Правила рубрицирования
Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, которые требуют условных обозначений, чёткости в членении рубрицируемого текста, применения ряда технико-пунктуационных правил:
1) для обозначния частей перечней используются прописные буквы (А, Б, В и т. д.) и римские цифры (I, II, III, IV и т. д.) в качестве высшего уровня членения, арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.) в качестве среднего уровня членения; арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т. д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т. д.) в качестве низшего уровня членения;
2) после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка: а), 1), А. 1.;
3) при рубрикации со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2.), оформленных без скобок;
4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками (1. С… П… Н…
1) и…;
2) б…)
Информационно-справочные документы. Справка и докладная записка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делятся на две группы: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Например:
Ивановское городское объединение
книжной торговли "Ивкнига"
Кировское районное книготорговое объединение
Магазин №
Генеральному директору
объединения "Ивкнига"
Горбунову А. А.
СПРАВКА
Дата Номер
О комплектовании торговых фондов в 2008 г.
В 2008 г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счёт следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база "Ивкнига" -…
2. Объединение "Книгоэкспорт" -…
3. Издательство "Прогресс" -…
4. Специальная книжная экспедиция -…
Директор магазина
(подпись)
Российский государственный гуманитарный университет
СПРАВКА
Дата Номер
Кулькова Елена Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
факультета государственного
делопроизводства (подпись)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.
Контрольно-ревизионный отдел
Дата
Генеральному директору
объединения Иванову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О назначении документальной ревизии в магазине №…
При проведении 09.04.2008 г. инвентаризации товарных фондов магазина №… обнаружена недостача различных товаров на сумму… рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №… за период с 01.01.2007 по 09.04.2008 г.
Зам. начальника
отдела (подпись)
Обратите внимание!
Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.
Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.
Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.
Деловые письма
Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:
• факт напоминания – письмо-напоминание;
• выражение гарантии – письмо гарантийное;
• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;
• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись "Программы курса "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед-организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.
Председатель Совета УМО
Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.
Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.
Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.
Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:
При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.
Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:
115422, Москва,
ул. Зелёная, д.5, кв. 38
Иванкину М. П.
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934–1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.