Содержание общих функций управления можно выразить следующим образом.
Планирование это определение расчетных технико-экономических показателей производственно-экономической деятельности организаций и состояния ее отдельных подразделений, элементов производственной деятельности на конец календарных плановых периодов (год, квартал, месяц) текущего (предстоящего) календарного года и по годам перспективного периода. Реализуется, как правило, в форме плановых и договорных документов. Планирование деятельности основных и вспомогательных производственных подразделений организации (цехов, отделов) на год производится на основании общей технологической схемы производственных процессов и сводных графиков материального, трудового ресурсного и технического обеспечения. С учетом календарных планов работ производственных подразделений на квартал и месяц разрабатываются операциональные технологические документы (технологические карты производства работ, проекты производства работ, карты трудовых процессов, схемы операционного контроля качества и т. п.) и календарные оперативные графики работ.
Организация структуризация (упорядочение), технология производственных и организационных процессов жизнедеятельности, средств, методов, регламентации и порядка (последовательности) их осуществления, взаимосвязей и результатов деятельности во времени и пространстве. В производственных организациях представляет собой описание технологии производственных процессов, описание организационно-экономических плановых бюджетных, налоговых и других взаимоотношений. Функция «организация» реализуется в форме технологических, нормативно-справочных, инструктивно-методических и графиковых документов.
Координация согласование направлений и совмещение усилий (мощностей) всех элементов производственных и организационных процессов деятельности во времени и пространстве. Координация в качестве самостоятельной функции в структуре функциональной управленческой деятельности, как правило, не выделяется, а реализуется в других функциях. В функции «планирование» координация реализуется в форме координационных планов, в функции «организация» как смысловое (логическое) действие она реализуется непосредственно при разработке технологических и графиковых документов, а в оперативном управлении через руководство и диспетчеризацию.
Контроль оперативное систематическое, или эпизодическое, отслеживание хода процессов. Контроль осуществляется визуально, или мануально, без оформления каких-либо документов.
Учет это фиксированный оперативный контроль. Оперативный учет осуществляется в текущем реальном времени. Поскольку функции контроля и учета реализуются в реальном времени, они входят в состав оперативного управления.
Оперативный учет это фиксированный контроль состояния качества продукции (ее составных элементов), технологического оборудования, машин и механизмов, задействованных в производственных процессах. За исключением постоянного автоматического контроля самопишущими приборами, оперативный учет по времени соответствует установленному регламенту контроля. Например, в подавляющем большинстве производств с непрерывным циклом фиксация контролируемых параметров осуществляется, как правило, с часовым интервалом, а при передаче смены во время ее передачи. Оперативный учет фактического исполнения графиковых документов осуществляется в соответствии с временными интервалами, установленными в этих документах (например, в расписании движения поездов, самолетов и т. п.).
Отчет фиксированный контроль фактического состояния (фактического исполнения намеченных проектных и плановых решений) процессов производственно-экономической деятельности организаций за определенный календарный планово-учетный период времени. По составу и содержанию документов функция «отчет» полностью соответствует функциям планирования и организации, т. е. по всем показателям плановых и проектных документов в отчетах обязательно должны быть отражены соответствующие фактические данные.
Анализ как функция управления, в отличие от методологической процедуры познания, это абстрактное (мысленное), упрощенное расчленение изучаемого объекта или состояния процесса на элементы (части), сопоставление фактического состояния с нормативными проектными или плановыми значениями и синтезированный вывод о состоянии, причинах и условиях фактического состояния процесса (объекта) в целом. Системный анализ может осуществляться только с экономических позиций. Экономический анализ осуществляется в двух взаимосвязанных направлениях: «вертикальный» и «горизонтальный» анализ. «Вертикальный» анализ проводится как расчленение интегральных совокупных результатов деятельности на составляющие ее элементы (по статьям и элементам затрат). «Горизонтальный» анализ проводится по статьям и элементам затрат в разрезе отчетных календарных, или проектных, периодов времени путем сопоставления фактических параметров исследуемых показателей с предыдущими отчетными периодами, или аналогами, принимаемыми за «базу сравнения» (оценки). Анализ может осуществляться в целях выяснения причин отклонений фактических результатов от плановых и проектных параметров за несколько планово-отчетных или проектных периодов календарного времени. Аналитическая функция позволяет установить причины и условия получения фактических результатов в разные периоды времени в динамике.
Анализ результатов производственно-экономической деятельности организации представляет собой последовательность таких работ, как:
соотнесение фактической реализации целей и задач организации, фактических технико-экономических и финансовых результатов деятельности за определенный календарный период времени с нормативными или плановыми показателями, установленными в организационных проектных и плановых документах;
выявление отклонений, превышающих нормативно-допустимые;
установление причин (факторов) этих отклонений («вертикальный анализ» по элементному составу и структуре) и выявление динамики отклонений («горизонтальный анализ» по отношению к норме или параметрам показателей предыдущих календарных периодов);
разработка рекомендаций по устранению подобных отклонений при подготовке организационных проектных и плановых документов на следующие календарные периоды.
Анализ выявления причин несоответствия фактических результатов деятельности плановым и проектным проводится в разрезе календарного времени только в отношении интегральных показателей деятельности производственных организаций и только в тех случаях, когда отклонения этих показателей превышают нормативные величины предельно допустимых отклонений.
Жесткая поэтапная последовательность выполнения функций касается только контроля и оперативного учета. Функции «планирование» и «организация» реализуются в разной последовательности в зависимости от времени описания процессов. В практике управленческой деятельности функция «организация» обозначается и реализуется как подготовка производства. При этом частично реализуется функция «планирование» в целом для организации.