Приказы Минфина и иных министерств рассматриваются в бухгалтерском учете в качестве подзаконных нормативных актов, систематизирующих и упорядочивающих общие правила и принципы. Одним из ярких примеров таких документов служит Приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000, который утверждает План счетов бухгалтерского учета и инструкции к нему. Согласно Плану счетов, торговые компании ведут бухгалтерский учет обязательств, имущества и хозяйственных операций.
Отраслевые особенности бухучета ранее устанавливались методическими рекомендациями министерств и ведомств. С 2013 г. они будут постепенно замещаться создаваемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ федеральными и отраслевыми стандартами бухгалтерского учета. Та же участь, скорее всего, со временем постигнет и ПБУ.
На более низком уровне, в рамках одной торговой организации, могут быть приняты документы, которые имеют юридическую силу только для ее сотрудников во время исполнения ими своих трудовых обязанностей. Внутренними (или локальными) документами организации регламентирована учетная политика, а также фиксируются отдельные рабочие моменты, свойственные конкретной организации. Примерами таких локальных документов служат: график документооборота, учетная политика, штатное расписание, положение о премировании сотрудников и пр.
Прежде чем приступить к детальному изучению бухгалтерского учета в торговой деятельности, необходимо определиться с основными задачами, которые он выполняет. Это:
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), а также внешним (инвесторам, кредиторам и др.) пользователям бухгалтерской отчетности;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Цель бухгалтерского учета состоит в том, чтобы сформировать достоверную, сопоставимую и обоснованную информацию для внешних и внутренних пользователей. Для выполнения этой задачи бухгалтер совершает ряд операций по формированию данных в самостоятельных элементах бухгалтерского учета:
1. Первичный учет – создание или оформление первичных документов с отражением операции на счетах бухгалтерского учета.
2. Систематизация и накопление в регистрах бухгалтерского учета информации из первичных документов.
3. Документооборот – полный цикл учетной обработки документов, начинающийся с момента их выписки и завершающийся сдачей в архив.
4. Инвентаризация имущества и обязательств компании – проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки, обеспечивающие достоверность бухгалтерского учета.
5. Отчетность – группа периодически составляемых сводных документов, позволяющих довести всю необходимую информацию
о финансовом состоянии организации до конечных пользователей.
Организация бухгалтерского учета начинается с принятия главным бухгалтером учетной политики – основного локального нормативного документа, устанавливающего особенности учетного процесса и применяемые методы, а также регламентирующего состав и объем бухгалтерской отчетности компании. Приложениями к этому документу служат утвержденные образцы первичных документов и регистров, используемых в бухгалтерском учете, график документооборота и план проведения инвентаризаций.
Вообще, документы являются одним из краеугольных камней бухгалтерского учета. Документ подтверждает совершение той или иной операции, описывает различные изменения характеристик объектов, удостоверяет право лица на совершение каких-либо действий. Формы одних видов документов разрабатываются и утверждаются компетентными государственными органами, а другие организациям и предпринимателям приходится составлять самим по необходимости и в том виде, в каком они считают это наиболее для себя приемлемым. В унифицированные формы разрешено вносить незначительные изменения – дополнять необходимыми строками или графами, сужать или расширять строки, запрещено лишь удалять реквизиты или строки. В любом случае, каждая организация должна утвердить в своей учетной политике перечень документов, которые будут использоваться в ее ежедневной деятельности, а также разработать и утвердить формы этих документов. Кроме того, утверждаются списки лиц, имеющих право подписи документов конкретного вида.
Любой отдельный факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом[5]. Первичный учетный документ – это основа для ведения бухгалтерского учета и залог правильного расчета налоговой базы. Операции, связанные с оборотом товаров, должны подтверждаться первичными учетными документами. Причем документ следует составлять в момент совершения хозяйственной операции (при совершении факта хозяйственной жизни) или непосредственно после его окончания. За правильное оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, ответственны лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные документы заполняются чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. С недавних пор товаросопроводительный документ может иметь электронную форму. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Обычно первичные документы составляются как минимум в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.
Данные первичных документов суммируются в учетных регистрах. Раньше такие сводные ведомости и отчеты заполнялись вручную, это был безальтернативный способ вывести итоги по однотипным операциям. Бухгалтерам того времени приходилось заполнять огромные ведомости, книги, различные карточки и листы. Сейчас с помощью автоматизированного бухгалтерского учета учетные регистры могут быть сформированы за любой период и в любом нужном разрезе. Однако и теперь необходимо сформировать базу данных хозяйственных операций, то есть ввести сведения из первичных документов в бухгалтерскую программу.
Хранить документы по учету и оформлению хозяйственных операций в организациях торговли следует не менее пяти лет[6]. Сроки хранения документов, связанных с налогообложением, могут быть несколько меньше, налоговое законодательство требует хранить их лишь четыре года. Это относится к документам, необходимым для исчисления и уплаты налогов: подтверждающие получение доходов или осуществление расходов, расчеты и уплату налогов[7].