Последние годы, организации, где большинство сотрудников женщины старше 30 лет, стали регулярно заказывать Fashion показы современных российских модельеров шоу стоит не дорого, по сравнению с приездом хорошей кавер-группы или звёзд федерального уровня, а ощущение сказочной магии моды, гламура очень ярко дополняет положительными эмоциями любой юбилей.
Заканчивать развлекательную часть рекомендуем танцами, большинство современных жителей мегаполисов проводят огромное количество времени сидя в офисах и за рулем машины в пробках, поэтому с огромным удовольствием отдыхают под современные хиты.
Глава 14. Организация питания
Настоятельно рекомендую не следовать этой разорительной традиции, что бы Вам не говорили рестораторы, тем более, что современные гости приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер, в таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.
Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра.
VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.
При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе, т. е. около основного места событий.
Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея.
Глава 15. Съемки фото, видео и интерактивная трансляция
Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.
Рекомендуем всегда оформлять в стиле организации фотозону, наиболее просто это сделать с помощью баннера для удобства гостей, желающих получить фотографию со своим участием в юбилее.
При желании получить разные интервью и хороший видео материал видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).
Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.
Глава 16. Завершение юбилея
Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея, а заодно и для поддержания деятельности организации.
Глава 17. Структура затрат на юбилей организации
Базовый вопрос, интересующий всех это стоимость проведения юбилея.
При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам моей Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами подобных мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.
Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат составила десятки миллионов рублей.
В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже привожу список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:
Статья затрат Доля в структуре затрат
Питание до 90%
Развлекательная программа до 90%
Аренда базы, отеля и пр. до 60%
Оформление площадки до 30%
Индивидуальный пошив одежды до 30%
Пиар сопровождение до 20%
Услуги компании организатора до 20%
Транспортные издержки до 20%
Подарки гостям до 20%
Съемки фото, видео до 10%
Печать баннера, пригласительных и пр. до 10%
Креативный сценарий до 5%
Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, мало влияющих на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.