Решение.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ". Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.
Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №___
Об участии в выставке "Корпоративные сети связи"
На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО "________"
РЕШИЛ:
1. С целью привлечения новых потребителей_________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________
Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.
Члены совета (подпись) И.О.Ф.
(подпись) И.О.Ф.
Справочно-информационные документы
К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
• Уважаемый Петр Иванович!
• Господин Гусев!
• Иван Федорович!
• Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Гусев!
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.
Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.
Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.
Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.
Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.
Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.
Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:
– государственное предприятие или коммерческое;
– каким видом деятельности занимается предприятие;
– как ведется делопроизводство.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
– юридическую силу документов;
– качественное и своевременное составление и исполнение документов;
– организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.
Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.
Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:
Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.
Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.
Документы по личному составу
Трудовые отношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников на другую работу. Совокупность документов, в которых зафиксированы периоды трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
– трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате;
– личное заявление.
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении. Кроме того, им должна быть обеспечена сохранность на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Заявление – чаще всего это письменное обращение частного лица с какой-либо просьбой в организацию или к ее официальному представителю с указанием своего имени и фамилии, места проживания или социального положения, заверенное личной подписью автора.
Заявление пишется от руки на чистом листе бумаги, а в качестве реквизита адресат в правом верхнем углу листа проставляется Ф.И.О. и должность официального представителя организации. Под текстом заявления проставляется подпись автора и дата обращения.
Заявление официального органа печатается и оформляется по форме делового письма на фирменном бланке с реквизитами.
Более подробно документы по личному составу рассматриваются в главе II.
Глава II
Практика психологии подбора и комплектования персонала
1. Поиск и подбор персонала
Успешное развитие любого предприятия зависит от многих факторов, в том числе и от работающих там людей. А главное от того, насколько правильно они расставлены, организованы в команду, обучены и мотивированы.
Но прежде чем организовывать и обучать сотрудников, их надо подобрать. Рынок труда достаточно богат, однако квалифицированные опытные специалисты и при этом добросовестные сотрудники – явление достаточно редкое. На их поиск уходит много времени.
В небольших компаниях подбором персонала занимается сам директор, но в более крупных структурах эта трудоемкая и профессиональная деятельность возложена на директора (менеджера) по персоналу, начальника отдела кадров, администратора, руководителя подразделения, который выполняет распоряжения первого лица и действует в интересах различных подразделений компании.
Каким образом найти подходящую кандидатуру на ту или иную должность? Рассмотрим наиболее типичные способы подбора персонала.
Первый способ – это опора на внутренние резервы, которые могут существовать в самой организации. Менеджер приступает к поиску по базе данных предприятия, стараясь найти кандидатов, которые по профессиональным признакам максимально подходят к вакантной позиции. Чем выше квалификация менеджера, тем лучше он читает "между строк" и понимает, кто стоит за той или иной информацией.
Второй способ – самостоятельные действия по поиску или подбору. Можно попытаться найти персонал через родственников и знакомых и предложить им выполнение работы на заранее определенных условиях. Положительная сторона этого способа подбора, заключается в том, что кандидаты на вакантную должность прямо или косвенно вам знакомы или информацию о нем вы получаете из достоверных для вас источников. Но есть у этого способа подбора и подводные камни. Случается, что такие работники отбывают свой рабочий день от и до. Они просто хотят жить без волнений и дожидаться указаний, что им следует делать, а это рано или поздно приведет развитие предприятия в тупик, так как отсутствует главная движущая сила – мотив (подробнее см. далее).