Рекомендуется изучить деятельность успешных подразделений, и с учетом специфики своего отдела разработать собственную систему делегирования. Каждый раз, получив новую постоянную задачу, начальник отдела должен задать себе вопрос:
«А кто будет исполнять эту задачу в отделе?». В противном случае начальник отдела будет «заваливаться» текущей работой, и не сможет организовывать и контролировать деятельность своего отдела.
Существуют четыре уровня делегирования, с учетом которых должен действовать начальник отдела старший судебный пристав:
«Новичок»
Перед подчиненным ставится задача, четко определяются пути ее решения, этапы выполнения и результаты каждого этапа. Необходим постоянный контроль всего процесса выполнения.
Ответственность за результат полностью на руководителе;
«Исполнитель»
Перед подчиненным ставится задача, четко определяются пути ее решения, этапы выполнения и результаты каждого этапа. Контроль осуществляется поэтапно: 1 этап понимание назначенного сотрудником, далее контроль со стороны начальника по этапам выполнения. Генеральная ответственность на руководителе. Ответственность за результаты этапов частично на исполнителе;
«Опытный сотрудник»
Ставится задача, пути ее решения, этапы выполнения и результаты каждого этапа определяются совместно. Контроль осуществляется в основном по инициативе
1 от лат. de lego поручать, возлагать.
подчиненного. Ответственность за конечный результат распределена между руководителем и подчиненным.
«Партнер»
Ставится задача в виде формулировки необходимого результата. Пути ее решения, этапы выполнения возлагаются полностью на подчиненного. Контроль процесса выполнения отсутствует. Ответственность за выполнение в основном на подчиненном. Однако, во всех случаях необходимо помнить и понимать, что генеральную ответственность всегда несет руководитель.
Оптимальный уровень делегирования определяют два фактора:
Личностные характеристики человека.
Уровень его профессиональной компетентности в данном вопросе.
В условиях территориального отдела судебных приставов оптимальным является уровень делегирования исполнитель, для опытных заместителей начальников отдела опытный сотрудник. Уровень «партнер» применяется, как правило, для топ менеджеров (в Управлении должность заместителя руководителя Управления). Для сотрудников, имеющих небольшой стаж работы (до 6 мес.) необходимо применять уровень делегирования новичок и исполнитель.
Разработку системы делегирования в отделе следует начать со следующего. Сначала необходимо выписать на отдельный лист основные функции отдела (перечень не исчерпывающий):
исполнение плановых заданий по взысканию исполнительского сбора, налогов, административных штрафов;
организация работы с арестованным имуществом;
организация работы в сфере административной и уголовной юрисдикции;
подготовка ведомственных и оперативных статистических данных;
работа с кадровым резервом;
организация работы с обращениями граждан, представлениями прокуратуры;
организация работы по обжалованию действий (бездействия) судебного пристава-исполнителя в судах;
организация работы с денежными средствами в отделе;
организация работы по линии ОУПДС;
организация работы по материально-техническому обеспечению отдела;
организация работы по исполнению требований инструкции по делопроизводству;
исполнение прогнозных показателей.
Далее начальник отдела должен распределить эти функции на имеющихся сотрудников отдела (лучше всего это делать на заранее подготовленной схеме).
В соответствии с действующим законодательством, данные конкретные функции необходимо закрепить в должностных регламентах сотрудников отделов.
Разработка системы делегирования является не простым делом, и начальник отдела помимо имеющихся должностей, должен учитывать личностные характеристики работника. Например, начальник отдела поручает готовить ведомственную отчетность человеку, имеющему слабые аналитические способности, но являющегося отличным судебным приставом-исполнителем. Очевидно, что в
данном случае сотрудник будет использоваться не по «назначению». Умение руководителя определять способности людей и распределять имеющуюся работу в соответствии с их способностями и наклонностями, является очень важным и ценным навыком руководителя.
Однако, если вы просто декларативно закрепите в должностном регламенте обязанность заместителя начальника отдела организовывать работу с арестованным имуществом, то это ничего по большому счету не изменит.
На втором этапе необходимо максимально конкретно регламентировать деятельность сотрудников, которым делегированы функции. Регламентация должна отвечать как минимум на следующие вопросы:
Зачем это делается?
Что именно?
Кем?
В какие сроки?
Где?
Когда?
Кем будет осуществляться контроль?
Что делать с имеющимися результатами?
В том случае, если заместитель начальника отдела опытный сотрудник, то полезней будет поручить ему провести анализ деятельности данного направления, и подготовить предложения по повышения эффективности (разработать комплекс мер). В конечном виде результаты необходимо оформить организационно-распорядительным документом. Это может быть, например, распоряжение по отделу, в котором конкретизирована деятельность заместителя начальника отдела (Приложение 2).