и исполнении программ развития предприятия. Участие в разработке и выполнении мер по повышению рентабельности. Организация разработки и контроль исполнения технологических инструкций по исполнению операций (бизнес-процессов) и должностных инструкций для персонала. Осуществление личных контактов с административными органами, с деловыми кругами, с заказчиками, с прессой и т.д. в стиле, выбранном для паблик рилейшнз. Обеспечение соблюдения действующего законодательства в деятельности отдела. Обеспечение юридической поддержки договоров, заключаемых отделом с юридическими и физическими лицами. Изучение аналитических материалов и выработка решений по управлению деятельностью отдела, по повышению конкурентоспособности и рентабельности предприятия. Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности отдела и предприятия. Подбор, расстановка и обеспечение повышения квалификации кадров. Обеспечение рационального распределения обязанностей между работниками, содействие созданию нормального психологического климата в коллективе отдела. Стимулирование дополнительных усилий персонала по повышению результативности работы, за ликвидацию непроизводительных расходов, совершенствование бизнес-операций. Проведение регулярных занятий с персоналом по совершенствованию исполнения производственных операций, использованию компьютера, корректировке номенклатуры товаров. Инструктаж индивидуально каждого служащего, распределение обязанностей между ними, с учетом их возможностей, опыта и перспектив продвижения по службе. Обоснование увольнения служащих, не соответствующих установленным требованиям. Анализ деятельности службы запчастей. Выборочная проверка правильности оформления счетов и товаросопроводительных документов. Наблюдение за работой служащих, контроль качества исполнения, результативности и приемов исполнения операций, работа с персоналом по устранению проблемных и слабых моментов в работе. Повышение собственной квалификации. Посещение выставок, конференций и т.п. мероприятий в сфере автобизнеса, мониторинг прессы для информированности о развитии рыночной ситуации и изменениях в регулировании предпринимательской деятельности. Обеспечение соблюдения правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, промышленной санитарии и пожарной безопасности работниками отдела. Обеспечение сохранности сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия. Выполнение иных обязанностей, обусловленных статусом руководителя.
Задачи менеджера по закупкам запасных частей
Формирование и размещение заявок на пополнение запаса товаров.
Закупки запасных частей и сопутствующих товаров, работа с поставщиками.
Формирование базы данных о поставщиках.
Управление запасами на складе с учетом анализа движения запасов, тенденций развития продаж, объемов и номенклатуры продаж, истории продаж, сроков поставок, увеличения потребностей заказчиков, появления новой номенклатуры и т.д.
Анализ упущенных продаж в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии, принятие решений о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей.
Расследование причин неудовлетворения заказов.
Контроль степени удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.
Выявление неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.
Поддержание необходимого уровня запасов запасных частей, выполнение учета и расчетов фактической оборачиваемости товаров.
Ведение учета при помощи программного комплекса.
Анализ спроса, прогноз спроса, подготовка заявок на пополнение запасов.
Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками.
Заключение договоров, осуществление расчетов.
Работа с поставщиками по техническим и коммерческим вопросам.
Расчет цен, гаммы скидок, групп скидок.
Формирование прейскурантного файла и корректировка его в соответствии с корректировками цен поставщиками и с конъюнктурой рынка.
Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса.
Контроль соотношения затрат и доходов.
Обеспечение прибыльности операций.
Обеспечение эффективного сотрудничества с другими подразделениями.
Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе.
Постановка задач для развития компьютерной системы.
Готовит претензии на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками.
Задачи менеджера по реализации запасных частей
Поставки запасных частей, принадлежностей и расходных материалов ремонтному цеху и службе розничной торговли. Консультирование оптовых и мелкооптовых клиентов. Оформление счетов и товаросопроводительных документов, контроль поступления платежей. Ведение оперативного и финансового учета. Регистрация упущенных продаж (отказов клиентам в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии). Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Расчеты по претензиям с поставщиками и заказчиками. Расследование причин неудовлетворения заказов или задержки отгрузок. Контроль соотношения затрат и доходов. Постановка задач для развития компьютерной системы. Выяснение степени удовлетворения клиентов. Анализ рынка аналогичных товаров. Обеспечение прибыльности операций. Периодическое обновление материалов для публикаций. Повышение квалификации. Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе. Установление и поддержание хороших отношений с клиентами.
Практика торговли запасными частями в различных странах показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей и многие заказы (особенно телефонные) поступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей.
По этой причине работники, принимающие телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.
В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профессиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно систематически проверять правильность исполнения всех операций, порученных персоналу, так как от качества поставок запасных частей зависит репутация машин и их реализация на рынке.
Задачи начальника склада запчастей