Подумайте об этом, прежде чем приступать к работе.
А — необходимо сделать. Выполнение или невыполнение этого задания сопряжено с самыми серьезными последствиями. Буквой А маркируются наиболее важные и неотложные дела.
Б — надо бы сделать. Это задание имеет умеренные последствия и является не столь важным, как задания категории А.
В — хорошо бы сделать. Такие дела не приносят никакой пользы, но доставляют удовольствие (сходить попить кофе, поболтать с коллегами, заглянуть в социальные сети).
Г — поручить кому-нибудь. Делегируйте свои задания при любой возможности, даже если они вам нравятся и доставляют удовольствие. Это позволяет высвободить время для немногих, но самых важных дел.
Д — не делать вообще. Если работа не приносит пользы, просто откажитесь от нее.
Снабдив каждый пункт в своем перечне соответствующей буквой, сделайте следующий шаг и расставьте индексы А1, А2, А3, чтобы установить очередность самых важных дел. Затем проделайте то же самое с другими заданиями (Б1, Б2, Б3 и т. д.).
Соблюдайте правило, в соответствии с которым нельзя браться за дела категории Б, пока не будут завершены все дела категории А. По сравнению с заданием А1 все остальные пункты вашего перечня — это пустая трата времени.
Используйте правило 70 процентов. Если кто-то способен справиться с заданием на 70 процентов по сравнению с вами, смело делегируйте его этому человеку. Мы привыкаем к своей зоне комфорта и поэтому охотно выполняем малозначимые дела, которые лучше всего удавались нам в прошлом, но в данный момент не имеют ни какого значения для достижения желаемого результата.
Сосредоточьтесь на делах категории А и не отвлекайтесь ни на что другое до их полного выполнения.
Закон трех дел
Один из самых эффективных и производительных инструментов тайм-менеджмента носит название закона трех дел. Он гласит, что всего в трех делах содержится 90 процентов всей ценности, которую вы создаете для своей компании и для себя лично. Все остальное, чем вы занимаетесь, приносит только 10 процентов пользы.
Работая со своими клиентами, я предлагаю им составить перечень всех дел (как важных, так и не очень), которыми им приходится заниматься на протяжении недели или месяца. У большинства людей получается список из 20–30 пунктов. У кого-то в нем содержится пятьдесят или даже шестьдесят дел. Когда список готов, наступает время для трех главных вопросов:
1. Если бы я мог выполнить из этого перечня лишь одно дело, которое принесет больше всего пользы компании и мне лично, то что бы я выбрал?
Ответ обычно не вызывает затруднений. Он очевиден и ясен. Вам тоже предстоит найти ответ на этот вопрос. Вы не сможете добиться максимальной производительности, если у вас не будет полной ясности относительно самого ценного и полезного дела.
Главное должно оставаться главным
Однажды я проводил учебное занятие по личному стратегическому планированию с президентом крупной компании. Ему казалось, что он совершенно точно знает, что является для него самым важным занятием, которому следует посвящать все дни напролет. Но по мере обсуждения проблемы становилось все более очевидно, что президент ошибается. Конечно, выбранное им занятие было очень важным, но его можно было поручить и другим людям, а наибольшую пользу сулило совершенно другое дело.
Это открытие изменило его карьеру и характер деятельности компании. Через двенадцать месяцев, в течение которых применялся закон трех дел, компания удвоила объемы продаж и прибыли.
2. Если бы я мог заниматься в течение дня только двумя делами, то какое бы выбрал в качестве второго?
Это уже не так легко определить. Возможно, данный вопрос придется обсудить с начальством и сослуживцами. При этом может получиться так, что у вас будет одно мнение, а у вашего босса и коллег — другое.