Вкладка Конструктор обладает тремя группами команд (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Бланк конструктора содержит три столбца:
• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;
• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;
• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.
Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.
Выбор имени поля
Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:
• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;
• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров;
• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;
• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;
• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.
Свойства полей и типы данных
У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств – тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:
• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;
• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;
• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;
• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;
• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;
• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;
• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;
• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;
• Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;
• Вложения. Один или несколько файлов произвольного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;
• Мастер подстановок. Используется для запуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы (запроса) или из постоянного списка значений. В последнем случае список хранится в текстовом виде.
После того как поле создано (указаны его имя и тип данных), требуется задать другие свойства поля. В табл.1.3 перечислены основные свойства полей и типы данных, которым присущи эти свойства.
Таблица 1.3
Свойства таблицы
Свойства таблицы отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Наиболее важные свойства таблицы приведены в табл. 1.4.
Таблица 1.4
Добавление поля в режиме таблицы
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.
3. Выделить столбец Добавить поле (он всегда самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.
4. В группе команд Форматирование и тип данных указать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).
Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.
Добавление поля в режиме конструктора
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Перейти на вкладку Конструктор.
3. Заполнить строку бланка конструктора.
4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.
Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.
Добавление столбца подстановок
Столбец подстановок – это поле, значения которого выбираются из списка. Этот список может быть формирован вручную, взят из другой таблицы или запроса. Столбец подстановок можно создать различными способами. Наиболее простой из них – с помощью Мастера подстановок.
В Режиме таблицы вызвать Мастер подстановок можно следующим образом.
1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок. Перейти на вкладку Режим таблицы.
2. В таблице выделить поле, которое будет столбцом подстановок.
3. В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Столбец подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется диалоговое окно Создание подстановки.
Вызвать Мастер подстановок можно также в Конструкторе таблиц. Для этого достаточно проделать следующие шаги.
1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок
2. В бланке Конструктора таблиц перейти на строку, соответствующую полю, которое должно стать столбцом подстановок.
3. В столбце Тип данных в раскрывающемся списке выбрать Мастер подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется окно Создание подстановки.
Чтобы организовать фиксированный список значений, следует выполнить действия.
1. В окне Создание подстановки выбрать Будет введен фиксированный набор значений. Щелкнуть кнопку Далее.
2. Указать число столбцов списка. Ввести значения в ячейки списка. Щелкнуть кнопку Далее.
3. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.
4. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.
Для создания столбца подстановок в виде списка значений из таблицы или запроса нужно осуществить надлежащие шаги.
1. В окне Создание подстановки выбрать Объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкнуть кнопку Далее.
2. Указать таблицу или запрос со значениями, необходимыми для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
3. Отобрать поля для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
4. Определить порядок сортировки значений в подстановке. Щелкнуть кнопку Далее.
5. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то снять флажок Скрыть ключевой столбец. В этом случае будут отображаться все столбцы подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
6. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то требуется указать поле, значение которого будет записываться в таблицу, в которой формируется подстановка. Щелкнуть кнопку Далее.