Профиль должности это документ, который должен быть разработан на все существующие позиции (рабочие места) персонала в компании. Этот документ создаётся один раз и далее хранится у HR-менеджера вместе со Штатным расписанием. Когда по любым причинам должность будет освобождаться, на основе этого документа будет легко составить заявку на вакансию. Таким образом, видим что этот документ будет опорным и облегчит работу в дальнейшем. Естественно, он может пересматриваться, если ситуация на рынке или в компании меняется.
На основании Профиля должности также проводится Аттестация персонала. Помните, что Аттестационные мероприятия необходимо проводить для развития сотрудников, для создания кадрового резерва, период проведения Аттестации в период от 7 месяцев до 2-х лет. И Профиль должности поможет нам в разработке и Аттестационных мероприятий, и Индивидуального плана развития сотрудника при зачислении в Кадровый резерв.
Содержание заявки на подбор:
Информация о компании;
Описание должности;
Условия найма и оплаты труда;
Требования к кандидату;
Организация собеседований.
Теперь рассмотрим каждый пункт более подробно:
Информация о компании:
Сфера деятельности компании;
Достижения компании, ее конкурентные преимущества;
Количество сотрудников в компании;
Структура компании, отдел в структуре компании;
Задача отдела в структуре компании;
Результат работы отдела, ожидаемый руководителем;
Количество сотрудников в отделе.
Информация о компании будет необходима при составлении Информационного листа для кандидата и подготовки к собеседованию HR-менеджер должен четко понимать, чем занимается компания и аргументированной отвечать на вопросы кандидатов. Частая ошибка HR-менеджера: неглубокие знания задач и целей компании, сложности в описании компании кандидатам. HR-менеджер должен уметь объяснить, чем занимается компания, как на собеседовании с кандидатами, так и при любых других обстоятельствах общения с людьми.
Например:
Компания занимается финансовым консалтингом.
Что такое консалтинг в вашем понимании?
Что именно делает компания?
Кто является клиентом компании?
Какие средства работы использует? и т.д.
Заявка на подбор является опорным документом при подборе специалиста внешними компаниями-провайдерами (рекрутинговыми агентствами). Имея подобную информацию рекрутер сможет составить общее с вами понимание об особенностях и потребностях компании, а также сможет чётко и быстро ответить на вопросы кандидатов.
Задача HR-менеджера: один раз очень точно и подробно прописать все эти пункты, далее просто использовать текст при подготовке документов. Вам должен нравиться этот текст, вы должны им гордиться.
Второй момент, на который необходимо обратить внимание Конкурентные преимущества. Встречаются ситуации, когда даже руководитель не может ответить на вопрос: чем ваша компания отличается от других на рынке? Какие преимущества имеет?
Сформулируйте семь-восемь преимуществ вашей компании, изучайте конкурентов, вникайте в особенности. Вся информация будет полезна.
Описание должности:
Название должности;
Причина появления вакансии, как долго вакантна должность;
Обязанности сотрудника;
Основная задача сотрудника;
Кому подчиняется сотрудник, кто находится в подчинении.
Пункт «Описание должности» является очень важным для HR-менеджера. При недостаточном понимании задач, которые будет выполнять занимающий её сотрудник, может возникнуть много курьёзных и противоречивых ситуаций. Но начнем по порядку:
Название должности. Сейчас большой популярностью пользуется название Менеджер. Это слово, прежде всего, обозначает функцию управление. Использование его повсеместно стало приводить сотрудников к смещению смысла и задачи, а кандидатов к непониманию истинной цели должности, что же в конечном итоге необходимо делать на работе. Вот в чем вопрос. Называя каждую должность своим именем: Секретарь руководителя, Помощник руководителя, Специалист по продажам и т.д. мы вносим ясность и для себя, и для окружающих.
Причина появления вакансии указывается максимально честно. Если вдруг руководитель и сотрудник не смогли найти общий язык или совместно работать, опишите честно причины: разное видение задачи, отличие в понимании лидерства, разногласия по срокам выполнения проектов. Когда мы объективно не признаемся в причинах ухода сотрудников, ситуации могут повторяться.
Пример:
Принимая сотрудника на работу, вы выбрали хорошего кандидата, и он приступил к выполнению своих задач. По истечении испытательного срока он подходит к вам и говорит: «Я ухожу. На собеседовании вы мне обещали 25 000 руб., а по факту я получаю 18 000 руб. Меня это не устраивает». Вы идете к руководителю и слышите: «Он не заработал». Сотрудник уходит от вас, вы принимаетесь за новые поиски, и, вновь говорите кандидатам о сумме в 25 000 руб. Где гарантия выполнения руководителем обязательств по оплате? Может ли повториться ситуация в следующий раз?
Честно описывая причины ухода, вы становитесь честными перед собой и кандидатами, говорите им об особенностях работы в компании и о критериях эффективности труда. Ситуация становится объективной. Сравнивая новые заявки от руководителей с ранее исполненными, вы также можете выявлять закономерности.
Пример:
Если из отдела уходит третий сотрудник в период адаптационного срока, и в качестве причины указано «не сошлись характерами». HR-менеджеру необходимо проанализировать ситуацию. Что явилось истинной причиной увольнения? 1) принимая сотрудников не были учтены какие-то важные профессиональные качества или наоборот требования завышены; 2) не достаточно прояснены личные качества руководителя и мы подбираем сотрудников, которые не могут сработаться с ним; 3) у руководителя недостаточно компетенций для управления отделом и его следует заменить. Следует найти объективные ответы на вопросы и строить прогнозы на будущее.
Очень подробно в заявке прописываем обязанности сотрудника. В формулировках: что он будет делать?
Пример:
Должность программиста. Обязанности:
Написание программы (конкретно);
Поддержка работы сервера;
Наладка работы компьютеров (12 штук) и т.д.
Должность секретаря. Обязанности:
Принимает звонки;
Встречает посетителей;
Готовит кофе.
Основная задача сотрудника. Ответ на вопрос: зачем мы берем его на работу?
Пример:
Должность секретаря. Основная задача: упростить работу руководителя, выполнение текущей работы по оформлению и печати документов.
Должность секретаря. Основная задача: следить за соблюдением графика работы руководителя.
Как видим, это две абсолютно разные функции, и следовательно нам потребуются совершенно разные кандидаты.
В первом случае нам нужен сотрудник, который будет хорошим исполнителем и четко выполняющим процессные задачи. Во второй ситуации нам более подойдет человек, умеющий убеждать (руководителя и посетителей), обладающий навыками тайм-менеджмента.
Задача HR-менеджера: четко прояснить вопрос основной задачи нового сотрудника, как бы сложно не было руководителю сформулировать её. Такой подход поможет сделать работу эффективной и грамотной.
Условия найма и оплаты труда:
Форма найма;
График работы, режим дня;
Место работы, орг.техника;
Оклад, премии, проценты, бонусы;
Нематериальная мотивация;
Соц.пакет и гарантии.
Форма найма: по трудовой книжке, по трудовому договору, договор возмездного оказания услуг.