Как правильно составить заявку на вакансию?
Главная задача заявки – понять, какой специалист нам нужен. Заявку на вакансию можно сравнить с техническим заданием, поэтому предлагаю рассмотреть пошаговую методику составления заявки.
Шаг первый – получаем общие сведения.
К ним относятся название должности (в том числе, как она будет называться в официальных документах – приказе о назначении, трудовой книжке), название подразделения, в котором она открыта, место вакантной должности в общей структуре компании, сроки, в которые должен быть найден специалист, ФИО и контакты человека, который сможет описать требования и условия работы сотрудника, ФИО и контакты должностных лиц, которые будут принимать участие в отборе и найме (если таковые нужны), ФИО сотрудника, принимающего окончательное решение (например, директор компании, руководитель филиала, директор департамента и т. д.)
Составляя заявку, обязательно фиксируйте дату, когда она была подана. Это поможет правильно установить сроки закрытия вакансии.
Шаг второй – детально описываем условия труда будущего сотрудника
Мало найти подходящего сотрудника, главное, чтобы он согласился принять Ваше предложение. А это невозможно, если неизвестны преимущества условий труда. Не менее важно и то, чтобы подобранный сотрудник не ушёл через пару недель или месяцев. А для этого нужно понимать особенности, минусы и подводные камни данной должности. Получить эту информацию помогут правильно подобранные вопросы в заявке на вакансию.
Предлагаю Вашему вниманию наиболее полезный перечень вопросов для заявки на вакансию:
В каком городе и по какому адресу будет находиться рабочее место будущего сотрудника?
Каков график работы будущего сотрудника?
Кому будет подчиняться сотрудник?
Будут ли подчинённые у будущего сотрудника? Их количество и название должностей?
Предполагаются ли командировки и какова их периодичность?
Какова длительность испытательного срока? Возможно ли его досрочное окончание?
Каков размер ставки на испытательный срок?
Каков размер ставки после испытательного срока?
Будет ли премия? Каков размер премии?
Будут ли бонусы? За что они будут предоставляться? Каков размер бонусов?
Будут ли % от продаж? Каков размер % от продаж?
Есть ли другие поощрения?
Опишите социальный пакет и социальные условия работы (длительность отпуска, особенности оплаты больничных, выделение путёвок, средств на оздоровление и т. д.)
Опишите, с какими подразделениями наиболее часто будет контактировать сотрудник в процессе работы.
Опишите, с какими сложностями и нюансами может столкнуться сотрудник в своей работе.
Шаг третий – детально уточняем обязанности и функции.
Невозможно понять, подходит ли кандидат на данную вакансию, не выяснив, справится ли он со всеми своими обязанностями. Поэтому к детальному описанию всех функций нужно отнестись со всей ответственностью. Важно уточнить не только основные функции, которые сотрудник будет выполнять постоянно, но и определить круг дополнительных, временных и редких функций будущего работника. Это поможет не только всесторонне оценить опыт кандидатов, но и правильно сформировать у них представление о будущей работе. Чем детальней оговорены все функции и обязанности до найма на работу, тем меньше вероятности разочарования, взаимных претензий и отказов выполнять ту или иную работу, которая не была оговорена заранее.
Шаг четвёртый – составляем требования к кандидату и его «профиль»
Наверное, самый объемный и сложный этап рекрутинга – это найти сотрудника, соответствующего всем требованиям! Чтобы получить всю необходимую информацию о требованиях, нужно подобрать правильные вопросы.
Например, вопросы для выявления биографическо-социального профиля кандидата: пол, возраст, семейное положение, наличие детей, образование, дополнительное образование, лицензии, водительские права и т. д.
Кроме этого, для составления профиля кандидата необходимо задать следующие вопросы: «Опишите, какой опыт работы необходим кандидату (опишите, в каких компаниях может работать специалист, какую должность занимать)», «В каких компаниях опыт работы не желателен?», «Опишите минимально необходимые профессиональные знания и навыки искомого сотрудника», «Опишите профессиональные знания и навыки искомого сотрудника, которые могут быть полезны и являться дополнительным преимуществом».
Не менее важно определить профиль компетенций кандидата, то есть найти самое удачное сочетание компетенций, которые обеспечивают успешное выполнения работы.
Поскольку не все досконально владеют пониманием того, что является или не является компетенцией, то при составлении заявки лучше дать возможность выбора из основных компетенций. Несколько строчек всегда остаются пустыми, и дают возможность дописать компетенции, не указанные в перечне основных.
Чаще всего используется перечень следующих компетенций: лидерство, планирование и организация, убедительность в общении, влияние на окружающих, генерирование и накопление идей, специальные знания, письменная коммуникация, новаторство и творческий подход, решительность, стратегическое мышление, межличностное понимание, открытость к контактам, гибкость в общении, ориентация на процесс, организаторские способности, коммуникабельность, инициативность, настойчивость, уравновешенность, целеустремленность и т. д.
Не стоит забывать и о вопросах для выявления дополнительных требований к кандидату. Дополнительные требования могут быть самыми необычными, но часть из них всё-таки можно формализовать: уровень владения ПК, владение специализированными программами (например, 1С и др.), знание иностранных языков, и другие требования, которые заказчик может указать на своё усмотрение.
Шаг пятый – уточняем данные, необходимые для успешного закрытия вакансии, организации рабочего места и обеспечения условий труда
Чтобы организовать максимально эффективный подбор персонала на вакансию, необходимо детально понимать причины возникновения вакансии, показатели, по которым будет оцениваться человек, предоставляемые средства труда и особенности рабочего места. Кроме этого, в заявке на вакансию целесообразно указывать информацию о необходимости сертификации (обучения) в будущем. Хочу обратить внимание, что все эти данные будут полезны не только для отдела персонала компании, но и для сотрудников рекрутинговых агентств. Ведь информация о необходимости обучения, особенностях организации рабочего места и т. д. всегда живо интересует соискателей. Кроме этого её можно и нужно использовать как аргументы в пользу выбора кандидатом именно этого работодателя.
В этом блоке можно использовать как открытые вопросы, так и с вариантами ответов. Например, можно задавать следующие группы вопросов:
Отметьте основные причины возникновения вакансии: открытие нового направления, увольнение сотрудника, переход/продвижение сотрудника, должность возникает в результате расширения штата, должность возникает в результате реструктуризации, декретное место, проектная работа или другое.
По каким показателям и критериям будет оцениваться работа специалиста?
Перечислите, что будет предоставлено для создания рабочего места сотрудника: ПК/ноутбук, другая техника, мобильный аппарат, мобильная связь (указать размер пакета), программное обеспечение, портативный Интернет, мебель (написать перечень), канцтовары, спецодежда, инструмент, автомобиль, топливо, отдельный кабинет, предполагаемые затраты на обучение/сертификацию и её периодичность, необходимость обеспечения проездными документами (указать, какими именно), необходимость аренды офиса, предоставления перечня лицензионных и других документов, бланков, необходимость предоставления печати, штампов, другое.