Информация, которая попадает под понятие рационализаторского предложения, изобретения и т. п., на стадии разработки должна быть отнесена к коммерческой тайне. Принятие решения не подавать заявку на изобретение на патентоспособное техническое решение возможно только по договоренности с автором, т. к., по общему правилу, если работодатель в течение трех месяцев с даты уведомления его автором о создании изобретения не подаст заявку на него, автор вправе сам подать заявку и получить патент на свое имя.
Особое внимание надо уделять охране договоров, заключаемых фирмой. В определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения. Их следует хранить в одном месте у одного ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лиц, ответственных за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.
Коммерсанту, начинающему создавать систему безопасности на своей фирме, можно порекомендовать следующее:
необходимо отказаться от мысли, что это будет малозатратное, дешевое мероприятие;
надо смириться с мыслью о том, что руководитель службы безопасности будет посвящен во все тонкости и тайны бизнеса;
придется согласиться с тем, что в сфере производства и его обеспечения будут введены особые защитные механизмы работы с информацией;
систему безопасности фирмы должны создавать профессионалы, а сотрудничество с ними может быть плодотворным, только если оно долгосрочное.
План по защите коммерческой тайны может предусматривать:
предотвращение кражи секретной информации фирмы;
придание коммерческим секретам фирмы максимально значащего внешнего вида;
создание условий для предотвращения утечки секретной информации через персонал фирмы.
Для анализа коммерческой информации фирмы и создания программ ее защиты необходимо:
определить, какая коммерческая информация фирмы является ее секретом;
установить места ее накопления;
выявить потенциальные каналы ее утечки;
получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;
проанализировать соотношение затрат и доходов по использованию различных технологий, обеспечивающих защиту секретной информации;
назначить сотрудников фирмы, ответственных за каждый участок системы обеспечения безопасности;
подготовить график проверки состояния дел на участках.
Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя работу по следующим направлениям:
контроль сооружения и оборудования фирмы (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль помещений фирмы);
работа с персоналом фирмы (беседы при приеме на работу, инструктаж вновь принятых с правилами и процедурами охраны информации на фирме, обучение служащих вопросам сохранения коммерческой информации фирмы, стимулирование соблюдения коммерческий тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении информации фирмы, беседы с увольняемыми);
организация работы с конфиденциальными
документами (установление порядка делопроизводства, контроль за секретными документами, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана чужих секретов);
работа с конфиденциальной информацией, накопленной в ПК фирмы;
учет и проверка наличия конфиденциальной информации на различного рода носителях;
защита коммерческой тайны фирмы в процессе заключения контрактов. Важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе.
Правила работы с документами, содержащими секретную и конфиденциальную информацию, предусматривают:
строгий контроль за допуском персонала к секретным документам фирмы;
точное установление того, кто конкретно из руководства и служащих фирмы организует и контролирует секретное делопроизводство фирмы, наделение их соответствующими полномочиями;
разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников фирмы;
контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;
введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих доступ к ее секретам;
внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;
личный контроль со стороны руководителя фирмы за работой службы внутренней безопасности и секретного делопроизводства.
Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники фирмы, не имеющие разрешения на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери с патентованными замками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц.
Черновики секретных документов фирмы должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики должны уничтожаться уполномоченными на то служащими. Число копий секретных документов фирмы должно строго учитываться, а копировальные машины снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин могут стать источником утечки информации и должны быть предметом особых забот. Использованная копировальная бумага и лента должны уничтожаться под контролем ответственных лиц.