Всего за 349 руб. Купить полную версию
Правила формирования других документов
1
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров
2
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, а планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана
3
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним документ-ответ
4
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий
8.3. Хранение документов
Порядок хранения документов
1
Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 Инструкции 4)
2
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света
3
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке
4
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции 40)
5
Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (п. 215 Инструкции 4)
Примечание. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа
6
Текущее хранение документов осуществляется в подлинниках. Копии приказов по личному составу, в свою очередь, дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников
Сроки хранения некоторых обязательных кадровых документов
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечаний к Перечню 140)
1
ПВТР
1 год после замены новыми (п. 491 Перечня 140)
2
Трудовые договоры (контракты)
3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с госслужащими 55 лет) (п. 676 Перечня 140)
3
Штатное расписание
в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП постоянно;
в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, 10 лет (п. 33 Перечня 140)
4
Приказы (распоряжения)
По основной деятельности:
постоянно (в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП);
10 лет (в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов).
По личному составу 3 года, 55 лет.
По административно-хозяйственным вопросам 3 года (п. 21 Перечня 140)
5
Трудовые книжки работников
До востребования, а невостребованные не менее 50 лет (п. 646 Перечня 140)
6
Табель учета использования рабочего времени
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 205 Перечня 140)
7
Расчетные листки
55 лет (п. 204 Перечня 140)
8
Должностные (рабочие) инструкции
50 лет после замены новыми, типовые постоянно по месту утверждения (п. 31 Перечня 140)
9
Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников
3 года, после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 232 Перечня 140)
10
График работ (сменности)
3 года (п. 485 Перечня 140)
11
Личные дела работников
55 лет (подп. 673.3 п. 673 Перечня 140)
12
Личные карточки работников
55 лет после увольнения работника (п. 674 Перечня 140)
Документы, для которых Перечнем 140 установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством. Документы, для которых Перечнем 140 установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством (п. 8 примечаний к Перечню 140)
8.4. Передача дел в архив
Порядок передачи дел в архив
1
Передаче в архив организации подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (абз. 1 п. 204 Инструкции 4)
Не подлежат передаче в архив организации дела временного (до 10 лет) хранения, которые по истечении сроков временного хранения уничтожаются (п. 205 Инструкции 4)
Примечание. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации, по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции 4)
2
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года
Примечание. Дела передаются в архив по описям дел структурных подразделений, которые должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (абз. 3 п. 204