1) Первым делом необходимо оформить свой трудовой договор. Очень может быть, что раньше ваш босс справлялся сам или бухгалтерская фирма сдавала за него все необходимые отчеты. А теперь он решил расширить свой бизнес и взять бухгалтера. Трудовой договор придется разработать самостоятельно. Найти образец в интернете и проверить соответствие частей договора Трудовому Кодексу. Особое внимание обратите на свои обязанности, ведь что вы там пропишете, то и будете исполнять за тот оклад, который укажете. Кстати, при разработке должностной инструкции бухгалтера, обратитесь к профессиональному стандарту здесь он незаменим. Укажите только те трудовые функции, которые реально необходимы на данный момент. Тогда при расширении объема работ и возложении на вас дополнительных обязанностей появится возможность составить дополнительное соглашение к договору с соответствующей доплатой или увеличением оклада. Подумайте о себе сами, ведь наше государство только увеличивает нагрузку на бухгалтеров, а руководители редко об этом задумываются. Вы по уши увязнете в работе, а вам скажут, что мы же с вами сразу договорились об оплате какие могут быть претензии? Не повторяйте моих ошибок. Именно это в большей степени явилось причиной моего раннего ухода на пенсию: работаешь работаешь, объемы всё растут, а зарплата 8 лет без изменений. (Это так, лирическое отступление но очень важное!) Помните, что разговор о повышении зарплаты лучше вести после сдачи годового отчета и анализа реальных возможностей (успешно поработали и получили прибыль).
В трудовом договоре обязательно прописываются все реквизиты работодателя. И тут мы плавно переходим к нашему следующему пункту.
2) Обязательно найдите все учредительные документы и важные бумаги: Устав, свидетельства ИНН, ОГРН, копия паспорта руководителя, банковские реквизиты, уведомление о переходе на УСН, заявление о постановке на учет как плательщика ЕНВД, коды статистики, выписки из ЕГРЮЛ, сообщения о постановке на учет в Пенсионном фонде и ФСС
В дальнейшем вам это очень поможет и ускорит вашу работу.
Эти документы часто запрашивают не только официальные органы, но и поставщики, покупатели при заключении договоров. Пусть они будут под рукой!
3) Регистрация во внебюджетных фондах. Если оказалось, что вы первый работник у ИП, то не позднее 30 дней надо зарегистрировать в Пенсионном фонде ИП как работодателя, который собирается платить зарплату своим работникам и перечислять за них взносы. Если это не сделать, то грозит штраф 5000 руб. (на текущий момент 2016 г.) То же самое касается и ФСС. Советую процедуры регистрации в фондах не пускать на самотек и не посылать туда руководителя, а съездить самой, всё разузнать, записать, подготовить документы за подписью и печатью ИП (если есть). И только после этого можно доверить руководителю отвезти бумаги с четким указанием адреса, кабинета и лица, кому передать. Или съездить с ним вместе.
Для ООО. Организация должна быть зарегистрирована в Пенсионном фонде и ФСС сразу, как встала на учет в налоговой инспекции, не зависимо от наличия работников. Проверьте присутствие этих уведомлений. Если не нашли бегом в фонды регистрироваться.
4) Если предприниматель или организация открыли расчетный счет в банке, то они обязаны сообщить об этом в налоговую, Пенсионный фонд и ФСС в течение 5 дней, иначе опять штраф 5000 руб. В последнее время банк сам стал сообщать в ИФНС, но лучше подстраховаться.
И вообще. Если грядут какие-то изменения (смена руководителя, смена адреса), то первым делом в интернет задаем вопрос и проверяем последствия и необходимые действия. Обо всех существенных изменениях надо уведомлять налоговую и внебюджетные фонды, иначе штрафных санкций не избежать.
5) Важно знать и соблюдать требования Федерального закона от 27.07.06 152-ФЗ «О персональных данных». Проверку защиты информации осуществляет Роскомнадзор. На предприятии должно быть разработано Положение о персональных данных, регулирующее порядок получения, хранения, передачи и использования персональных данных, а также гарантии по их защите. При приеме на работу надо взять письменное согласие работника на обработку его персональных данных.
Штрафы за нарушение правил работы с персональными данными составляют 500010000 рублей для организации и 5001000 рублей для ее должностного лица за каждое допущенное нарушение. За разглашение персональных данных ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 4000 до 5000 рублей.
Надо помнить о существовании таких санкций и не допускать подобных нарушений.
А теперь поговорим непосредственно о бухгалтерской работе. О том, как всё успеть.
Глава 4. План всему голова
Записываем на календаре важные события (например, 10 ЗП и 25 аванс, 30-компенсация за а/м). Для сдачи отчетности указываем не сами сроки, а даты чуть раньше (например, 8-ФСС, 15-ЕНВД) планируемые, с запасом, чтобы можно было успеть исправить ошибки, в случае чего. Здесь же указываем время и место семинаров (например, 1000 налоговая, 1300 1С). И другие важные события. Это должен быть ваш личный рабочий календарь.