2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено.
3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?
Вы долго не можете начать работу прокрастинация.
Вы часто работаете из последних сил отсутствие отдыха.
Вы каждый раз изобретаете велосипед нет описания процессов.
Вы постоянно переключаетесь нет концентрации.
Вы постоянно переделываете и уточняете нет описания процессов и концентрации.
Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно нет развития.
Вы делаете все сами нет делегирования.
Вы постоянно отвлекаетесь поглотители времени.
Вы долго ищете необходимый документ мусор.
4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.
Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно нет развития.
Вы делаете все сами нет делегирования.
Вы постоянно отвлекаетесь поглотители времени.
Вы долго ищете необходимый документ мусор.
4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.
5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.
Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать.
Как все изменить?
Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь.
Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий.
Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.
Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:
Сначала делать, а потом думать: «А поможет ли?».
Не переходить к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.
Не сомневаться в своих силах.
Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.
1. Выделите один час в день для внедрения изменений
Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т. д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике.
Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это вы.
2. Уточните свои цели, ценности и принципы
Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?
Ценности. То, что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.
Цели. Это то, к чему вы стремитесь. Пример: «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 году пересел на автомобили производства АО «АвтоВАЗ».