Всего за 279 руб. Купить полную версию
Ровно в 17:30 коллега F и коллега H синхронно выключили компьютеры, скомкали законченные списки дел и вышли из офиса. Мой собственный список настолько длинный, что ему удается ласково поглаживать пустые бутылки под моим столом (категория C / подкатегория c: выкинь их в ближайшее время). Несколько слез отчаяния капают на незавершенные задачи из категории «А».
Коллега Z, которая всегда знает все о душевном состоянии сотрудников офиса, ободряюще поглаживает меня по спине. Она просит меня пойти с ней, потому что хочет что-то мне показать. Она ведет меня в зал, в конце которого прямо в этот момент F и H бросают свои списки дел в небольшой ящик, наподобие почтового, на котором написано «завершено». Слева от него находится дверь, которую я никогда раньше не замечала. За дверью лестница, которая ведет в подвал, а рядом с ней находится большой жестяной короб, отдаленно напоминающий мне гроб. В него падают скомканные списки дел.
«Что это?» – спрашиваю я коллегу Z шепотом. «Это, – шепчет она, тоже ошеломленная гнетущей атмосферой мрачного подвала, – могила хороших идей. У них не было ни времени, ни места, чтобы сиять».
Отныне я больше не позволяю себе нервничать из-за Крхххт-Крхххт-Крхххт, доносящихся с соседних рабочих мест. Я ограничила свой список дел тремя пунктами в день. До, после или между ними у меня есть время для поиска вдохновения или чашки кофе с коллегой Z. Вечером, когда коллеги H и F пунктуально покидают офис, Z и я сжигаем наши списки дел из трех пунктов.
Классический тайм-менеджмент предлагает довольно простой способ завершения всех текущих задач в спокойной и расслабленной атмосфере: составьте список дел, разбейте задачи по приоритетности и начните работать.
И что? Вы давно это уже попробовали?
А потому вы наверняка столкнулись с тем, что как только ваши списки дел и классные дневные и недельные планы были составлены и четко разбиты по приоритетности – именно тогда настоящая жизнь появлялась на пороге. Все, что вы так аккуратно планировали, смывалось в унитаз срочностью и важностью новых задач. И это неудивительно, ведь наша жизнь куда быстрее, динамичнее и сложнее, чем жизнь в те времена, когда были изобретены списки задач.
СОВЕТ: Используйте плавающий список дел и четыре подсказки
Плавающий список дел и четыре простых вопроса помогут вам почувствовать, что вы держите все свои задачи под контролем.
Плавающий список дел – как это работает:
• Позаботьтесь о том, чтобы у вас было конкретное место для записи текущих задач, отдельно от вашего календаря. Это может быть записная книжка, набор клеящихся бумажек для заметок, специальный вордовский документ, мобильное приложение или что-то другое, что нравится вам самим[10].
• Разрешите себе записывать в список дел все, что приходит вам в голову. Запишите все, что хотели бы сделать. Да, прямо все. Эта коллекция может и должна содержать все ваши «я-должен, я-мог-бы, мне-стоило-бы» задачи. Это позволит вам разгрузить голову. Когда дело касается приверженцев творческого беспорядка или людей, окруженных суетой и изменчивой обстановкой, список может быстро растянуться на четыре страницы. Не страшно! Так как:
• Не надо выполнять все, что вы занесли в свой список дел. У кого-то в нем окажется слишком много «я-мог-бы» задач – того, что мы могли бы сделать, но вовсе не обязаны. Идеи, которые мы могли бы протестировать, но ничего страшного не произойдет, если мы это не сделаем. Особенно в суете слишком часто появляются «важные» задачи, после выполнения которых никому нет до них никакого дела. Супер, да?
• Структурируйте свои заметки. Рассортируйте, например, долгосрочные проекты отдельно от краткосрочных. Или отделите личные задачи от рабочих. Подумайте, какая именно структура облегчит вам визуальное восприятие списка задач.
• С этого момента выбирайте каждый день одну задачу и завершайте ее. Если время осталось, тогда принимайтесь за следующую. В течение дня возникает другое – важное – задание? Не беда! Недатированные задачи теперь будут путешествовать вместе с вами в следующий день. И в следующий тоже. Это сэкономит вам много времени, потому что вам больше не придется переписывать незаконченные задачи снова и снова. И это избавляет от разочарований, потому что незавершенные дела больше не бросаются нам в глаза.
«Хорошая идея, – возможно, скажете вы, – но я просто не могу поверить в то, что у меня когда-нибудь будет время на все те задачи, которые я запишу в свой плавающий список дел». Да, вы правы! Столь прекрасного записывания всех наших недатированных задач недостаточно для того, чтобы они сами себя решили.
И это тот самый момент, когда нам необходимо расставить приоритеты: не с помощью ABC-категорий или различных корзин для разных документов, а с помощью простых вопросов:
1. Что это принесет мне/команде/компании в дальнейшем, если я сейчас выполню эту задачу? (Где откроются новые возможности?)
2. Какая из задач может навлечь на меня гнев, если я не выполню ее вовремя? (Что сейчас горит?)
3. Какая задача даст мне заряд энергии, если я ее выполню? (И окрылит меня на выполнение остальных заданий.)
4. Что принесет мне наибольший выигрыш (в денежном или ином эквиваленте)?
Начните утро с того задания, которое отвечает на один из этих вопросов. Возможно, после того как вы разогреетесь, потратив тридцать минут на обработку электронных писем и завершение одной небольшой, но интересной «я-мог-бы» задачи.
Таким образом, в течение рабочего дня вы точно справитесь с тремя-пятью важными задачами и в то же время завершите парочку воодушевляющих «я-мог-бы» заданий. Если появятся другие важные задачи, не беда! Не требующие спешки задачи спокойно отправятся с вами в следующий день.
На основе данных четырех вопросов добавьте в ваш календарь временные островки. Это означает, что вы должны отвести конкретное время под задачи, которые вы обязательно-обязательно-обязательно должны выполнить к конкретному сроку. Потому что у вас, например, есть дедлайн и вы, соответственно, должны выполнить задачу до его наступления. При этом у вас всегда бывают и несрочные задачи, которые вполне могут подождать под столом.
Важно: чем больше в вас креативного хаоса, тем суетливее и изменчивее ваши будни – и тем больше воздуха и пространства вам необходимо закладывать на различные спонтанные задачи при планировании вашего рабочего дня.
Скорая помощь
Проверьте себя: хаотичный или систематичный?
Между прочим, то, как вы организовываете себя и свои задачи, во многом зависит от того, в каком из «миров талантов» вы чувствуете себя как дома. Вам необходим творческий хаос, чтобы добраться до вершины? Или структурированность и постоянство процессов дают вам необходимую опору для продуктивности? С помощью нашего короткого теста вы узнаете, какой тип организации вы используете и как это влияет на ваше управление временем[11].
Пожалуйста, прочитайте следующие утверждения и выберите один из предложенных вариантов ответа.
Подсчет результатов
Пожалуйста, подсчитайте, сколько вы набрали:
Результаты:
Больше всего : Доктор наук Анна-Лиза Логичная – вы любите жонглировать цифрами, датами и фактами, вы знаете точный баланс на ваших банковских счетах, любите говорить четко и по делу, цените детали и ненавидите неэффективную трату времени или денег. Вы точно рассчитываете свои расходы и стремитесь четко прописывать отдельные шаги в каждой из ваших задач. Опоздания и непредвиденные обстоятельства вызывают у вас ужас.
Больше всего : Оттмар Упорядоченный – вам нравится находиться в аккуратном и чистом пространстве, зная, что все вещи стоят на своих мечтах. Вы любите четко структурировать ежедневные процессы, строить планы и пытаетесь придерживаться их. Вы предпочитаете работать с чек-листами и доверяете уже проверенным решениям. Рутина приносит вам чувство стабильности. Непредвиденное же, напротив, легко выбивает вас из колеи.