• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;
• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);
• периодически просматривайте еженедельные и ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.
Заполняйте пустое время
Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени в 5–10–15 минут. Их можно назвать пустыми, поскольку хоть сколько-нибудь серьезное дело в это время не сделаешь. Однако они вполне подходят для решения более мелких задач, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.
Время в дороге. Пустые периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом появляться в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. Тем не менее даже езда на автомобиле может проходить с пользой для водителя. За рулем, к примеру, стало популярным прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, переключайтесь на музыку). В общественном транспорте, поезде, самолете можно поработать с документами, почитать.
Чем заполнить пустое время. Не пытайтесь в пустое время браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать много вы все равно не успеете, однако, прервавшись, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте эти периоды, которые длятся зачастую не более 10–15 минут, для выполнения рутинных, но необходимых задач. В этом случае они не будут довлеть над вами в основное рабочее время.
Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит для заполнения пустого времени. Вы можете заняться чем-то из нижеперечисленного – при этом отдавайте предпочтение запланированным делам:
• сделать несколько телефонных звонков;
• подготовить черновики писем;
• подписать некоторые документы;
• составить служебную записку;
• прочесть документы, письма, пробежать глазами статьи;
• просмотреть сообщения, поступившие по электронной почте, и отправить ответы;
• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;
• подумать над разрешением проблем персонала;
• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;
• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;
• записать суждения по поводу новых проектов или схем;
• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;
• поразмышлять (идеи – великая вещь!);
• проанализировать свои записи и планы;
• прогуляться или сделать несколько физических упражнений, чтобы встряхнуться;
• привести в порядок рабочий стол;
• подготовить вопросы к собранию, совещанию, сделать наброски к предстоящему выступлению;
• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят неожиданные мысли и наилучшие идеи;
• договориться о встречах.
О пользе перерывов в работе. Пустым временем можно воспользоваться, чтобы сделать передышку. В эти минуты полезно расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения тайм-аута. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный момент проблемы. Кроме того, вы отдохнете, наберетесь сил и энергии.
Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По сути, любая физическая активность обеспечит вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.
Вырабатывайте привычки, уплотняющие время
Полезнейшая привычка – выполнять наиболее ответственную работу в те дни и часы, когда вы обладаете максимальной работоспособностью. В течение дня имеются два интервала наибольшей работоспособности – с 10:00 до 12:00 и с 15:00 до 17:00. Самая высокая производительность труда наблюдается в среду, затем во вторник, четверг, понедельник и пятницу (рис. 1.3 и 1.4).
Рис. 1.3. Работоспособность по дням недели
Чтобы послеобеденный провал в работоспособности не был так велик (не возникала сонливость), приучите себя обходиться меньшим количеством пищи во время обеда.
Достичь больших результатов позволяют следующие привычки, сберегающие время:
• Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдается несколько свободных минут, читайте. Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или вы знаете, что вам придется некоторое время провести в ожидании.
• Если вам предстоит долгая поездка в поезде, запланируйте выполнение нескольких дел: написать в дороге письма, прочитать документы и т. п.
Рис. 1.4. Работоспособность в течение суток
• По возможности совмещайте дела. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передавайте бумаги или обменивайтесь информацией с коллегами на собрании, и вам не придется тратить время на встречи с ними.
• Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы – встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять рабочее время за пресловутой утренней чашкой кофе – поставьте ее на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не просмотрите поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще некоторое время вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность будет соблюдаться автоматически: пьете кофе, просматривая почту.
• Прежде чем взяться за дело, подумайте, нельзя ли его кому-нибудь поручить. Ведь дав поручение и занимаясь затем собственной работой, вы экономите время: синхронно решаются несколько ваших задач.
• Если вы из тех, кто работает лучше, находясь под внешним давлением (сроков или санкций за невыполнение), то постарайтесь себе его организовать. Установите для себя более короткие (ложные) сроки реализации задания, которое потом "можно будет доработать". Крупное дело, рассчитанное на длительный срок, разбейте на этапы, так, чтобы осуществлять промежуточный контроль через несколько дней.
• Подавляйте в себе стремление к наилучшему выполнению какой бы то ни было работы. Такой чести в реальности заслуживает лишь небольшая часть наших дел. Например, настраивайтесь только на однократную проверку любой решенной задачи.
• Выбирайте ту форму информирования руководства (коллег, подчиненных), которая требует меньшего времени: телефонный звонок, сообщение по электронной почте, краткая служебная записка, доклад, личная встреча, объявление на совещании. Если же нужно оповестить многих сотрудников, то нет ничего проще и удобнее, чем поместить на информационной доске наиболее важные документы (графики, распоряжения) для общего ознакомления. Особенно если доска установлена в людном, бойком месте. Обычно никто не проходит без того, чтобы остановиться и посмотреть, что там вывешено. Если у вас ее еще нет, обязательно заведите.
• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то он, в конце концов, имеет на нее право. Мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченного времени и сил? Не лучше ли направить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.
• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года заполняйте ежедневник максимальным объемом уже известной вам информации (включая праздники, дни рождения тех, кого вы будете поздравлять).
• После встречи записывайте на обратной стороне визитки, которую вам вручили, полезную информацию. Данные сведения будут весьма кстати при следующем контакте с этим человеком, который может произойти спустя длительное время. На людей производит впечатление, что вы помните дату последней встречи и прочие детали!
• Планируйте общение по различным вопросам в наименее продуктивный период времени (см. рис. 1.3 и 1.4).
• Встречи вне офиса люди часто воспринимают как не столь строго ограниченные во времени. Важно четко указывать период таких переговоров. Например: "У нас есть 40 минут, и я должен исходить из этого". Если людям известны временные границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.
• Марку Твену приписывают следующий прием: когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. И если посетитель был желанным, он говорил: "Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел". Если посетитель был нежеланным, он говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.