План вашей жизнедеятельности
Важной характерной чертой плана вашей жизнедеятельности должно стать то, что он обязан охватывать не только работу, но и всю вашу жизнь: работу, взаимоотношения с другими людьми, семью, друзей, здоровье, обязанности по дому и т. п. – все аспекты вашей жизнедеятельности должны быть учтены в данном плане.
План вашей жизнедеятельности включает две стадии:
1. Ведение дневника в течение недели
Это поможет вам выяснить:
• На какие дела вы тратите большую часть своего времени?
• Какие дела вы не успеваете, но хотели бы сделать?
• Достаточно ли времени вы проводите со своей семьей?
• Достаточно ли часто вы видите своих друзей?
• Справляетесь ли вы со своей работой по дому?
Ответ на эти вопросы выявит действительное соотношение времени, которое вы тратите на работу и на досуг, и поможет составить план, чтобы восстановить оптимальное для вас равновесие, при этом удовлетворяя свои важнейшие потребности.
2.Составление плана вашей жизнедеятельности на месяц
Для выполнения этого упражнения можно использовать электронный органайзер, который позволит вам составить план вашей жизни на месяц вперед. Занесите в него время, которое вы тратите на работу, но одновременно укажите в специальных графах, сколько времени вы собираетесь потратить на семью, друзей, занятия спортом, хобби, специальные проекты, закупки продовольствия, оплату счетов и так далее. Не забудьте предусмотреть свободные от всех этих занятий периоды времени, чтобы не подчинять свою жизнь чересчур строгой регламентации и оставить время на неожиданные дела, например, свой личный отдых или непредвиденные поездки. Избегайте также планировать важные дела на вечер в течение рабочей недели, потому что может оказаться, что в случае переутомления после напряженного рабочего дня вам будет сложно выполнить намеченные на вечер цели и заставить эффективно функционировать свою кратковременную память.
Использование электронного органайзера
Электронный органайзер является очень полезным устройством. Некоторые органайзеры позволяют выводить один и тот же план как на ваш портативный прибор, так и на различные компьютеры на работе или дома. При этом вы в любое время можете внести все необходимые данные на свой ручной прибор (в форме ежедневника), а затем синхронизировать их на своем домашнем и рабочем компьютере, так чтобы, где бы вы ни находились, вы всегда могли проверить, какие дела у вас запланированы на данный период времени. При желании вы можете разрешить доступ к ежедневнику своего партнера, чтобы он мог избежать дублирования записей ваших общих дел.
Выполнение обязательств
При планировании трудовой деятельности будет полезно даже несколько переоценить то время, которое, по вашим подсчетам, потребуется на ту или иную работу, чтобы обеспечить ее своевременное выполнение даже в случае непредвиденных задержек или осложнений. При этом вам нередко удастся сделать приятный сюрприз своему партнеру или семье, вернувшись с рабочего задания ранее назначенного срока. Благодаря этой стратегии вы сможете произвести благоприятное впечатление на своего начальника или своих клиентов, которые поймут, что могут доверять вам, так как вы своевременно и качественно выполняете взятые на себя обязательства. И, что самое важное, это позволит вам избежать стрессовых ситуаций. В результате, вы сможете расслабиться и работать гораздо более эффективно, что относится также и к вашей памяти. Вот несколько советов, которые помогут при выполнении своих заданий:
• Разделите большое задание на несколько этапов.
• Оцените, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа и составьте реалистичное расписание.
• Оставьте достаточный запас времени на случай возникновения непредвиденных задержек.
• При выполнении творческих задач предусмотрите время ожидания творческого вдохновения. Слишком плотный временной график не оставит вам подобного рода "свободного пространства".
Поручение выполнения заданий другим людям
Относитесь ли вы к людям, которые могут переложить выполнение своих заданий на другие плечи? Или у вас возникают следующие соображения:
• Мне легче сделать это самому.
• Я сделаю это лучше.
• За то время, что мне потребуется на объяснение сути задания другому человеку, я успею его сделать сам.
• Если я обучу этому кого-нибудь еще, я могу стать менее важным работником для своей компании.
На самом деле, умение перепоручить выполнение своих заданий другим людям является очень ценным, и если вы еще не владеете им, то следует научиться. Это позволит освободить значительную часть вашего времени. Все мы стремимся к приобретению новых знаний, так почему бы вам не передать свои знания другим людям, и тем самым облегчить свою работу?
Они будут уважать вас за это. Таким образом вы освободите время для решения новых задач и продолжения процесса вашего собственного обучения. Значительно снизите напряжение и улучшите способность к концентрации и памяти.
Составление списков
Составление списков – очень благодарный процесс. Он также позволяет переместить ваши мысли из головы на бумагу, тем самым освободив ваш ум. При этом вы всегда будете оставаться на высоте положения, и, кроме того, отмечая галочкой выполненные задания, испытаете удовлетворение от завершенного дела. Разработайте свою собственную систему списков, отвечающую вашим личным требованиям. Вот некоторые идеи, которые могут помочь вам:
• Прежде всего, каждое утро записывайте все дела, большие или маленькие, которые вам предстоит сделать в этот день.
• Затем тщательно проанализируйте список. Пометьте звездочкой все наиболее важные дела, которые должны быть выполнены в этот день, или перечислите их в порядке важности. При этом будьте реалистом, и не рассчитывайте сделать больше того, на что у вас хватит времени.
• После выполнения каждого дела, ставьте галочку напротив него в списке, чтобы определить, сколько времени у вас еще осталось на выполнение других запланированных дел. Вам удастся выполнить все задуманное, если вы будете достаточно организованны. Если предстоит сделать множество одинаково важных вещей, то разделите свой день на определенные периоды, и четко придерживайтесь временной последовательности. Например, потратьте первый час своего рабочего дня на выполнение мелких административных заданий, что позволит освободить ум для последующего решения более важных проблем. Таким образом, не отвлекаясь на мелочи, вы сможете лучше сконцентрироваться на выполнении более крупных задач.
• Чтобы, использовать свое время с максимальной пользой, постарайтесь выполнять самые трудные задания в течение того времени дня, когда ваша работоспособность находится на самом высоком уровне.
• Равным образом, старайтесь планировать свою рутинную деятельность, чтобы решать менее важные задачи в то время дня, когда ваша концентрация ослаблена. Определите часы вашей максимальной и минимальной работоспособности и составьте свое рабочее расписание, руководствуясь этими данными.
Проверить почту /
Оплатить счет за электричество /
Купить молоко и яйца /
* Закончить черновой экземпляр письменного отчета
Проверить e-mail
* Позвонить слесарю-сантехнику: насчет крана
Позвонить другу
Пообедать
* Ответить на важные письма или e-mail
Начать работу над месячным отчетом
Еще раз проверить e-mail
Поужинать
Учитесь говорить "нет"
Нам часто очень трудно подняться на уровень счастливых людей, которые достаточно "бессердечны" для того, чтобы говорить "нет". Это действительно очень трудно сделать. Однако управление другими людьми – также один из самых сложных факторов в жизни, и эффективное распределение времени и умение держать ситуацию под контролем зависят во многом от вашего овладения умением сказать "нет" в нужное время и в нужном месте. Утешает здесь то, что процесс становится тем легче, чем чаще вы к нему прибегаете. При этом вопреки традиционному мнению ваше умение отказывать людям только увеличивает их уважение к вам. Иногда в определенных ситуациях невозможно сказать "нет", поэтому следует определить, что является важным, а что нет. Обычно большинство дел могут подождать.